Mały zespół, mała firma i ciągle te same problemy z komunikacją. Ktoś o czymś zapomniał, nie zrozumiał albo pomyślał, że to dopiero na przyszły tydzień.
W dużej firmie z tysiącami klientów takie rzeczy bardzo często rozchodzą się po kościach, bo tak po prostu jest. W małej firmie albo kluczowym projekcie skutki mogą być dużo bardziej dramatyczne…
Rynek dostarcza dziś setek rozwiązań. Mówię tu o czymś bardziej zaawansowanym niż MS Excel, ale czymś prostym jednocześnie.
Jest tego tak dużo, że można powiedzieć „każdy znajdzie coś dla siebie”. To prawda.
Ale które narzędzie jest najlepsze?
Za co warto zapłacić, a co wystarczy w wersji darmowej?
Przygotowałem dla Ciebie krótkie zestawienie pomocnych aplikacji. Wybrałem te, które uważam za godne wzięcia pod uwagę. Możesz je pod siebie dostosować.
Aha! I to, co było dla mnie ważne, to aby te aplikacje miały też wersje mobilne. W dobie nagryzionych jabłek i innych takich moim zdaniem to „must have”.
Na początek darmowe plany.
(P.S. Linki w artykule to nie linki afiliacyjne. Polecam te aplikacje, bo są dobre. Osobiście nic z tego nie mam ;))
Trello
Na skróty
Trello jest jednym z bardziej popularnych narzędzi do organizowania pracy i zespołu.
To, za co kocham Trello to prostota. Gdy zalogujesz się tam pierwszy raz nie przytłacza Cię masa różnych funkcjonalności. Interfejs jest bardzo przejrzysty i intuicyjny. Tworzymy naszą tablicę (board), zapraszamy do niej współpracowników i już możemy zaczynać organizowanie naszej pracy.
To jak zorganizujemy sobie naszą tablicę zależy w 100% od nas.
Samo Trello podpowiada i pokazuje różne szablony takich tablic w zależności od branży i potrzeb zespołu. Zadania dodajemy do list i tutaj zaczyna się magia. W ramach zadania mamy jego tytuł, opis, możemy przypisać konkretną osobę, deadline, oznaczyć priorytet, czy stworzyć checklistę podzadań. Możliwości jest tutaj naprawdę sporo, więc poeksperymentuj.
Ale to nie koniec.
To, co do tej pory napisałem to same podstawowe funkcje Trello.
Dodatkowo znajdziesz tam tzw. „Power Ups”. To nic innego jak różnego rodzaju rozszerzenia, integracje z innymi aplikacjami, które dodają funkcjonalności do twoich tablic. Jest tego tak dużo, że możesz stracić godziny na ich przeglądanie, jeżeli nie wiesz czego konkretnie szukasz.
W planie darmowym jest jednak kilka ograniczeń. Nie możesz zainstalować dowolnej ilości rozszerzeń, masz ograniczone możliwości jeżeli chodzi o zarządzanie uprawnieniami itp.
Plan premium usuwa te ograniczenia. Koszt konta premium to na dzień dzisiejszy $10 miesięcznie za użytkownika.
Szukałem wad tego narzędzia i jedyna rzecz, która mi przeszkadza to czytelność tablicy przy dużej ilości zadań. Gdy mamy ich naprawdę dużo to można stracić wątek. Tracisz możliwość szybkiego zorientowania się „gdzie jesteś”.
Prawdopodobnie można rozwiązać ten problem poprzez lepszą organizację list i dodatkowych tablic, ale ja zawszę wolę mieć wszystko w jednym miejscu.
Super, że jesteś!
Właśnie trwa promocja na dostęp do kursu POWERR Feedback Masterclass z AI. Zerknij na szczegóły!
Asana
Asana to zdecydowanie bardziej rozbudowane narzędzie od poprzedniego.
Na dzień dobry otrzymujemy konto z 15 darmowymi użytkownikami! Są jednak pewne ograniczenia funkcjonalności, w szczególności jeżeli chodzi o zarządzanie projektami. W wersji darmowej możemy tworzyć projekty, zapraszać użytkowników, korzystać z grupowych chatów, komentarzy itp. Zadania podobnie jak w trello mają wiele opcji łącznie z przypisywaniem ich do konkretnych osób.
Z funkcjonalności, które bardziej mi się spodobały w Asanie to widok moich zadań i widok kalendarza. Jest to sposób, w który ja pracuję, dlatego przypadło mi to do gustu.
Dodatkową funkcją, którą pokochałem to możliwość tworzenia zadań z poziomu chatu z innymi osobami. Zaznaczamy fragment wypowiedzi, jedno kliknięcie i mamy utworzone zadanie, przypisaną osobę. Nic nam nie umyka!
W wersji płatnej z funkcji, które warto wymienić to planowanie projektu w czasie, tworzenie zależności pomiędzy zadaniami i ustawianie „kamieni milowych” w projekcie (ang. milestonów). Te funkcje są dla mnie kluczowe jeżeli chodzi o zarządzanie projektem. Gdyby były one w wersji podstawowej to zdecydowanie to narzędzie byłoby dla mnie numerem jeden.
Bitrix24
Bitrix to już narzędzie, które spokojnie można nazwać kombajnem.
Na pierwszy rzut oka po zalogowaniu trochę przytłacza ilość opcji, które są dostępne. Trzeba trochę poszperać i można to na tyle dostosować pod siebie, że interfejs staje się czytelny. Mam tu na myśli wyłączenie tych funkcji, które są dla nas nieistotne.
Szczerze mówiąc to nie wiem dlaczego autorzy postawili na zarzucenie nas taką ilością funkcji od samego początku. Lepszym rozwiązaniem byłaby możliwość ich stopniowego włączenia jeżeli są dla nas użyteczne. Być może wynika to ze sposobu w jaki ta aplikacja jest promowana?
