Pamiętasz, kiedy ostatnio wyszedłeś z pracy z tym dziwnym niepokojem w głowie?
Szedłeś spokojnie w kierunku przystanku tramwajowego, patrząc w płytki chodnikowe. Mijałeś przechodzących ludzi, którzy ani trochę Cię nie interesowali, a w Twojej głowie kłębiła się dziwna, gryząca myśl. Myśl, która wzbudzała w Tobie pewien wyrzut sumienia. Pewne odczucie, że coś nie poszło dziś tak, jak sobie wyobrażałeś. Ta myśl szybko przeradzała się w proste, ale nieretoryczne pytanie…
„Dlaczego znów nie udało mi się zrobić wszystkiego, co planowałem?”
Nie rozumiesz. Nie rozumiesz, ale wiesz na pewno, że ten dzień mógł być o niebo lepszy. Wiesz, że czasami robisz o wiele więcej. O wiele lepiej. Łatwiej. Plany po porannej kawie miałeś wspaniałe. 6 telefonów, 4 zamówienia, 3 rozmowy, 30 nieodczytanych jeszcze maili, dokończenie tego wlekącego się jak PKS w Bieszczadach projektu i kilka spraw jeszcze.
A rezultat po godzinie 17:00?
Dno i muł. Jakaś dziwna magia sprawiła, że nawet połowy z tych rzeczy domknąć się nie dało. No nie dało się. Dzień za krótki, zegar za szybko chodzi, komputer za wolny, a i mój umysł nieco wolniejszy po weekendzie. Jakaś puszka Pandory się chyba otworzyła.
I idziesz tak, pośród kapiącego deszczem, listopadowego popołudnia i głowisz się. Myślisz. Zastanawiasz.
Olśnienia doznajesz dopiero po tym, jak mało co, drzwi zatłoczonego tramwaju nie przytrzaskują Cię w progu.
Nagle coś zaświtało.
No nie zrobiłeś nic prawie, ale za to jak pogłębiłeś relacje interpersonalne. Z kolegą, szefem, facebookiem, panią na stołówce i pięcioma innymi osobami jeszcze.
Co dnia rozprasza Cię tyle rzeczy, że spokojnie można by zatrudnić kogoś na pozycję „starszego rozpraszającego”, który zawodowo zajmowałby się dopilnowaniem, byś nie zrobił za dnia nic a nic. Żeby każdy plan rozsypał się w szary pył.
W artykule o 8-godzinnym dniu pracy znajdziesz wyniki badania przeprowadzonego w Wielkiej Brytanii na temat tego, co przeciętny człowiek robi w pracy poza pracą. No trochę zatrważające, bo mniej niż połowa czasu to praca właściwa. Ale to tylko Wielka Brytania. W Polsce jest na pewno lepiej :)
Podejdźmy więc do sprawy nieco kompleksowo.
Wylistujmy sobie te wszystkie stwory, które zabierają nam naszą uwagę i nie pozwalają doprowadzić do stanu błogiej satysfakcji ze zrobienia wszystkiego, co sobie zaplanujemy na dany dzień. I nie raz, nie dwa powodują, że nie jesteśmy w stanie ograniczyć nadgodzin.
Do dzieła.
#1 Trzęsący się telefon
Na skróty
Kto nie ma na biurku telefonu w trakcie pracy ręka w górę.
W obecnej dobie najnowszych technologii, gdzie niedługo nawet chusteczki do nosa będą mieć sensory badające ilość dni do końca kataru, grzechem jest nie być na bieżąco z facebookiem, instagramem, twitterem i pięcioma tysiącami innych sociali. Zostałbyś społecznie wyrzucony na bruk.
Bo jak tu nie sprawdzać co słychać na łące facebooka naszych siedmiuset wirtualnych friendsów?
Powiadomienia o wszystkim dosłownie, co w świecie się dzieje wprowadzają naszą maszynę dzwoniąco-fotografująco-wszystkorobiącą w stan uniesienia. Te drżenia słyszą przecież koledzy z drugiej części biura.
