Prokrastynacja – pierwszy raz pomyślałem o napisaniu tego artykułu 3 lata temu. Tyle dokładnie minęło czasu, odkąd postanowiłem, że to zrobię.
Moi drodzy. Jestem prokrastynatorem. Jak większość z nas…
Co to jest prokrastynacja i jak sobie z tym poradzić?
Zapraszam…
Prokrastynacja – ale co to takiego?
Słowo Prokrastynacja łac. Procrastinatio oznacza zwłokę, odroczenie. To tendencja, którą utożsamia się z odwlekaniem, opóźnianiem, przekładaniem spraw, zadań na później.
Czyli to czekanie do ostatniej chwili z robotą.
Prokrastynacja = lenistwo?
To nie to samo.
Lenistwo to robienie minimum. To praca na „najniższych obrotach” lub po prostu nierobienie nic. Co więcej, leń nie ma ten powodu większych wyrzutów sumienia!
Natomiast prokrastynacja wiążę się z bardzo intensywną pracą. Wiąże się z wykonaniem zadań, tyle tylko, że na chwilę przed wyznaczonym terminem.
Prokrastynacja – czy to tylko Twój problem?
Odetchnij…
Z chroniczną prokrastynacją boryka się około 20% dorosłych ludzi. W przypadku studentów jest o wiele gorzej, bo to prawie 90%.
Ale to nie wszystko.
Wiesz, że takie wybitne osobowości jak Dalai Lama, Marek Aurelisz, św. Augustyn czy Leanardo da Vinci też mieli kłopot z prokrastynacją?
Genialny Da Vinci był w swoich czasach uważany za człowieka, który nigdy nie kończy projektów na czas!
Namalowanie Mony Lisy zajęło mu aż 16 lat! Z kolei fresk Ostatnia Wieczerza dokończył tylko dlatego, że jego patron zagroził, że obetnie mu środki do życia.
Twoje zdrowie a prokrastynacja
Odkładamy rzeczy na później. Trzymamy je w głowie. Mamy nieustannie uczucie, że coś jest jeszcze do zrobienia. Nie możemy zasnąć. Zaczynamy cierpieć na bezsenność.
To badanie to potwierdza.
Prokrastynatorzy śpią gorzej od osób, które nie odkładają spraw na „kiedyś”.
Wcześniejsze badania łączyły chroniczną prokrastynację z szeregiem problemów zdrowotnych związanych ze stresem, takich jak bóle głowy, problemy trawienne, przeziębienia, a nawet grypę.
Ponadto psycholog Fuschia Sirois z Bishop’s University w Quebec dowodzi, że prokrastynacja była istotnie powiązana z nadciśnieniem tętniczym lub chorobą sercowo-naczyniową (HT/CVD).
Prokrastynacja – zrób test
Jeśli masz wątpliwości czy jesteś prokrastynatorem, to proponuję zrobienie krótkiego testu, który rozwieje Twoje wątpliwości.
Prokrastynacja a nasz mózg
Skąd się o w nas bierze?
Dr. Tim Pychyl, z uniwersytetu Carleton w Kanadzie, autor licznych publikacji nt. prokrastynacji opisuje konkretne obszary mózgu związane z tym zagadnieniem.
Otóż prokrastynacja to walka między naszym układem limbicznym, który odpowiada za emocje, przyjemności z korą przedczołową, która z kolei jest naszym Twoim racjonalnym „planistą".
Przyczyny prokrastynacji
Dlaczego to robimy?
Powodów prokrastynacji jest wiele. Wymienię te najczęściej spotykane.
#1 Boisz się porażki
Nie robi błędów ten, kto nie robi nic. A że błędów robić nie lubimy, więc wolimy nie zrobić nic.
Strach przed porażką może tak paraliżować, że odkładamy zadanie, które może do niej doprowadzić.
#2 Boisz się sukcesu
Dobrze wykonana praca ma swoje minusy. Tak, tak.
Nie raz pewnie zrobiłeś coś lepiej niż inni i... w nagrodę dostałeś 5 kolejnych podobnych zadań.
„A bo Michał zrobi to najlepiej...”. Nie ma sensu angażować kogoś innego.
...o później biedny Michał siedzi po godzinach.
Żeby tego uniknąć... pielęgnujesz prokrastynację.
#3 Perfekcjonizm = prokrastynacja
Zrobię to! Na pewno!
