Macierz Eisenhowera to jedno z najprostszych, a jednocześnie najtrudniejszych do zastosowania w praktyce narzędzi, które pomogę Ci w podniesieniu Twojej codziennej produktywności. Zobacz, jak wygląda…
Macierz Eisenhowera – Co to takiego?
Na skróty
Zwana też diagramem i matrycą dzieli się na cztery części. Każda z nich odnosi się do jednej z czterech kategorii zadań, aktywności, które każdy z nas wykonuje na co dzień.
Macierz składa się z dwóch osi. Jedna oznacza Ważność zadania, druga oznacza Pilność danego zadania.
Kto wymyślił Macierz Eisenhowera?
Zanim przejdziemy do szczegółów, odrobina historii.
Za autora tego narzędzia uznawany jest jeden z najwybitniejszych amerykańskich prezydentów Dwight David Eisenhower, republikanin, generał wojskowy, który rządził USA w latach 60. XX wieku. Słynął z tego, że doskonale potrafił zarządzać sobą w czasie, stąd przypisuje się mu autorstwo tego narzędzia.
Wiele osób w swoich książkach nawiązuje do jego matrycy, np. Steven Covey w swoich książkach: „7 nawyków skutecznego działania” i „Najpierw rzeczy najważniejsze.
W słynnym przemówienia z 1954 r. wygłoszonym na Drugim Zgromadzeniu Światowej Rady Kościołów były prezydent USA Dwight D. Eisenhower, powiedział:
„Mam dwa rodzaje problemów: pilne i ważne. Pilne nie są ważne, a ważne nigdy nie są pilne”.
Jak odróżnić ważne od pilnych?
Z tym jest największy problem. Jesteśmy zapracowani, cały czas coś mamy do dokończenia, wszystko jest pilne, a na koniec dnia stwierdzamy, że właściwie niczego nie popchnęliśmy do przodu.
Zadanie Ważne
To te, które nie wymagają natychmiastowej akcji. Właściwie nikt nie zmusza Cię do ich zrobienia, dlatego często prokrastynujemy. Ale to ich realizacja pomoże Ci osiągnąć długoterminowe cele, prywatne i zawodowe.
Zadania pilne
Wymagają Twojej natychmiastowej uwagi. Niekoniecznie pomogą Ci w Twoim długoterminowym rozwoju, ale jeśli ich nie wykonasz w terminie, to czekają Cię srogie konsekwencje.
Kiedy wiemy, które czynności są ważne, a które pilne, możemy przezwyciężyć naturalną tendencję do skupiania się na nieistotnych pilnych czynnościach, tak abyśmy mieli wystarczająco dużo czasu na zrobienie tego, co jest ważne dla naszego sukcesu.
W ten sposób przechodzimy od „gaszenia pożarów” do pozycji, w której możemy rozwijać naszą działalność, karierę, firmę.
Ściągnij gotowy szablon.
Pigułka wiedzy w jednym pliku: opis, przykłady, szablon do samodzielnej pracy.
Jak w praktyce wygląda Macierz Eisenhowera?
Jak wspomniałem, Macierz Eisenhowera składa się z czterech ćwiartek, kwadrantów.
Sprawy pilne i ważne – kwadrant I
Te sprawy musisz wykonać jako pierwsze.
Mamy dwa typy zadań ważnych i pilnych: te, które pojawiły się nagle, nie przewidzieliśmy ich i te, które zostawiliśmy na ostatnią chwilę z… własnej woli.
PRZYKŁAD
Opłacenie rachunków
Oddanie podsumowania projektu w terminie
Wystawienie faktury klientowi na czas
Odebranie dziecka z przedszkola przed zamknięciem
Zamknięcie miesiąca księgowego
Wystawienie oferty o pracę na portalu ogłoszeniowym
Przesłanie oferty do klienta w umówionym terminie
Umówiona wizyta u lekarza
WSKAZÓWKA
Żeby uporać się z tymi zadaniami lepiej, możesz zrobić dwie rzeczy:
- Zastanów się, które z tych spraw jesteś w stanie przewidzieć i zrób je dużo wcześniej, niż dzień przed terminem. Unikniesz niepotrzebnego stresu.