Rozwiązanie: Wyłącz internet. I tyle.
W obecnych czasach, jeśli ktoś do Ciebie dzwoni to już musi się palić. Przynajmniej u mnie. No chyba, że czas kupić nowe ubezpieczenie na szybkę telefonu, albo kartę kredytową. Wtedy przemiły głos przedstawiciela operatora czy banku przytuli Cię kilka razy dziennie. Ale samo wyłączenie internetu, czyli ograniczenie powiadomień sprawi, że ilość rozpraszaczy w ciągu dnia skrócisz o minimum połowę. A to cenne minuty.
Polecić też można coś straszniejszego. Choć trochę boję się wymieniać to rozwiązanie. Ale co mi tam. Schowanie telefonu do szafki lub kurtki może podziałać jeszcze lepiej. Ale to tylko dla prawdziwych hardcorów ; )
#2 Kolorowe przedmioty na biurku
Wiem, że uwielbiamy robić z biurka coś na miarę turbosyntezy kuchni, sypialni i toaletki. I jasne, że zdjęcia najbliższych, kosmetyki, słoniki na szczęście, niedopita kawa sprawiają, że czujesz się zwyczajnie lepiej. Jest Ci miło. Wszystko pod ręką.
Ale to jest potencjalny wróg, który spojrzy Ci w oczy za każdym razem, gdy będziesz chciał się na czymś skupić. Zawsze. To, co kolorowe i to czym możesz się pobawić rozproszy Cię.
Rozwiązanie: Pochowaj albo wyrzuć wszystko to, co niepotrzebne. Spraw, żeby biurko było czyste. Nie będzie miał Ci gdzie wzrok uciec. Mówi się, że bałagan na biurku to bałagan w głowie. Coś w tym jest. Choć sprytni zapytają: „A co zatem oznacza puste biurko?”.
Ale tak serio. Zastosuj zasadę 5S (szerzej opiszę innym razem). To, co niepotrzebne wywal. Nie mówię o zdjęciach najbliższych oczywiście, ale o tym wszystkim, co kolorowe i zawadza.
Kurs e-mailowy, w którym w ciągu 7 dni poruszam 7 najważniejszych obszarów zarządzania zespołem. Dowiesz się m.in. jak wyznaczać cele, jak podnosić motywację zespołu, jak integrować zespół i budować zaangażowanie, ale też jak zadbać o siebie i swój work-life balance. Dołącz za darmo.
#3 Hałas dookoła
Są różni ludzi. Jedni lubią ciszę w tynieckim klasztorze, a inni spacer po ruchliwej Floriańskiej.
Jeśli nie jesteś w stanie skupić się, bo wszyscy dookoła trajkoczą, jak nakręcone katarynki to musisz coś z tym zrobić. Bo nie każdy jest w stanie łączyć koncentrację z hukiem brzęczącego ula.
Rozwiązanie: Zainwestuj w słuchawki. Wiem, że dostajesz je do każdego najnowszego bystrego telefonu. Załóż na uszy i wrzuć melodię, która sprzyja pracy. Coś na miarę delikatnego, anielskiego śpiewu, który nie rozproszy, a zmobilizuje do działania. I sprawi, że nie usłyszysz decybela dźwięku obok.
Wrzucam kilka propozycji, które jak najbardziej nadają się do pracy i słuchania.
–> „Marzyciel” , Jan Kaczmarek Link
–> Hans Zimmer Link
–> „Gwiezdny pył”, Ilan Iskheri Link
–> I coś indiańskiego Link
#4 Zagadujący koledzy
Jest taki fenomen, że jeśli ktoś próbuje zrobić coś sensownego, a w między czasie przypomni mu się wczorajszy serial to nie zawaha się przerwać czegokolwiek, czego by akurat nie robił i opowiedzieć wszystkim wokoło, jak to świetnie się rozerwał. Albo przypomni się akurat komuś, że miał Cię grzecznie zapytać o radę w sprawie życia i śmierci, która dotyczy klienta XYZ, co to tydzień temu o coś pytał.
