Stwórz listę zadań, która podniesie Twoją produktywność o 100%10 min

Bądźmy szczerzy… Lista zadań do zrobienia każdego dnia przekracza możliwości 8 czy nawet 12 godzin. Nie wiesz, ile dokładnie czasu potrzebujesz, żeby uporać się z wszystkim, co trzeba zrobić. I nie traktujesz listy zadań jako priorytet numer jeden.

Jak ogarnąć chaos? Jak poukładać wszystko, co masz do zrobienia w sensowny sposób, ale tak, żeby oprócz stworzenia listy zadań, były on faktycznie zrobione?

Spotkanie zespołu, zaraz potem wizyta u dyrektora. Ledwo nie zamkniesz drzwi, a tu biegnie ktoś z papierem do podpisu. Siadasz, próbujesz przeczytać choć jeden mail. Ktoś łapie się za ramię i woła tylko na 5 minutek. Idziesz, wracasz. Potem reklamacja od klienta….

Znasz to?

Co zrobić?

Zacznij od drobnych kroków. Nie od razy zmienisz zasady komunikacji z Tobą. Nie od razu zmienisz czyjeś nawyki i zreorganizujesz wszystkich, ale możesz zrobić na początek to:

LISTA ZADAŃ

Prosta, ale naprawdę skuteczna tarcza. Obroni Cię przed deszczem tych tysięcy codziennych zadań.

Co to jest lista zadań?

Jak sama nazwa wskazuje to lista aktywności do wykonania każdego dnia, tyle że przelana na papier.

Marcin Kwieciński, który pomaga menadżerom wyjść z przepracowania, powiedział mi kiedyś, że jedną z podstawowych zasad produktywności jest niezatrzymywanie zadań w głowie.

Cokolwiek się pojawi, zapisz! I pracuj nad tym, nad czym pracowałeś. Nie trzymaj tego w głowie.

Zapisuj wszystkie, najdrobniejsze zadanie w jednym miejscu. Następnie ustal priorytety, terminy i do roboty.

Nie wszystkie zadania są tak samo ważne. Dzięki temu łatwiej zaplanujesz intensywność Twojego dnia. W Agile jest tzw. technika MoSCoW, które ciekawie definiuje priorytety cech produktu.

Czy lista zadań działa?

To zależy. Bo to zależy od tego, czy jej używasz. Miewałem tendencję zapisywania wszystkiego elegancko w takiej liście zadań do zrobienia, ale…

…ale później już do niej nie zaglądałem. A przynajmniej nie regularnie. Jeśli ją stworzysz, bądź konsekwentny i opieraj na niej cały swój dzień. Traktuj jak drogowskaz i autopilot. Nie myśl, co masz zrobić. Po prostu przeczytaj i zrób.

Czytałem gdzieś, że nasz mózg po prostu uwielbia uporządkowane zadania.

Korzyści listy zadań

To sposób zorganizowanie się, ustalenia priorytetów i posiadania podręcznego wglądu w każdą jedną rzecz. To krok numer 1 to ogarnięcia i stworzenia struktury dnia i tygodnia.

#1 Lista zadań obniża poziom stresu

Nie spisując tego, co mamy zrobić w naturalny sposób wzbudzamy w sobie pewien lęk. Ten niepokój opisuje badanie profesorów Baumeister and Masicampo z Wake Forest University. Lista zadań uwalnia umysł od tego lęku. (o tym jak radzić sobie ze stresem w pracy pisałem tutaj)

Z kolei autor książki Getting Things Done, David Allen mówi, że nie wystarczy tylko sporządzić listę zadań. Trzeba je jeszcze odpowiednio uporządkować.

#2 Lista zadań sprawia, że jesteś bardziej produktywny

Rozmawiałem kiedyś z pewnym kulturystą. Zapytałem go o to, jak udało mu się trzymać dietę, być tak zdeterminowanym, by regularnie, przez kilka lat ćwiczyć i kontrolować swoją masę i przyrost tkanki mięśniowej.

Odpowiedział jednym zdaniem:

„Zwyczajnie. Zapisz plan ćwiczeń na jakiś okres do przodu i skreślaj”. Odhaczanie zadań, treningów motywowało go do dalszej pracy. To było to.

#3 Dzięki liście zadań łatwiej delegować

Mając listę, która czasowo grubo przekracza Twoje 8 godzin, możesz łatwiej podjąć decyzję o oddelegowaniu czegoś. Łatwiej przewidzisz, czy wyjdziesz dziś czasowo z biura, czy 2 godziny później.

