Mamy jeden z najtrudniejszych okresów, z jakimi przyszło zmierzyć się pracodawcom od dekad. Dla niektórych firm praca zdalna to jedyna opcja przetrwania tego ciężkiego czasu. Nie każdy firma jest na to przygotowana. Nie każdy pracownik jest. Praca zdalna dla setek osób może być czymś zupełnie nowym i trudnym.
Jak się na to przygotować?
Na skróty
Częściową pracę zdalną praktykuję od ponad 5 lat, więc coś mogę podpowiedzieć.
Dla wielu osób to sama radość. „Wreszcie wolność!” „Mogę robić, co chcę!”
Nie jest tak tęczowo. Tego trzeba się nauczyć. Przy pracy zdalnej będzie milion powodów, które będą odciągać nas od biurka. Początkowo spadnie Ci motywacja, produktywność. Będziesz czuł się samotnie.
Aż 53% osób, pracujących całkowicie zdalnie NIE POLECA tego trybu pracy.
Buffer.com opublikował wyniki badań na temat pracy zdalnej. Pokazują one, z czym mają największy kłopot osoby, korzystające z tej opcji.
Główny problem to „przełączenie” się z trybu praca w tryb dom. Drugi kłopot to samotność. Z kolei co dziesiąta narzeka na zbyt łatwe rozpraszanie się w domu.
Jak zatem przygotować się do tej nowej rzeczywistości, żeby utrzymać produktywność?
Oto metody.
#1 Dedykowane miejsce do pracy zdalnej
Stwórz sobie „biuro” w domu. Takie miejsce, w którym możesz prosto usiąść i skupić się. Najlepiej za zamkniętymi drzwiami. Nie pracuj na kanapie, fotelu, sofie, z których zazwyczaj oglądasz Netflixa i popijasz sok. Sprawdzone.
Nawet jeśli nie masz oddzielnego pokoju, możesz zawsze coś wykombinować. Ja nie mam oddzielnego „gabinetu” dlatego zrobiłem tak.
Kupiłem –>ten składany stół za 200 zł, który rozkładam w pokoju córki. Kiedy ona jest w przedszkolu, jej pokój to moje biuro do pracy zdalnej. Później stół składam. Zajmuje mi to minutę. A stół przydaje się też na imprezy. Ma regulowaną wysokość nóg, więc może stać się stolikiem dla dzieci. Ten zakup autentycznie odmienił moje życie.
#2 Odłóż telefon, daleko…
Jeśli nikt nie patrzy, telefon kusi. Facebook, Instagram i internety są tak zbudowane, byś wchodząc, nie chciał z nich wyjść. Dlatego przy pracy zdalnej najlepiej działa mechaniczne odłożenie telefonu do drugiego pokoju.
Jeśli telefon musisz mieć przy sobie, bo klient może zadzwonić, to polecam Ci tę listę aplikacji, które pomogą Ci poprawić produktywność.
Są tam przykłady aplikacji, które blokują to, co trzeba.
#3 Praca zdalna a ubiór
Kojarzysz na pewno ten mem. Im dłużej pracujesz z domu, tym bardziej wyglądasz jak bezdomny.
Według dr Kare Pine, profesor psychologii z Uniwersytetu Hertfordshire, ubiór przy pracy zdalnej ma ogromne znaczenie dla psychiki.
Ubrania kojarzą nam się z konkretnymi sytuacjami, zachowaniami czy nastrojem. Jeśli siedzisz w pidżamie, to zachęcasz mózg do przestawienia się w tryb relaksu, odpoczynku czy snu. Programujesz się nie na pracę, a na chill out. Nie musisz siedzieć w garniturze, ale znajdź coś, co nie kojarzy Ci się z letargiem.
#4 Ustal granice z rodziną
Domownicy nie będą rozumieć, że praca zdalna to wciąż praca. Będą wchodzić, przeszkadzać, dawać Ci zadania do zrobienia. Ustal granicę od samego początku.
PRZYKŁAD
Moi drodzy. Dziś pracuję od 8.00 do 16.00. Będę miał 4 ważne spotkania. O 11.00, 12.30, 14.00 i 15.00. Proszę was wtedy o względną ciszę. Wyjdę na kawę, zjemy razem obiad, w trakcie 5-minutowej przerwy mogę zejść i wyrzucić śmieci, ale to wszystko. Przez resztę czasu będę zajęty.
#5 Czas krytyczny w pracy zdalnej
Ta zasada sprawdza się i w pracy zdalnej i w biurze. Zastanów się, kiedy jesteś najbardziej produktywny. Chodzi o czas, kiedy rozwiążesz skomplikowane problemy, stworzysz coś nowego, zrobisz trudną analizę. Zazwyczaj jest to przed południem, choć są ludzie, którzy najbardziej twórczy są po zmroku.
