Technika Pomodoro to jedna z najbardziej skutecznych metod poprawy produktywności, jakie spotkałem. Ale nie jest dla każdego.
Dla kogo zatem i na czym polega?
Na skróty
Otwierasz komputer. Obok stoi kubek ze świeżo zmieloną arabicą. Sięgając po kolejny łyk, postanawiasz wreszcie dokończyć zestawienie kosztów trzech projektów, które prowadzisz. Zaczynasz swoje dzieło, ale coś na szybko musisz sprawdzić w outlooku. Przyszedł nowy mail. Otwierasz. Okazuje się, że musisz przeczytać nową procedurę i pilnie odesłać poprawki. Dzwoni telefon. To pani z kadr. Znowu błąd w dokumentach. W międzyczasie zaczepia Cię pracownik z problemem w procesie. Podchodzisz do niego, wtedy kolega pyta o której na obiad. I… orientujesz się, że nawet nie zacząłeś swojego zestawienia.
Znasz to?
Jeśli tak, to zdecydowanie polecam Pomodoro. Poważnie.
Co to jest Technika Pomodoro?
Miłośnik pizzy i pomidorów, Francesco Cirillo, stworzył pod koniec lat 80-tych metodę Pomodoro. To prosta metoda produktywności, której nazwa wywodzi się z kuchennego minutnika w kształcie pomidora. Jej prostota i chwytliwa nazwa podbiła serca milionów ludzie na całym świecie. W Technice Pomodoro chodzi o skupieniu się na jednym zadaniu, bez przerywania, w określonym odcinku czasu.
Każde zadanie dzielisz na 25-minutowe bloki czasu. Po każdym z nich robisz chwilę przerwy. Później znowu. Po czterech blokach robisz dłuższą przerwę. Taką na 20-30 minut.
Technika Pomodoro. Czego potrzebujemy, by zacząć?
Przed rozpoczęciem zabawy przygotuj następujące fanty:
- długopis i kartka (jeśli nie lubisz excela i aplikacji)
- lista zadań, które masz do wykonania danego dnia (możesz skorzystać z szablonu)
- minutnik (fizyczny albo taki w telefonie)
Etapy Techniki Pomodoro
Metoda ta podzielona jest na 6 kroków.
Krok 1. Zaplanuj
Wybierz zadanie, nad którym chcesz pracować, które chcesz skończyć i mieć z głowy.
Krok 2. Skup się
Usuń z zasięgu wzroku wszystko, co może Cię odciągnąć od pracy. Tak, telefon szczególnie. Potem ustaw pomidora, minutnik, czy cokolwiek, co mierzy czas na 25 min. W oryginale ma to być śmieszny minutnik w kształcie czerwonego pomidora. Przysięgnij sobie, że przez te 25 min będziesz robił tylko i wyłącznie to wcześniej zaplanowane zadanie.
Krok 3. Pracuj
Dopóki dzwonek nie zadzwoni, nie przerywaj pracy. Żaden kolega, telewizor i trzęsienie ziemi nie może oderwać Cię od tego zadania. A jeśli już coś śmiertelnie ważnego Ci się przypomni, to zapisz na kartce. Nie rób przerw dopóki pomidor nie zadzwoni. Szczególnie chętnym do przeszkodzenia Ci możesz mówić, że jesteś w trybie pomodoro :)
Krok 4. Zrób sobie przerwę
Zaraz po tym jak pomidor zacznie wyć, wyłącz go. Odhacz skończone zadanie albo jego część. Zostaw wszystko. Odejdź od biurka na 5 min. Przejdź się. Rozprostuj kości. Zrób przysiad. Weź wodę, kanapkę i wróć na miejsce.
Krok 5. Powtórz jeszcze 3 razy
Teraz ustawiasz pomidora na kolejne 25 minut. Pracujesz nad kolejnym zadaniem. W taki sam sposób, z tym samym podejściem. Nikt i nic nie ma prawa Ci przeszkodzić.
