Każdego dnia używasz pewnego zestawu narzędzi. Codziennie sprawdzasz maile, organizujesz zadania, ustawiasz przypominajki. Jednak nie zdajesz sobie sprawy z tego, ile czasu codziennie tracisz, ponieważ nie wykorzystujesz wszystkich funkcji danego programu. Bo powiedzmy sobie szczerze, zwyczajnie nie chce Ci się wnikać, aby żmudnie odkrywać nowe zastosowania.
Jednym z takich nie do końca poznanych programów jest MS Outlook, który znajduje się w pierwszej trójce dostawców poczty e-mail używanych na całym świecie.
Mam zamiar ułatwić Ci życie. Nie chcę, żebyś tracił czas na administrację, klikanie, szukanie maili, pamiętanie o wszystkim.
Dlatego poniżej opisałem 10 praktycznych trików i porad programu Outlook, które ułatwią Ci życie, zaoszczędzą nerwy i pomogą zyskać przynajmniej kilka godzin w miesiącu.
Osobiście korzystam z Outlook w wersji angielskiej, dlatego wszystkie screeny będą po angielsku, ale mam nadzieję, że nie będzie to dla Ciebie problemem w szczególności, że większość funkcji jest bardzo intuicyjna.
#1 Organizowanie wiadomości w wątki w Outlook
Na skróty
To bardzo prosta funkcjonalność, ale pozwala widzieć całą Twoją historię konwersacji w jednym wątku. Tak samo działa gmail.
Wszystkie maile pod tym samym tytułem, z odpowiedziami, całą konwersacją znajdują się jakby pod jednym mailem. Po kliknięciu historia zacznie się rozwijać.
To szczególnie pomocne jeśli jakiś temat ciągnie się nawet kilka tygodni, a Ty chcąc znaleźć początek musisz się przeklikiwać przez jakieś stare wiadomości.
Jak to zrobić?
#2 Tworzenie wielu podfolderów w Inboxie Outlook i ustawianie reguł
Jeżeli zdarza Ci się pracować w kilku projektach równocześnie to bardzo przydatne jest rozdzielenie całego inboxu na wiele podfolderów. Ja robię to w ten sposób, że w głównym folderze tworzę zakładki o nazwach projektów: Projekt A, Projekt B itd.
Ten podział możesz wykonać też na podstawie innych kryteriów, np. sprawy bardzo ważne i pilne, sprawy na przyszły tydzień, sprawy na „kiedyś”.
Jak to zrobić?
Kliknij prawym przyciskiem myszy w „Inbox” i wybierz „New Folder”.
Gdy już utworzyłeś foldery to teraz masz dwie opcje.
Możesz wiadomości do nich przeciągać ręcznie, korzystając ze zwykłego drag&drop, albo, co bardzo polecam, tworzyć reguły umieszczania wiadomości w konkretnych folderach.
U mnie działa to w ten sposób, że w różnych projektach współpracuję z różnymi osobami, dlatego dzielę wiadomości automatycznie po nadawcy.
Jeżeli napisała do mnie osoba z projektu A to Outlook automatycznie przenosi taką wiadomość do folderu Projekt A, jeżeli odezwał się ktoś z projektu C to wiadomość trafia do folderu z Projektem C.
Jak to zrobić?
Aby utworzyć regułę kliknij na zakładce „Home” -> „Rules” -> „Create Rule” i wypełnij odpowiednio formatkę.
#3 Wyłączenie automatycznych powiadomień Outlook o nowych wiadomościach
To co teraz opiszę poleca każdy specjalista ds. produktywności i zarządzania czasem. Polecam podcast z Marcinem Kwiecińskim i plik do ściągnięcia pod podcastem.
Coś co najbardziej rozprasza ludzi w pracy to powiadomienia o nowych wiadomościach.
Kiedy pojawia się nowa wiadomość od razu przerywamy to, co aktualnie robimy. Nie jest tak?
Nie ważne czy dany mail jest istotny czy nie. Przez takie zachowanie Twoja produktywność bardzo spada, bo musisz zmienić dwa razy kontekst, a przy powrocie niejednokrotnie musisz poświęcić kilka kolejnych minut, aby się zastanowić nad tym, co tak właściwie robiłeś zanim przyszła nowa wiadomość.
Dlatego wyłączyłem powiadomienia. A skrzynkę sprawdzam w określonych porach dnia i godziny. Dzięki temu mogę się przez dłuższy czas skupić na zadaniu, które aktualnie wykonuję. Oczywiście jeżeli nie przerwie mi nikt inny z zespołu :)
Jak to zrobić?
Domyślnie powiadomienia są włączone w Outlook dla wszystkich wiadomości. Aby je wyłączyć wybierz „File” -> „Options” -> „Mail” i odznacz „Display a Desktop Alert”
Kurs e-mailowy, w którym w ciągu 7 dni poruszam 7 najważniejszych obszarów zarządzania zespołem. Dowiesz się m.in. jak wyznaczać cele, jak podnosić motywację zespołu, jak integrować zespół i budować zaangażowanie, ale też jak zadbać o siebie i swój work-life balance. Dołącz za darmo.