#4 Zrobisz to, co masz do zrobienia

Po prostu zwiększysz % zadań wykonanych. Wyciągniesz wnioski. Zrobisz refleksję.

Jak stworzyć listę zadań krok po kroku?

Jeśli nadal masz wątpliwość, to zatrzymaj się na chwilę i pomyśl, jak wygląda Twój dzień. Masz masę spraw i część z tego na pewno spisujesz. Część trzymasz w głowie bez konkretnego planu.

Lauren Schenkman pisze, że przeciętny człowiek zapamiętuje do 7 spraw w jednym czasie. No to co jeśli masz do zapamiętania 30 spraw?

Lista zadań to jedyne wyjście…

Przygotowałem dla Ciebie interaktywny szablon w excelu. Ściągnij go, a poniżej opiszę jak go użyć.

Plik wygląda tak.

#1 W kolumnie z zadaniami zapisujesz bardzo krótko ogólny opis zadania do zrobienia.

#2 Masz trzy rodzaje priorytetów. Każdy z nich ma określoną wagę. Wysoki to 5, średni – 3, a niski to 1.

#3 Warto dodać kategorię. Łatwiej później podsumować, czym najczęściej się zajmujesz. Ja wstawiłem 4, ale możesz to zmienić. Wejdź w zakładkę „kategorie”, tam możesz edytować. Ustawiłem maksymalnie 6 kategorii. Jeśli będziesz potrzebować więcej, daj znać w komentarzu. Powiem jak to rozszerzyć. :)

#4 Tu wrzuć datę, do której trzeba to skończyć.

#5 Czas wykonania na liście zadań może się przydać.

#6 Ustawiłem 3 statusy. Tak jest najwygodniej.

UWAGA: Kiedy klikniesz na „zrobione” cały wiersz zostanie pokolorowany na szaro. To znak, że możesz wyrzucić to zadanie ze swojego życia.  Dodatkowo treść zadania zostanie przekreślona.

#7 Jeśli data wykonania zadania jest już za nami, a status nadal jest inny niż „zrobione” to zaświeci się czerwone ostrzeżenie „Opóźnienie!”

#8 Najfajniejsze na koniec. Na szczycie pojawia się procentowe ujęcie wykonania wszystkich zadań. Wartość procentowa zależy od ilości wykonanych zadań, ale też od tego, jaki jest priorytet tych zadań. Im więcej zadań z priorytetem „wysoki” zrobisz, tym bardziej zbliżysz się do magicznych 100%.

No to do dzieła. Ściągnij plik i zacznij wreszcie uporządkowywać swój dzień.

Lista zadań – najlepsze praktyki

Kiedy tworzysz listę zadań pamiętaj jeszcze o paru sprawach.

#1 Wykreślaj zadania, zanim je zaczniesz

Kiedy już stworzysz swoją listę zadań, zastanów się, czy są takie, które nie są koniecznie lub możesz je zrobić inaczej.

Polecam do ściągnięcia e-book z ciekawym wskazówkami jak poprawić swoją efektywność.

#2 Oddziel ważne od pilnych

Ustal, co jest naprawdę ważne (tu polecam podcast z Piotrem Nabielcem) dla klienta, dla firmy, dla pracowników z Twojej listy zadań. To coś, co daje wartość. Te zadania ustaw na początek. Sprawy pilne niekoniecznie będą ważne.

#3 Łącz podobne zadania

Jeśli dwa zadania są zbliżone, rób je razem lub zaraz po sobie.

#4 Mierz czas zadań cyklicznych

Nie jest łatwo oszacować czas pracy nad zadaniem, które robimy rzadko. Natomiast powtarzalne zadania łatwiej zaplanować. Zacznij mierzyć czas zadań cyklicznych, a z dużo lepszą dokładnością zaplanujesz sobie na nie czas w przyszłości.

#5 Znajdź swoje miejsce

Lista zadań i jej tworzenie powinno być traktowane szczególnie. Wyeliminuj rozpraszacze. Idź do miejsca, w którym nikt nie będzie Ci przeszkadzał i tam buduj swoją listę. Pełne skupienie, określony czas i gotowe. Nie pozwól sobie przeszkodzić.

Lista zadań – najczęstsze błędy

Pomimo szczerych chęć łatwo możesz sprawić, że lista zadań działać nie będzie.