Ale musi być idealnie, wspaniale, pięknie. A teraz nie mam aż tyle czasu.
Przesadnie dbasz o szczegóły. Wszystko musi być na tip top. Odkładasz. „Prokrastynujesz”.
#4 Prokrastynacja i problem ze skupieniem
Dookoła masz tyle bodźców, że Twój perfekcjonizm w połączeniu z nimi sprawia, że nie dajesz rady zrobić czegoś w zgodzie „ze swoim standardem”.
#5 Konieczność kontaktu z innymi - prokrastynacja
Skończenie jakiegoś zadania może wiązać się ze spotkaniem z kimś... kogo nie do końca lubisz. Obawiasz się spotkania, konieczności kontaktu.
A może po prostu nie lubisz pracy z ludźmi i jesteś nie na tym stanowisku, na którym powinieneś?
#6 Strach
Nie poradzę sobie. Muszę się douczyć, doszkolić, nie mam wystarczającej wiedzy. Teraz to zadanie mnie przerasta. Nie dam rady. Potrzebuję czasu...
#7 Wychowanie
Prokrastynacja może też mieć głębsze podłoże.
Jeśli w domu rodzice stawiali wysokie wymagania, nauczyciele nie dawali szans na zdanie przedmiotu bez nauczenia się na pamięć absurdalnych dat czy formułek, to mogło to doprowadzić do rozwinięcia niepotrzebnego perfekcjonizmu, który oddziałuje teraz na Twoją pracę, na Twoje życie.
Oprócz tego dziecko tak kontrolowane i "dociskane" nie miało szans na rozwinięcie wewnętrznej motywacji, o której posłuchasz w tym odcinku podcastu.
W skrócie robiło to, co mu kazano, niekoniecznie to, co sprawiało mu radość.
Prokrastynacja - jest na to wzór
Możesz nie uwierzyć, ale istnieje matematyczny wzór na prokrastynację.
Teoria ta dokładnie nazywa się Temporal Motivation Theory i stworzył ją Dr Piers Steel, autor książki "The procrastiantion eqaution"
Omówię krótko elementy tego wzoru na prokrastynację, a raczej na motywację.
A) Motywacja
Przeciwieństwo prokrastynacji.
B) Prawdopodobieństwa sukcesu
Spodziewasz się zakończyć zadanie z sukcesem? Wierzysz w swoje możliwości?
Jeśli tak, to Twoja motywacja będzie wyższa.
C) Wartość nagrody
Czyli jak cenna będzie dla Ciebie nagroda z osiągniętego sukcesu?
Im większa nagroda, tym mniej prokrastynacji.
D) Impulsywność
Czyli szansa na to, że zostaniesz rozproszony przez coś, co daje Ci natychmiastową korzyść.
Czyli zamiast dokończyć sprawozdanie, pójdę na kawę.
Bo chcesz nagrody tu i teraz. Choćby niewielkiej.
E) Oczekiwanie
Czyli jak długo musisz czekać, by dostać nagrodę za wykonanie zadania. Im dłuższy czas oczekiwania tym chętniej prokrastynujesz.
Jeśli chcesz walczyć z prokrastynacją, to wzmacniaj wartość nagrody i prawdopodobieństwo realizacji zadania. Zmniejszaj natomiast czas oczekiwania na nagrodę i impulsywność.
Jak konkretnie radzić sobie z prokrastynacją?
#1 Prokrastynacja a cele
Mamy nowy rok i czas postanowień noworocznych. Może warto odpowiedzieć sobie, tak na serio, na to mistyczny pytanie z rozmów o pracę:
„Gdzie widzi Pan/Pani siebie za 5 lat?”
Chcę zostać managerem zespołu. Chcę więcej zarabiać. Chcę mieć więcej czasu dla siebie. Chcę wykonywać pracę, która sprawia mi przyjemność.
Cokolwiek to jest, jeśli to nazwiesz, to o wiele łatwiej zauważysz jak bardzo prokrastynacja blokuje osiągnięcie tego celu.
#2 Produktywność
Rozsądnie zacznij planować, ile realnie jesteś w stanie udźwignąć. Planuj swój tydzień, miesiąc z wyprzedzeniem.
Posłuchaj podcastu z Piotrem Nabielcem, który w prosty sposób tłumaczy te zagadnienia.
Ściągnij też e-book, w którym przeczytasz o podstawowych zasadach produktywności.