I to wszystko super. Trzeba się integrować. Trzeba sobie pomagać. Problem pojawia się wtedy, gdy takich historii wysłuchujesz w liczbie 50 w ciągu dnia. Wtedy ciut gorzej.
Rozwiązanie: Zanim włożysz do swoich małżowin wspomniane wyżej słuchawki poinformuj grzecznie najbliższe sąsiedztwo, że przez kolejną godzinę potrzebujesz 200% skupienia i nie włączysz się w żadną debatę o kolejnym odcinku Gry o tron. Tak grzecznie.
A może chcesz mieć możliwość wprost zapytać innych, doświadczonych managerów o problemy, trudne sprawy, sytuacje bez wyjścia, które spotykasz na co dzień?
Jest takie miejsce!
To zamknięta grupa, która zrzesza lepszych managerów z całej Polski i spoza niej ;) Dołącz do niej i rozwijaj się o wiele szybciej dzięki doświadczeniu innych!
-->Kliknij i poproś o dołączenie
#5 Mailowy kontakt z bazą
Słuchasz. Klikasz. Zamknięty już całkiem w sobie jesteś i robisz co trzeba, a tu raz po raz wyskakuje Ci komunikat w prawym, dolnym kąciku błyszczącego ekranu o nowej wiadomości. Nowym ekscytującym mailu. Nowych informacjach administracyjnych. Nowym systemie rozliczania delegacji.
Nie rozprasza Cię to?
No mnie tak. Czasem to coś, co przecież w ogóle Cię nie dotyczy, a jeśli nawet to spokojnie zajmiesz się tym później.
Rozwiązanie: Wyłącz to. Wyłącz te brzęczące powiadomienia. Jak to zrobić?
W outlooku stukasz po kolei Plik –> Opcje –> Poczta –> Nadejście wiadomości —> Wyświetla alert na pulpicie (odkliknij to)
Proste?
Dorzucam link do filmiku z instrukcją Link
No tak. Ale co, jeśli coś naprawdę pilnego przyleci?
Możesz ustalić, że tylko maile od Twojego szefa pojawią Ci się na pulpicie. To ustawiasz w tzw. „Rules” czy też „Reguły” w outlooku.
Wrzucam link do instrukcji Link
A druga nie mniej ważna sprawa. Jeśli dostajesz maila za mailem to ustal sobie godziny, w których maile czytasz. Na przykład 10:00 i 15:00. Wtedy siadasz i lecisz jeden za drugim. I tylko wtedy.
Ojej, a co jeśli coś arcyważnego przegapię w międzyczasie?
Gdy ktoś ma sprawę arcyważną to użyje wszystkich możliwych metod by Cię dopaść. Wyśle maila, gołębia, kuriera, zadzwoni albo przyjdzie. Ale czy naprawdę tak dużo jest takich maili w ciągu dnia? Takich, które nie mogą poczekać dwóch, trzech godzin na Twoją reakcję?
Zaoszczędzisz kupę czasu.
#6 Niepokój, że o czymś zapomniałeś
Robisz coś i idzie Ci całkiem nieźle, ale wciąż dręczy Cię to poczucie, które miała w samolocie matka małego Kevina, zaraz po tym, kiedy zostawiła swoje dziecko samo w domu?
Otóż zapomniała ona o dziecku, bo nie miała listy zadań. Za dużo na głowie. Zbyt wiele do ogarnięcia. W takim natłoku można zapomnieć nawet o bardzo ważnych sprawach.
Rozwiązanie: Nie będę się rozpisywał o różnych sposobach i technikach planowania. Tak najprościej to dzień przed stwórz sobie plan dnia następnego. Wpisz w kalendarz wszystko, co planujesz zrobić i zwyczajnie odhaczaj. Nie będziesz zadręczał umysłu tym dziwnym poczuciem, że chyba zapomniałeś o czymś bardzo bardzo ważnym. Bo będziesz mieć spokój ducha, że masz przecież wszystko zapisane.