Zarezerwuj takie 90 min w Outlooku i postaraj się nie mieć wtedy spotkań ani żadnych administracyjnych obowiązków. Rozsądnie zarządzaj swoją energią.
#6 Praca zdalna a prokrastynacja
Umówmy się.
Jeśli masz skłonności do odkładania spraw na później w biurze, to będziesz to też robić ze wzmożoną siłą w domu. Masz tam przecież więcej rozpraszaczy.
Zachęcam do przeczytania tekstu o prokrastynacji. Tam znajdziesz wszystko, czego potrzebujesz.
#7 Ustal plan dnia
Zastanów się codziennie rano, co chcesz dzisiaj osiągnąć. Ciekawie opowiada o tym Marcin Kwieciński w tym odcinku podcastu.
Najpierw ustal listę spraw do załatwienia. Przypisz im priorytet. Pomocny będzie ten szablon z listą zadań pod tym artykułem.
W pracy zdalnej to konieczność.
Potem popatrz jeszcze na skrzynkę mailową, żeby sprawdzić, jakie odchylenia od planu Cię czekają. I pilnuj planu. Pamiętaj też, żeby kalendarz zapełnić w maks. 60%.
Tylko wtedy będziesz mieć bufor na nieplanowe pożary.
#8 Rytuały a praca zdalna
Lubimy rytuały. Szykowanie się, ubranie, spakowanie sprzętu, poranna prasówka w tramwaju.
Utrzymaj to!
Jeśli masz taki rytuał to kontynuuj to w pracy zdalnej. Mózg lubi powtarzalne schematy.
Neuronaukowcy odkryli, że istnieje część naszego mózgu zwana jądrami podstawnymi. Ma ona kluczowe znaczenie w kształtowaniu nawyków.
Kiedy neuronalna ścieżka nawyku zostanie ustalona w naszym mózgu, nigdy nie znika. Jest to dla nas dobre, ponieważ myśląca część mózgu może skoncentrować się na innych ważnych czynnościach. Kiedy zmieniasz nawyk, mózg musi przeznaczyć dodatkową porcję energię na jego wytworzenie. Nie chcemy tego w pracy zdalnej.
#9 Rób przerwy
Jak w technice pomodoro opisanej w tym artykule, pamiętaj o zdrowych przerwach. Praca zdalna sprawia, że możesz nie wstawać od biurka przez pół dnia. Mnie się zdarza. W biurze częściej ktoś mnie zaczepi, zagada, odciągnie od pracy. W domu tego zazwyczaj nie mam.
Oprócz tego w biurze zrobisz też więcej kroków, niż pracując zdalnie. Zejdziesz na obiad do stołówki, wyjdziesz się przejść wokół budynku, pójdziesz do kuchni, która jest na drugim końcu korytarza.
Dlatego reżim krótkich, pięciominutowych przerw ustaw mechanicznie. Połącz je z aktywnością fizyczną. Kilka przysiadów, pompek, skłonów. Poprawisz krążenie, dostaniesz zastrzyk endorfin.
Nauka potwierdza słuszność przerw w przynajmniej 3 aspektach:
1. Okres uwagi – ludzki umysł nie jest w stanie skupić się w pełni przez 8 godzin dziennie. Krótkie przerwy, szczególnie w pracy zdalnej, to najlepszy sposób na regenerację mózgu.
2. Ciało – budowa naszego ciała nie jest przystosowana do siedzenia przez 8 godzin non stop. Są nawet badania, które mówią, że taka pozycja może mieć nawet gorsze skutki dla zdrowia niż palenie.
3. Umysł – praca nad jednym zadaniem przez długi czas negatywnie wpływa na poziom zaangażowania. Powoduje tzw. znudzenie poznawcze i ograniczenie zdolności do skutecznego radzenia sobie z nim.
Kurs e-mailowy, w którym w ciągu 7 dni poruszam 7 najważniejszych obszarów zarządzania zespołem. Dowiesz się m.in. jak wyznaczać cele, jak podnosić motywację zespołu, jak integrować zespół i budować zaangażowanie, ale też jak zadbać o siebie i swój work-life balance. Dołącz za darmo.
#10 Zasada 52 / 17
TheMuse przeprowadziło i opublikowało wyniki pewnego eksperymentu. Używając danych z aplikacji do pomiaru czasu pracy DeskTime, badano zwyczaje najbardziej produktywnych osób, które logowały swój czas pracy w tej aplikacji.
Odkryto, że 10% najbardziej produktywnych użytkowników miało jeden wspólny zwyczaj. Korzystali z regularnych przerw. Co więcej, ustalono konkretny czas przerw i nieprzerwanej pracy, które praktykowali.