Oprócz tego dobrym lekarstwem na prokrastynację jest najprostsza nawet lista zadań.
Kliknij w przycisk i pobierz gotowy, interaktywny arkusz, który dla Ciebie przygotowałem.
#3 Dziel zadania
Załóżmy, że Twoim zadaniem jest przygotowanie warsztatu z zarządzania zmianą dla Twojego zespołu. Nie masz pojęcia co zrobić, co powiedzieć, jak się przygotować. Praktykujesz prokrastynację. Jak większość.
Podziel te zadania na drobniejsze kawałki.
- Co musisz zrobić przed szkoleniem?
- Co musisz zrobić w trakcie?
- Co musisz zrobić po?
Później każdy z tych obszarów podziel na mniejsze.
PRZYKŁAD
Przed szkoleniem: wybranie literatury, przeglądnięcie literatury, zbudowanie planu szkolenia, stworzenie konspektu poszczególnych elementów, stworzenie slajdów, przygotowanie interaktywnych gier, nauka materiału, przygotowanie salki itd.
W trakcie szkolenia: przedstawienie się, przedstawienie materiału, pilnowanie czasu, aktywne słuchanie, ustalenie zasad.
Po szkoleniu: wysłanie ankiety, zebranie feedbacku, podsumowanie, wnioski.
Oprócz tego określaj czas wykonania poszczególnych zadań
Kiedy zaczynasz pracę nad danym zadaniem, zastanów się ile czasu potrzebujesz?
Do której godziny skończysz zadanie?
I pilnuj tego czasu. Ustaw przypomnienie.
To kolejny sposób na prokrastynację.
#4 Skracaj terminy - pokonasz prokrastynację
Kiedy jeszcze studiowałem i w trakcie sesji miałem np. 4 dni do egzaminu to uczyłem się... 4 dni. Jeśli miałem 2 dni, to uczyłem się 2. Zdawałem egzamin w obu przypadkach.
Znasz to?
To prawo ma nawet swoją naukową definicję!
To Prawo Parkinsona. Mówi ono, że:
„Praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie”
Żeby z tym walczyć, ustaw sobie „sztucznie” krótszy termin na wykonanie zadania. Wyobraź sobie, że termin jest przesunięty na dwa dni wcześniej, niż jest w rzeczywistości.
A może chcesz mieć możliwość wprost zapytać innych, doświadczonych managerów o problemy, trudne sprawy, sytuacje bez wyjścia, które spotykasz na co dzień?
Jest takie miejsce!
To zamknięta grupa, która zrzesza lepszych managerów z całej Polski i spoza niej ;) Dołącz do niej i rozwijaj się o wiele szybciej dzięki doświadczeniu innych!
-->Kliknij i poproś o dołączenie
#5 Zarządzaj ryzykiem
Mamy kolejne prawo, które naturalnie wiąże się z poprzednim.
Prawo Hofstadtera mówi z kolei, że zadanie zawsze zajmie więcej czasu, niż zaplanowałeś.
To wynika z nieprzewidzianych sytuacji, ryzyk, dodatkowych spotkań, analiz. Dlatego skracaj termin, żeby mieć „bufor” na nieprzewidziane sytuacje.
#6 Zbuduj nawyki - zlikwidujesz prokrastynację
Prokrastynacja pojawia się też przy zadaniach, których po prostu nie lubimy. Nie chcemy czymś się zajmować, więc to odkładamy.
Proponuję Ci ustalić stałą godzinę w ciągu dnia albo tygodnia na takie zadania. Potem wrzuć to do kalendarza.
PRZYKŁAD
W każdy piątek o 13.00 przez godzinę robisz raport z nadgodzin zespołu. Robisz podsumowanie, wypełniasz formatki dla finansów. Stała godzina na daną czynność to świetna metoda.
#7 Nie ma magicznego momentu
Prokrastynatorzy czekają na lepszą konstelację gwiazd, na lepszy moment, na motywację, na czas, kiedy będzie luźniej, łatwiej, prościej, inaczej.
Ten moment... nie nadejdzie nigdy! Zaakceptuj to.
Zrób to teraz, choć wiesz, że nie jest to idealny moment. Ale jest na tyle dobry, by chociaż zacząć.