#7 Nadpobudliwy szef
Nic tak nie pomaga w odstresowaniu przed egzaminem na prawko niż pytania kochanych znajomych: „Stresujesz się?” „Nie stresuje się! Nie stresuj! Nie stresuj! Nie ma czym!”
Podobnie nic tak nie rozprasza i drażni niż szef, który po zleceniu turbozadania podchodzi co 20 min i pyta niby przypadkiem: „Jak Ci idzie?”
To taki pełzający mikromanagement. Troszkę drażni. Troszkę rozprasza.
Rozwiązanie: Ustal z przełożonym godziny albo dni, w których będziesz zdawał mini relację z postępów Twojej pracy. A w razie pytań i problemów po prostu podejdziesz. Poproś o odrobinę zaufania.
#8 Burczący brzuch
Każda wymówka jest dobra, żeby nie pracować. A głód to już wybitnie medycznie uzasadniona sprawa. Przecież jeść trzeba. Niby mówią, że człowiek tydzień wytrzyma bez jedzenie, ale po kiego ryzykować?
No, więc chodzisz co chwilkę na małe co nieco, które zupełnym przypadkiem tylko przeradza się w coś dłuższego, bo kolega zza ściany też akurat zgłodniał.
Rozwiązanie: Jeśli tak szybko dopada Cię mały głód to zaopatrz się w zestaw ratunkowy jedzenia i picia na kilka godzin. Tak, żebyś nie musiał wstawać co chwilę i później od nowa i od nowa zaczynać i zadawać sobie pytanie:
„A co ja to właściwie robiłem?”
#9 Zachód słońca za oknem
Są Ci wybrańcy, którzy za oknem widzą coś więcej niż tylko ścianę kolejnego biurowca. Załóżmy, że masz to szczęście i możesz obserwować tętniącą życiem naturę, która delikatnie zalewa się złotem i purpurą, by zaraz potem opaść i przetrwać srogą zimę.
Albo widzisz tych ludzi zdążających pośpiesznie w do końca nieokreślonym kierunku. I te piękne widoki co rusz nie pozwalają Ci skupić wzroku na czymś innym niż okno. To…
Rozwiązanie: Zasłoń to okno! Zasuń rolety, żaluzje, kotary, kurtyny czy co tam jeszcze masz. Choć na tych godzin kilka. Usuń wszelkie zjawiska, które mogę Cię rozproszyć. Bo znowu wyjdziesz smutny, że nie potrafisz skończyć niczego na czas.
Podaj swoje imię i maila a podeślę Ci e-book, który podrzuci Ci masę pomysłów na integrację zespołów z pełnymi instrukcjami
Kończąc
9 powodów, które rozpraszają absolutnie każdego i powodują te gryzące myśli, że dzień znowu nie polazł tak, jak trzeba. I 9 rozwiązań, które świata nie zbawią, cudem też nie są, ale są proste. Wdrożyć możesz od jutra i wierz mi lub nie, poprawią Twoją efektywność o 50% co najmniej.
Samo uświadomienie sobie, że lwia część Twojego dnia to miliony mikroskopijnych rozpraszanek to pierwszy krok do sukcesu bycia skoncentrowanym.
Bierz się do roboty i zacznij pracować lepiej!
Macie w ogóle problem z rozpraszaniem się, kiedy musicie zrobić coś mega pilnego? Zapraszam do dyskusji
A już niedługo króciutki artykuł o pewnej metodzie z użyciem małego gadżetu, który pomoże Ci jeszcze lepiej dopilnować byś skupić się potrafił. Już niedługo. Więcej nic nie zdradzę.
A tym czasem, jeśli dotrwałeś do tej części artykułu (brawo za wytrwałość) to zachęcam gorąco to podzielenia się tymi przemyśleniami z kimkolwiek zechcesz.
- A to przez polubienie fanpage.
- A to przez lajknięcie tu poniżej
- A to przez udostępnienie
- A to przez dołączenie do grupy na FB Lepszych Mnagerów, gdzie praktycy dzielą się swoim doświadczeniem –> link
Cześć.
Odpowiedz