#4 Używanie przypomnień, aby nie zapominać o odpowiedziach na wiadomości
W Outlook masz przynajmniej kilka opcji, aby nie zapominać o odpowiedziach na wiadomości, ważnych terminach czy zadaniach.
Najprostszą z nich i najszybszą jest ustawienie przypomnienia dla konkretnej wiadomości. Ja robię to w ten sposób, że kiedy dostaję wiadomość, która wymaga ode mnie więcej wysiłku lub wiem, że mogę na nią odpisać np. w przyszłym tygodniu, to ustawiam przypomnienie i za kilka dni wyskoczy mi okienko, które mi o tym przypomni.
Jak to zrobić?
Mając otwartą wiadomość wybierz „Home” -> „Follow Up” -> „Custom” i ustaw datę i godzinę przypomnienia.
#5 Tworzenie zadań z otrzymanych wiadomości
Rzecz, która mocno wiąże się z poprzednim punktem, ale jest nieco bardziej rozbudowana to tworzenie zadań na podstawie otrzymanych wiadomości. Bardzo często zdarza się, że na daną wiadomość możesz odpisać dopiero, gdy wykonasz jakieś, o które poprosił nadawca.
Proste przypomnienia, które pokazałem w poprzednim punkcie są bardzo wygodne i szybkie, ale mają jedną wadę – nie mogę dla nich robić żadnych notatek. Tutaj z pomocą przychodzą mi zadania.
Jak to zrobić?
Aby utworzyć nowe zadanie z wiadomości email po prostu przeciągnij wiadomość nad ikonę zadania w lewym dolnym rogu ekranu. W nowo otwartym okienku zobaczysz całą mail, będziesz mógł dopisać notatki, ustawić termin wykonania oraz przypomnienie.
Zdecydowanie polecam tę funkcję jeżeli jeszcze z niej nie korzystałeś.
#6 Outlook a wiele stref czasowych w kalendarzu
Ta funkcja przyda Ci się w szczególności jeżeli pracujesz z osobami z innej strefy czasowej. W praktyce są to osoby spoza Europy, czyli np. ze Stanów Zjednoczonych, Indii, Korei czy jakiegokolwiek innego kraju. Prawie zawsze przed ustawieniem spotkania z osobami z innego kontynentu zastanawiam się:
„A która wtedy będzie u nich godzina…?”.
Jeżeli wszystkie osoby będą maksymalnie z dwóch stref czasowych to nie jest to jeszcze taki duży problem, ale sprawy zaczynają się komplikować, gdy stref robi się więcej, np. 3 lub 4. Wtedy ta funkcja jest naprawdę pomocna w wyborze terminu spotkania.
Jak to zrobić?
Kliknij „File” -> „Options” -> „Calendar” i przewiń w dół do stref czasowych.
Po ich ustawieniu, gdy przejdziesz na widok kalendarza i włączysz widok dzienny lub tygodniowy zobaczysz po lewej stronie dodatkowe strefy czasowe. Nie będziesz ich jednak widział jeżeli korzystasz z widoku dla całego miesiąca.
A później w widoku kalendarza
#7 Szybkie, standardowe odpowiedzi na wiadomości w Outlook
Jeżeli często zdarza Ci się odpowiadać na wiadomości w dokładnie ten sam sposób, bo jest to np. jakaś krótka instrukcja to możesz taki szablon odpowiedzi zapisać i następnie wykorzystać przy kolejnej okazji.
Tutaj Outlook też daje kilka możliwości.
Ja pokażę Ci jedną, tę z której korzystam najczęściej, bo daje moim zdaniem najwięcej możliwości. Mówię tu o funkcji, która po angielsku nazywa się „Quick Parts”. Dzięki niej możesz zaznaczyć całą odpowiedź na maila lub jej fragment(!) i zapisać do późniejszego wykorzystania.
Świadomie podkreśliłem słowo fragment. Tak! Możesz zapisać fragment odpowiedzi i przy kolejnej wiadomości wykorzystać kilka zapisanych szablonów na raz, tworząc w ten sposób bardziej rozbudowane odpowiedzi.
Jak to zrobić?
Gdy będziesz pisał kolejną wiadomość to wystarczy, że ustawisz kursor w miejscu, w którym chcesz wkleić szablon, klikniesz w „Quick Parts” i z listy wybierzesz swój szablon.
Odkryj Sekrety Przywództwa poświęcając 10 minut dziennie!
Czujesz, że tradycyjne szkolenia są czasochłonne i mało skuteczne?
Poznaj e-book "30 Inspirujących Historii dla Managerów" – szybka i efektywna nauka przywództwa:
✔ 30 historii z praktycznymi lekcjami do zastosowania od razu,
✔ 10 minut dziennie – tyle potrzebujesz, by zmieniać swoje podejście,
✔ Konkretna wiedza – zero teorii, same praktyczne wskazówki.