Krok 6. Zrób sobie dłuższą przerwę
Po czterech 25-minutowych cyklach pomodoro czas na dłuższą przerwę. Taką do 20 minut. Możesz nawet wyjść na zewnątrz, zaciągnąć się świeżym powietrzem, przewietrzyć mózg wpić kawę i zacząć kolejny set Pomodoro.
To wszystko. To 6 prostych kroków, które pokazuje obrazek poniżej.
Bezwzględne zasady Pomodoro
Zasada#1 Każde zadania trzeba podzielić na kawałki, najlepiej 25-minutowe. To trochę jak Timeboxy w Agile czy sprinty w SCRUMie.
Zasada #2 Nie dziel pomodoro na kawałki. Jeśli skończysz przed czasem, to staraj się zawsze dorzucić coś do tego czasu, żeby wypełnić te 25 minut.
Zasada #3 Nie przerywaj pracy. Nie wydłużaj przerw. Pilnuj czasu.
Zasada #4 Jeśli Twój projekt jest ogromny i jedno zadanie zajmuje aż 3 godziny, to podziel je na mniejsze. Da się na pewno.
Co robić, gdy ktoś próbuje nam przeszkodzić w trakcie cyklu Pomodoro?
Sam Cirillo rekomenduje, żeby zastosować wtedy jedną z czterech technik.
#1 Poinformuj…
…przeszkadzającą Ci osobę, że właśnie nad czymś pracujesz. Nie zaszkodzi przeprosić, za brak czasu dla kogoś.
#2 Negocjuj…
…czas, kiedy odezwiesz się do tej osoby.
#3 Zaplanuj…
…od razu godzinę, kiedy odezwiesz się do tej osoby.
#4 Oddzwoń…
…do tej osoby zaraz po tym, jak zakończysz cykl Pomodoro.
Zalety Techniki Pomodoro
Tak naprawdę w tej metodzie nie chodzi o pilnowanie czasu, zabawę z jakimś minutnikiem. Główny cel to nauczyć się nie rozpraszać. Nauczyć się pełnego skupienie na jednym zadaniu. To klucz to efektywności i dla mnie największa zaleta Pomodoro. Mamy dookoła tyle bodźców, ludzi, aplikacji, spraw do załatwienia, że naprawdę rzadko mamy szansę, żeby robić coś non stop przez 20 minut.
Jak radzić sobie z „rozpraszaczami” przeczytaj w tym artykule.
Jakie jeszcze widzę zalety?
#1 Lepsze planowanie zadań
Praktykując przez jakiś czas Technikę Pomodoro, zaczniesz zastanawiać się ile czasu powinna zająć dana czynność. Przyznaj, że tak jak ja, obecnie rzadko to robisz?
#2 Priorytety
Zaczniesz filtrować zadania, które nie są istotne, nie są zbieżne z Twoimi celami. Poruszam ten aspekt w artykule o asertywności. Oprócz tego uświadomisz sobie różnicę między sprawami pilnymi a ważnymi.
#3 Lepsze efekty
Sztuka skupienia na jednym zadaniu po prostu pozwala więcej osiągnąć. Częściej skończysz dzień bez moralnego kaca, że wciąż tyle zostało na głowie.
Kurs e-mailowy, w którym w ciągu 7 dni poruszam 7 najważniejszych obszarów zarządzania zespołem. Dowiesz się m.in. jak wyznaczać cele, jak podnosić motywację zespołu, jak integrować zespół i budować zaangażowanie, ale też jak zadbać o siebie i swój work-life balance. Dołącz za darmo.
#4 Większa motywacja
Dzieląc projekty, zadania na drobne kawałki i kończąc je, częściej będziesz mieć poczucie satysfakcji z wykonanej pracy. Możesz odhaczać ilość „pomodoro” zrobionych w ciągu dnia.
#5 Poprawa samopoczucia
Zaczniesz wreszcie robić sobie regularne przerwy. Zmniejszysz szansę na przepracowanie. Założę się, że łapiesz się na tym, że nie odchodzisz od biurka przez 3, 4 godziny non stop.
Wady Techniki Pomodoro
Pomimo plusów ta metoda nie jest dla każdego. Ma swoich krytyków. Nie lubi jej np. T. Miller z Yahoo! czy Java Champion Mario Fusco, które stworzył ciekawy mem o Pomodoro.