#8 Rozpraszacze a prokrastynacja
Wszystkie social media zostały tak zbudowane, byś nie mógł z nich wyjść. Klikasz w jeden artykuł, zdjęcie, status, żeby zaraz pojawił się kolejny i kolejny. Te narzędzia niesamowicie sprzyjają prokrastynacji.
Takich rozpraszaczy i metod radzenia sobie z nimi opisałem aż 9 w tym artykule. Zerknij, a dowiesz się jak sobie radzić z niechcianymi „zabijaczami” czasu.
#9 Praca w interwałach
Dziel swój dzień i swoje zadania na interwały czasowe. Zamiast myśleć, że potrzebujesz teraz 2 godzin skupienia, daj sobie 25 min.
Później 5 min przerwy, kiedy przerywasz wszystko, idziesz na krótki spacer, napijesz się wody, a później znów 25 min.
To idea Techniki Pomodoro, o której możesz przeczytać tutaj.
#10 Częste nagrody
Pływamy w oceanie prokrastynacji, ponieważ nasz umysł pielęgnuje pozytywne doznania. To naturalne. Nikt nie lubi cierpieć.
Wyznacz sobie drobne nagrody za wykonanie poszczególnych etapów zadania. Dzięki temu zmniejszysz mianownik z równania prokrastynacji.
Pójście do kina, oglądnięcie odcinka ulubionego serialu, dobra kolacja to tylko przykłady drobnych nagród, które możesz sobie zaoferować.
#11 Strefa pracy pomoże na prokrastynację
Nie mieszaj miejsca pracy z miejscem odpoczynku.
O ile masz taką możliwość, postaraj się mieć jedno, wyznaczone miejsce pracy w mieszkaniu.
Czyli nie siadaj z laptopem na kolanach na kanapie, z której często oglądasz seriale i na której śpisz.
#12 Asertywność
A może, jak większość managerów, masz po prostu za dużo pracy?
Naucz się umiejętnie mówić „NIE” nowym zadaniom. Wybieraj to, co ważne, nie to, co wydaje Ci się, że jest ważne.
Analizuj swoje obłożenie. Policz liczbę zadań i czas w ciągu tygodnia. Jeśli dostajesz nowe zadanie:
- Zadaj sobie pytanie, czy to na pewno należy do Twoich obowiązków?
- Czy to przybliża Cię do realizacji Twoich celów?
- Co wyrzucisz z obecnej listy zadań, by przyjąć to nowe?
#13 Skup się na początku, nie na końcu zadania
W długich projektach ogrom pracy może przerażać. Dlatego przytłacza nas myśl, że jesteśmy jeszcze tak daleko od sukcesu.
Zamiast tego, skoncentruj swoje myśli na początku zadania.
- Jakie pierwsze 2 kroki musisz podjąć, żeby rozpocząć?
- Na co poświęcisz pierwsze 30 min pracy nad danym zadaniem?
#14 Ogranicz cele
Załóżmy, że zaplanowałeś spotkanie w cztery oczy na 60 min z każdym członkiem zespołu raz w tygodniu. Notorycznie odwołujesz, przekładasz te spotkania, bo zwyczajnie brakuje Ci na to czasu. Prokrastynacja w czystym wydaniu.
Może zamiast 60 min ustal, że chcesz pomówić przez 20 min? To znacznie mniej. Większa szansa, że znajdziesz czas.
#15 Wybaczaj sobie
Prokrastynacja to naprawdę powszechny problem. Walcz z tym, ale wybaczaj sobie, że to Ci dolega. Nie miej wyrzutów sumienia.
Pewne badanie przeprowadzone na grupie 119 studentów dowiodło, że studenci, którzy nie wyrzucają sobie, że odkładają naukę na ostatnią chwilę, mają na egzaminach lepsze oceny.
Prokrastynacja - Podsumowanie
Odkładałem napisanie tego artykułu prawie 3 lata. Mam masę innych, do których też nie mogę się zabrać. Też prokrastynuję. Też walczę.
Przedstawiłem Ci aż 15 sposobów na walkę z prokrastynacją. I dużo i mało. Ale ważne jest zrozumienie siebie, swojej osobowości, swoich wewnętrznych motywatorów. Nie wszystko sprawdzi się u Ciebie, bo każdy ma inne nawyki, innych charakter i inne problemy.
Testuj, eksperymentuj, sprawdzaj i daj znać w komentarzu, które rozwiązanie okazało się najlepsze dla Ciebie.
Odpowiedz