Rozwijaj się bez tracenia czasu!
#8 Wyróżnienie ważnych wiadomości
Jako manager dostajesz codziennie setki maili. Umówmy się. W większości jesteś tylko w CC, czyli nie jest to wiadomość konkretnie do Ciebie, nie masz nic szczególnego do zrobienia, ale pracownicy wrzucają Cię do niej, żeby mieć podkładkę.
Jak odróżnić wiadomości, które są konkretnie do Ciebie i wymagają od Ciebie jakiejś akcji?
Jest pewna funkcja, dzięki której możesz zmienić wielkość czcionki lub np. kolor wiadomości w Inboxie. Taka zmodyfikowana wiadomość będzie się z pewnością wyróżniać w gąszczu innych maili lepszego managera i od razu przykuje Twoją uwagę, bo… może być konkretnie do Ciebie.
Jak to zrobić?
Zaznaczasz, żeby Outlook w jakiś konkretny sposób wyróżnił wiadomości, które są bezpośrednio adresowane do Ciebie. „Where I am: the only person on the To line”
Możesz też wyróżnić wiadomości, które zawierają jakieś konkretne słowo, np. „Rekrutacja”.
#9 Delegowanie dostępu do kalendarza
Nie wiem na jakim etapie kariery jesteś, ale jeżeli masz już osobę, która zajmuje się obsługą i planowaniem Twoich spotkań to warto, aby była w stanie wysyłać zaproszenia na spotkania w Twoim imieniu. Takie zaproszenie wygląda w ten sposób „Karolina xyz on behalf of Lepszy Manager”
Jak to zrobić?
Aby nasza przykładowa Karolina mogła w Twoim imieniu zaprosić kogoś na spotkanie musi mieć do tego uprawnienia. Nadaje się je poprzez menu „File” -> „Account Settings” -> „Delegate Access”.
Uprawnień oczywiście jest więcej i możesz nadać osobie możliwość dostępu nawet do Twojej skrzynki pocztowej, ale tutaj rozmawiamy tylko o kalendarzu bo zakładam, że nie chcesz się dzielić swoją korespondencją z innymi osobami.
#10 Skróty klawiaturowe
Ostatnia rzecz, do której chciałem Cię przekonać to używanie skrótów klawiaturowych.
To jedna z tych rzeczy, o której wszyscy wiedzą, ale nikt jej nie wykorzystuje. Skróty oszczędzają masę czasu, bo nie musisz odrywać palców od klawiatury, nie musisz nigdzie dodatkowo klikać.
W Outlook są setki, jeżeli nie tysiące różnych skrótów klawiaturowych i większość z nich jest kontekstowych, tzn. działają tylko na poszczególnych okienkach lub na różnych okienkach ten sam skrót może robić różne rzeczy.
Poniżej pokażę Ci bardzo krótką, za to bardzo użyteczną w codziennym dniu pracy listę skrótów. Gdy się do nich przekonasz to zachęcam do poszukania kolejnych. Większość opcji w Outlooku po najechaniu na nie pokaże Ci skrót klawiaturowy.
- Ctrl + R: Odpowiedz na wiadomość.
- Alt + R: Odpowiedz do wszystkich
- Ctrl + F: Prześlij dalej
- Alt + S: Wyślij wiadomość
- Ctrl + M: Wyślij i odbierz wszystkie wiadomości
- Ctrl + G: Wybór daty w kalendarzu do której chcesz przejść
- i setki innych
Jeżeli korzystasz z innych ciekawych i pomocnych funkcji Outlook’a to daj mi znać w komentarzu, chętnie skorzystam z czegoś, o czym jeszcze nie wiem, a co może zaoszczędzić mi chociażby kilka minut dziennie.
[divider style=”0″]
Ruszyły zapisy do Programu The POWERR Feedback Masterclass.
Zapisy trwają tylko do piątku!
To unikatowe kompendium wiedzy, które sprawi, że przestaniesz tracić czas na domyślanie się co jest nie tak w zespole. To aż 10 tygodni kursu, 165 praktycznych filmów, 2 e-booki, ale nie tylko!
Świetny artykuł:) Bardzo przydatny:)
CTRL+Q – ponieważ nie pozwalam Outlookowi odznaczać przeczytania maili, to ten skrót oznacza mail jako przeczytany.
A wiesz może jak ustawić w kalendarzu outlook kilka przypomnień dla jednego wydarzenia? W google było to banalnie proste, a tu niestety nie mogę znaleźć.
Przydatny artykuł, natknąłem się na niego poszukując informacji jak nadać priorytet jednemu z 2 niezależnych kalendarzy outlook, mam 2 konta email z czego 1 jest na duńskim serwerze (konto exchange), nie wiedzieć czemu na liście zadań pokazują się tylko zadania z kalendarza exchange, poświęciłem już kilka godzin na poszukiwania i grzebanie w opcjach outlook niestety bezskutecznie.. może ktoś podpowie jak to ustawić