- Zostaw sobie codziennie w kalendarzu trochę czasu na sprawy, których nie jesteś w stanie przewidzieć. Zawsze coś takiego może się pojawić.
Sprawy niepilne i ważne – kwadrant II Macierzy Eisenhowera
Do tych zadań najtrudniej się zmotywować, bo dają satysfakcję i efekty, ale w długim terminie i nikt Cię do nich nie przymusza. To one pomogą Ci rozwijać Twoją firmę, Twoją osobę, zadbać o Twoje relacje, o Twoje zdrowie. Jeśli myślisz o czymś, co wiesz, że jest ważne, ale stwierdzasz „nie dzisiaj”, „innym razem”, to mówimy właśnie o tych sprawach.
PRZYKŁAD
Praca nad nowym, innowacyjnym produktem
Podsumowanie projektu i napisanie „lessons learned”
Trening na siłowni
Czas poświęcony rodzinie
Nauka nowego języka obcego
Profilaktyczne badania
Te zadania musisz zaplanować, by kiedykolwiek miały szansę być robione.
Sprawy pilne i nieważne – kwadrant III
Pamiętaj, że to sprawy, które nie są ważne w realizacji Twoich długoterminowych celów. To te akcje, wobec których czujesz powinność ich zrobienia. Masz wyrzuty sumienia, jeśli ich nie zrobisz, choć możesz na nie znaleźć inny sposób. Asertywność może być doskonałą metodą na uporanie się z nimi.
PRZYKŁAD
Uczestniczenie w spotkaniu, na którym Twoja obecność jest opcjonalna
Pomoc wszystkim dookoła, podczas gdy ktoś mógłby poradzić sobie sam
Opłacenie miesięcznych rachunków
Zaangażowanie w projekt, z którego nie jesteś rozliczany
Przeglądanie skrzynki co 10 min i odpowiadanie na każdego maila od razu
Najlepszą metodą jest DELEGOWANIE tych zadań. Innym sposobem może być też ich automatyzacja, np. ustawienie zleceń stałych wszystkich płatności miesięcznych. Nawet jeśli co miesiąc płacisz różną kwotę za prąd, telefon, media, ustaw przelew o 10 zł wyższy niż średnia z ostatnich 6 miesięcy i przestaniesz co miesiąc siedzieć nad przelewami.
Raz na pół roku zrobisz wyrównanie i z głowy.
Odkryj Sekrety Przywództwa poświęcając 10 minut dziennie!
Czujesz, że tradycyjne szkolenia są czasochłonne i mało skuteczne?
Poznaj e-book "30 Inspirujących Historii dla Managerów" – szybka i efektywna nauka przywództwa:
✔ 30 historii z praktycznymi lekcjami do zastosowania od razu,
✔ 10 minut dziennie – tyle potrzebujesz, by zmieniać swoje podejście,
✔ Konkretna wiedza – zero teorii, same praktyczne wskazówki.
Rozwijaj się bez tracenia czasu!
Jako manager, który jest ciągle „zaczepiany” przez podwładnych z różnymi sprawami, możesz ustalić 45 min w ciągu dnia, kiedy jesteś do całkowitej dyspozycji pracowników. Coś w rodzaju konsultacji, które pamiętasz z czasów studiów.
Sprawy nieważne i niepilne – Kwadrant IV
To te sprawy, które dają Ci natychmiastową przyjemność, poczucie szybkiej nagrody. Pisałem o tym więcej w artykule o prokrastynacji.
Oprócz przeglądania mediów społecznościowych to też bezsensowne przeglądania produktów, których nie planujemy kupić. To rozpraszacze i pożeracze czasu.
PRZYKŁAD
Przeglądanie Facebooka i Instagrama
Długie pogawędki przy kawie
Spędzanie czasu na poszukiwaniu śmiesznych memów, które wyślesz później koledze
Czytanie artykułów, które nic nie wnoszą do Twojego życia
Rozwiązywanie problemów innych, które nie są związane z pracą
Uczestniczenie w bezsensownych spotkaniach
Te zadania najlepiej wyeliminować z Twojego dnia, a jeśli to zbyt trudne na początek to ustal dzienne limity czasu.