Narzekają oni np., że:
- nie zawsze mamy akurat 25 min, żeby odpalić Pomodoro, a jeśli nie możemy „odhaczyć” ukończenia cyklu to rezygnujemy z tego całkowicie
- to radykalne, żeby człowiek potrzebował zewnętrznej aplikacji, która pomoże mu w skupieniu
- inżynierowie, programiści potrzebują pełnego skupienia, bez przerw, przez godziny, a 25 minut to o wiele za mało
Oprócz tego Pomodoro nie da się zastosować, pracując w call center, w obsłudze klienta, w zespołach wsparcia, gdzie klient może pojawić się, zadzwonić w dowolnym momencie.
Aplikacje i narzędzia do Techniki Pomodoro
Technika ta stała się na tyle popularna, że powstały setki aplikacji i narzędzi, które możesz wykorzystać od razu. Podrzucam kilka z nich.
–> Tomato Timer (podstawowy timer do Pomodoro online)
–> Marinara Timera (inny, prosty timer Pomodoro online)
–> Pomo Done App (to już aplikacja, którą możesz połączyć z innymi aplikacjami do planowania zadań, np. Trello, Slack, Basecamp)
–> Mechaniczny Pomidor (aplikacja do Pomodoro na telefon z systemem Android)
–> Focus Keeper (aplikacja do Pomodoro na telefon z systemem iOS)
–> Forest – stay focused (tę aplikację do Pomodoro polecam szczególnie. To gra. Sadzisz drzewa, zdobywasz punkty, a jeśli przerwiesz pracę drzewko umiera)
–> Brain Focus (tutaj drzewek nie sadzisz, ale możesz zablokować inne aplikacje, żeby nie przeszkadzały)
Jeśli lubisz apki, to polecam Ci artykuł o innych aplikacjach, które pomagają zwiększyć produktywność w pracy.
Nie jesteś przekonany?
Też nie byłem. I nie jest tak, że używam Techniki Pomodoro codziennie i o każdej porze.
Moja rada jest taka. Zacznij pracować z jednym cyklem Pomodoro dziennie. Sprawdź efekty. Wyciągnij wnioski. Pamiętaj, że możesz dowolnie zwiększyć lub zmniejszyć czas cyklu. 25 minut pracy na 5 minut przerwy to liczby umowne.
A więcej o Technice Pomodoro możesz przeczytać w tych na stronie autora, na innych stronach i w tych książkach (obie w wersji angielskiej):
wersja papierowa
i w wersji na elektronicznej
Mapa procesu Pomodoro
Fajny artykuł – nie słyszałam wcześniej o takiej technice.. Rzeczywiście na początku brzmi tak prosto, że aż głupio.. ale trzeba przyznać, że to super narzędzie to zarządzania czasem.
P.S. Swoją drogą jest tez aplikacja na telefon, która działa na tej samej zasadzie – może wykorzystam przy najbliższej okazji. :)
Technika nie jest nowa i wielu ludzi ją od dawna zna. Ale nie wszyscy, więc fajnie od czasu do czasu przypomnieć, że takie małe, „reżimowe” techniki istnieję i mogą pomóc. To żadne cuda, ale zmuszenie siebie do maksymalnego skupienia przez pewien czas i nagradzanie się krótkimi przerwami. ;)
Co jeśli zadanie wykonam w 20 minut?
a) zaczynam następne i po 5 min przerwa
b) skracam cykl i zaczynam przerwę
c) mam dodatkowe 5 min przerwy :)
Ja bym wybrał odpowiedź c :)
Miałem nadzieję że tak podpowiesz. A tak na poważnie? Co pan Cirillo podpowiada?
Tu raczej nie chodzi o to, czy to ma być dokładnie 20 czy 25 czy 30. Tylko o schemat. Krótka przerwa po dłuższym odcinku pracy. A jeśli ma się same krótkie i szybkie rzeczy do zrobienia to lepiej zacząć kolejną rzecz.
Z polskich narzędzi polecam technikapomodoro.pl :)