52 minuty pracy i 17 minut przerwy
Pracowali w timebozxach jak w koncepcji Agile.
Ta technika sprawdzi się w pracy zdalnej. To też alternatywa dla przeciwników techniki pomodoro, którzy potrzebują dłuższego skupienia niż 25 min.
Istnieje nawet aplikacja stworzona do tej techniki.
#11 Automatyzuj
Przy pracy zdalnej będziesz przypominać sobie o rachunkach i opłatach za telefon, za prąd, za czynsz, za podatki, za spłatę kredytu itp. Praca zdalna sprzyja dodatkowym rozpraszaczom.
Dlatego automatyzuj domowe czynności.
Zacznij od zleceń stałych za wszystkie rachunki.
Ja zautoamatyzowałem absolutnie wszystkie płatności. O niczym nie muszę pamiętać.
Nawet jeśli nie wiesz, ile zapłacisz za prąd, to weź średnią z ostatnich 6 miesięcy, dolicz 10-15% i ustaw stałe zlecenia zapłaty. A nadpłatę rozliczysz raz na pół roku, płacąc te kilkadziesiąt złotych mniej.
Później przejdź do skrzynki mailowej. Zerknij na ten tekst o outlooku. Znajdziesz kilka trików, jak automatyzować skrzynkę mailową.
Ustawienie połączenia w telefonie (różne dzwonki od różnych osób, banków itp.). Potem optymalizuj zakupy, szczególnie w tym trudnym czasie pandemii.
#12 Kontakt z ludźmi w pracy zdalnej
Praca zdalna może doprowadzić do poczucia samotności i alienacji.
Samotność to poważny kłopot. To jeden z pięciu największych problemów osób, które w 100% pracują zdalnie.
Postaraj się mieć codziennie żywy kontakt z drugim człowiekiem. Użyj kamery, telefonu.
Oczywistość, ale warto uczulić.
#13 Nie jedz przy biurku
Minimum jedna dłuższa przerwa obiadowa to podstawa. Oprócz uzupełnienia kalorii mózg też odpocznie. O przerwach było dużo. Dlatego tutaj jedna tylko rada: wbij w kalendarz 30 min przerwy na obiad. Nie pozwól sobie na zabranie tego czasu. Mechanicznie zablokuj ten czas w trakcie pracy zdalnej.
#14 Technikalia a praca zdalna
Upewnij się, że masz sprzęt. Idealnie drugi monitor, adapter HDMI, zestaw słuchawkowy itp.
Prowadząc telekonferencje, może się okazać, że Twój pakiet internetu jest za niski. Przetestuj prędkość połączenia WI-FI i na kablu. W razie problemów zadzwoń do dostawcy i zwiększ pakiet, nawet na jeden miesiąc.
Zainstaluj aplikację do telekonferencji. Będziesz potrzebować. Polecam kilka z nich. Osobiście wybrałbym Zoom albo Slack.
–> Zoom
–> Slack
–> Skype
–> GoToMeeting
#15 Ustal godzinę wylogowania się
Stała godzina wyłączenia komputera. O to chodzi.
W pracy zdalnej nie zobaczysz kolegów wychodzących z biura. Sam musisz się zmotywować do wyłączenia się. Problem z przełączeniem się w tryb dom z trybu praca, to jeden w 5 głównych zagrożeń pracy zdalnej.
Ustal budzik, timer, przypomnienie w outlooku. Czytałem też o osobach, które dorzucają do tego jakiś rytuał. Wyjście z pokoju, przebranie się, umycie twarzy. Tutaj pozostawiam do przemyślenia.
#16 Wstawaj wcześniej
Pisałem już, żeby nie zmieniać nawyków w pracy zdalnej. W tej jednej kwestii możesz to zrobić. Pracując z biura zdążysz się „obudzić” w samochodzie, tramwaju czy na rowerze.
Przy pracy zdalnej nie będziesz mieć tego czasu. Wstań 40-60 min wcześniej. Zjedz śniadanie, wypij kawę. Daj sobie czas na rozruch. Nie wstawaj 5 min przed rozpoczęciem pracy.
#17 Muzyka
Jeśli nie masz opcji na osobny pokój to proponuję muzykę. Załóż słuchawki i włącz jeden z poniższych zestawów muzyki, które sprzyjają skupieniu, szczególnie w pracy zdalnej.
–>> Praca zdalna – Concentration
–>> Praca zdalna – Light Music
Praca zdalna – podsumowanie
Praca zdalna może okazać się czymś świetnym. Możesz nawet odkryć, że w domu jesteś w stanie zrobić więcej. Ale początkowo będzie trudno, więc wprowadź pewien rygor, te zasady, żeby ten przeskok był płynny.
Odpowiedz