Co zrobić, żeby to narzędzie nie działało jak trzeba?

#1 Zbyt szerokie zadania

Tak rozbijaj zadania. Im drobniejsze, tym lepiej.

#2 Lista zadań zawiera tylko najważniejsze sprawy

To świetnie, że wrzucasz tam top 5 zadań na cały dzień, ale jeśli naprawdę chcesz zapanować nad swoim czasem, to wrzuć wszystko, co masz zrobić. Czasem te drobne, króciutkie zadania, jak przeglądnięcie maili w outlooku mogą rozbić cały dzień.

#3 Brak zaplanowania przeskoków

Badania APA potwierdzają, że przeskakując z jednego zadania na drugie, możesz tracić nawet do 40% swojej produktywności. Uwzględnij w swoim planie czas na te przeskoki. Może niekoniecznie aż 40%, ale miej przerwy na uwadze.

#4 Lista zadań nie uwzględnia spraw rozwojowych

Pamiętaj, że oprócz zadań związanych z codziennością liczysz się TY. Twój rozwój, twoja motywacja, Twoja nauka.

Jeśli chcesz czytać przez 20 min, zrobić jeden e-learning, pouczyć się programowania w Pythonie to wrzuć to do listy zadań. Najlepiej blokuj kalendarz. Tylko wtedy naprawdę to zrobisz.

#5 Lista zadań bez priorytetów

Musisz odróżnić zadania ważne do mniej ważnych. Nie wszystkie aktywności są tak samo istotne.

Dlaczego warto to zrobić?

Bo zapewne nie zrobisz wszystkiego, co w planie dnia. Dlatego ukończenie spraw z najwyższą wagą to już jakiś sukces. Wyjdziesz z biura z podniesioną głową.

#6 Brak dyscypliny

Każdy dzień zacznij od przeglądnięcia listy zadań. Nie ustawiaj spotkań w pierwszych 30 minutach pracy. Lista zadań powinna stać się podstawowym narzędziem pracy. Jeśli będziesz ją uzupełniać raz na dwa tygodnie, to sukcesu nie zobaczysz.

Lista zadań – najlepsze aplikacje

Jeśli notatnik czy plik w excelu to za mało, polecam najlepsze aplikacje, które ułatwią Ci tworzenie listy zadań.

#1 Asana

Bardzo fajna aplikacja do sterowania listą zadań.

W podstawowej wersji, która mi kompletnie wystarcza, tworzymy projekty, możemy zapraszać użytkowników i korzystać z chatów. Możesz dodawać załączniki do 100 MB, tworzyć notatki, dodawać terminy.

#2 Nozbe

Nozbe to obecnie chyba najpopularniejsza apka na polskim rynku. Została stworzona przez Polaków. Oprócz listy zdań pomaga Ci w Twojej osobistej produktywności. Powstała w oparciu o bestseller Getting Things Done.

Tworzysz tam kategorie, tagi, terminy, komentarze, zadania cykliczne. Oprócz tego możesz zsynchronizować zadania z DropBoxem, Dyskiem Google, One Drive czy Evernote.

#3 Trello

To kolejny ogromnie popularny sposób na tworzenie listy zadań. Narzędzie uderza swoją prostotą. Tworzysz tam dashboard, różne widoki i właściwie posiada wszystko, co potrzeba, by stworzyć dobrą listę zadań.

Co więcej, oprócz samej listy zadań trello możesz łączyć z masą innych aplikacji, co sprawia, że ta prosta aplikacja staje się kombajnem.

#4 Habitica – lista zadań

A na koniec coś bardzo wesołego.

Habitica to aplikacja inna niż wszystkie. Stworzysz tam listę zadań, ale… nauczysz się też nawyków. I to wszystko w połączeniu z grą. Stajesz się bohaterem, który zbiera punkty, zdobywa kolejne poziomy wtajemniczenia i wszystko dzięki temu, że odhaczasz kolejne zadania.

Naprawdę polecam.

Lista zadań – podsumowanie

Początki pracy z listą zadań nie są łatwe. Natomiast jeśli masz naprawdę dużo spraw na głowie, to bez tego narzędzie będziesz wiecznie „nieodrobiony”. Lista zadań sprawi też, że będziesz używać mniej energii swojego mózgu na zapamiętywanie, pozbędziesz się stresu i wreszcie może trochę odpoczniesz…