WSKAZÓWKA
Naucz się grzecznie mówić „NIE”. Jeśli nawet jesteś chodzącym dobrem, które pomaga każdemu w potrzebie, musisz uświadomić sobie, że kiedyś trzeba zadbać o siebie.
Macierz Eisenhowera – Przykład
Poniżej pokazuję przykład zadań managera, ułożone wg kategorii Macierzy Eisenhowera.
Pilne i Ważne
- Półroczna ocena pracownika, której termin kończy się pojutrze
- Zajęcie się pilną reklamacją klienta
- Przesłanie raportu z wynikami pracowników
- Przygotowanie prezentacji do szkolenia dla nowych pracowników
Niepilne i Ważne
- Ustalenie planu rozwoju zawodowego dla każdego pracownika
- Cotygodniowe spotkanie w 4 oczy z każdym z pracowników
- Zorganizowanie dodatkowego szkolenia dla pracowników i dla siebie
- Przeprowadzenie przeglądu procesu biznesowego w poszukiwanie optymalizacji i eliminacji strat
Pilne i Nieważne
- Uczestniczenie w spotkaniu grupy roboczej, gdzie nie jesteś liderem
- Pisanie procedury procesu
- Rysowanie mapy procesu
- Przeprowadzanie researchu rynku
- Robienie analizy w Excelu, w której dane nie są poufne
- Odpisywanie na każdego maila, gdy tylko się pojawi
Niepilne i Nieważne
- Nadmierne kontrolowanie pracowników
- Organizowanie spotkań, tam gdzie wystarczy e-mail
- Wielokrotne sprawdzanie tej samej prezentacji dążąc do perfekcjonizmu
Budowa Macierzy Eisenhowera – krok po kroku
Zanim przejdziemy do kroków, zastanów się, co jest dla Ciebie Ważne?
Tak naprawdę.
Z ustaleniem pilności nie będziesz mieć problemu, dlatego ustal, co jest naprawdę dla Ciebie Ważne. (dom, praca, rodzina, zdrowie, duchowość).
A teraz możesz przejść do tych kroków.
Krok 1. Zrób listę
Zrób listę wszystkiego, co musisz w najbliższym czasie zrobić
Przelej na papier absolutnie wszystko, co masz do zrobienia w krótkim i długim terminie.
Krok 2. Ustal kategorie
Znając już Macierz Eisenhowera, przyporządkuj odpowiednie zadanie do odpowiedniego kwadrantu. Dobrą metodą będzie oznaczenie konkretnych zadań różnymi kolorami.
Krok 3: Ustal akcje
Pilne i Ważne: zacznij nad nimi pracę od razu.
Niepilne i Ważne: oszacuj czas potrzeby na wykonanie, ustal potrzebny czas, zaplanuj w kalendarzu i ustal przypomnienie.
Pilne i Nieważne: Zastanów się, komu możesz je zdelegować i zrób to. Jeśli możesz je zautomatyzować, zajmij się tym.
Niepilne i Nieważne: Unikaj ich, wykreśl z listy.
Macierz Eisenhowera – Podsumowanie
To narzędzie pomoże Ci w ustaleniu priorytetów i skupieniu się na tym, co naprawdę ważne. By zmaksymalizować Twoją produktywność, staraj się poświęcać najwięcej czasu na zadanie, które umieścisz w dwóch pierwszych kwadrantach.
Jeśli chcesz więcej poczytać o sposobach poprawiających Twoją produktywność, to polecam Ci:
Ściągnij gotowy szablon!
Pigułka wiedzy w jednym pliku: opis, przykłady, szablon do samodzielnej pracy.
Bardzo proste i baaardzo przydatne :) Korzystam bardzo często :)
Organizacja w pracy to podstawa. Mnie pomaga dokładne rozpisywanie planu dnia, co do godziny. Oczywiście nie zawsze udaje mi się go trzymać, bo zdarza się, że coś wpadnie na wczoraj.