Bitrix to dość kompleksowe rozwiązanie dla firmy.
Prócz zarządzania zespołem, projektami ze wszystkimi dostępnymi opcjami, o których możemy pomyśleć jest tutaj szereg dodatkowych narzędzi, tak aby stało się to dla nas jedyne miejsce do pracy w firmie.
Możemy z bitrixem nawet zintegrować pocztę firmową (choć jest to zadanie trochę bardziej skomplikowane), zarządzać strukturą firmy, stworzyć drzewko organizacyjne, które później wykorzystujemy w wielu innych miejscach.
Z funkcji, których nie znajdziemy w dotychczas wymienionych aplikacjach jest prosty CRM, planowanie sprzedaży, raportowanie czy sales inteligence.
Ciekawą rzeczą jest możliwość zainstalowania na swoim komputerze komunikatora zintegrowanego z aplikacją. Co prawda w artykule o 10 trikach w outlooku pokazywałem jak wyłączyć powiadomienia w Outlooku, aby nas nie rozpraszały. Ale to kwestia indywidualna. Może lubisz.
Nozbe
Nozbe to aplikacja nieco inna od poprzednich, bo skupia się najbardziej na Twojej osobistej produktywności i wokół tego się kręci.
Na początek muszę dodać, że aby przetestować ją w większym zespole od razu (nie licząc miesięcznego okresu testowego) musisz skorzystać z płatnego planu. Plan wybierasz w zależności od ilości osób w zespole i płacisz stały ryczałt miesięczny bez względu na to czy zespół maleje czy rośnie w ramach wybranego limitu. Jest to zdecydowanie tańsza opcja niż np. $10 za użytkownika miesięcznie, ale nie ma tego komfortu, że chwilę poużywamy tej aplikacji w zespole i zobaczymy czy wszystkim ona pasuje czy nie.
Przykładowo dla 8-osobowego zespołu miesięczny koszt Nozbe to 99 zł/miesiąc.
Jak już wspomniałem Nozbe skupia się przede wszystkim na Twojej produktywności i pozwala zorganizować Twoją pracę, a nawet życie prywatne :) Ja używam Nozbe do różnych celów. Używałem go np. kiedy wykańczałem mieszkanie.
Uwielbiam Nozbe.
Ciekawostka o Nozbe…
Nozbe zostało założone i jest tworzone przez Polską firmę! To super przykład, że Polacy tworzę świetne start-upy.
Wróćmy do aplikacji. Wszystko zorientowane jest tutaj na użytkownika i jego dzień pracy. Po zalogowaniu, pierwsze co widzisz to Twoje zadania o najwyższym priorytecie do wykonania na dzisiaj. Ma to swoją zaletę, bo nie musisz się zastanawiać nad tym, od czego zacząć dzień.
Kolejna rzecz to projekty.
W Nozbe wszystko co składa się z więcej niż jednego zadania to projekt. Tutaj możesz wpaść w pułapkę i zacząć tworzyć projekty jak szalony, czego efektem będzie to, że możesz ich mieć 100 lub więcej. W takim wypadku staje się to niestety „niezarządzalne” i zdecydowanie polecam trochę rozsądku w tej kwestii.
Funkcja, którą odkryłem dopiero po jakimś czasie, a która jest jedną z częściej przeze mnie teraz używanych to szablony.
Przykład.
Utworzyłem sobie szablon o nazwie podcast, umieściłem w nim wszystkie zadania, które muszę wykonać, aby stworzyć nowy odcinek podcastu. Teraz gdy mam nowy temat na podcast, wiem z kim chcę przeprowadzić rozmowę to tworzę projekt o nazwie odcinka na podstawie tego szablonu i od razu mam utworzone nowe zadania. Bardzo mi to pomaga w zarządzaniu czasem w trakcie produkcji.
W Nozbe tak jak w innych aplikacjach z zadaniami możesz robić dokładnie to, czego potrzebujesz, np. przypisywać osoby, komentować, nadawać kategorie, projekty, załączniki, listy kontrolne i wiele innych. Dodatkowo to, co jest dla mnie ważne to proste przypisywanie orientacyjnego czasu jaki potrzebuję na wykonanie danego zadania. To pozwala mi planować konkretne dni i nie wrzucać zbyt wielu spraw na dobę.
Nozbe, podobnie jak Trello, ma też integracje z masą innych aplikacji.
Basecamp
Na początku podszedłem do tej aplikacji bardzo sceptycznie.
Ale już na etapie zakładania konta bardzo mnie pozytywnie zaskoczyła. Z reguły gdy stawiasz pierwsze kroki z większością aplikacji to po zalogowaniu otrzymujesz pustą przestrzeń i myślisz jak tu zacząć.
Tutaj jest inaczej.
W trakcie zakładania konta odpowiadasz na kilka pytań, zajmuje to dosłownie 2 minuty, a Basecamp konfiguruje dla Ciebie środowisko pracy. Po zalogowaniu zobaczyłem już pierwsze zespoły i obecne projekty, które podałem. Takie podejście bardzo mi się podoba. Skraca czas na zapoznanie się z narzędziem. Dodatkowo cały interfejs jest bardzo przemyślany, wszystko jest bardzo intuicyjne i od razu wiedziałem gdzie i po co mam kliknąć.
BaseCamp dzieli wszystko na projekty z przypisanymi ludźmi lub zespołami. Prócz tego logicznego podziału, wewnątrz nie ma wielkich różnic. Cały projekt wizualnie podzielony jest na sześć części i każda ma swoją ściśle określoną rolę. Do dyspozycji masz chat grupowy, inbox, listy zadań, kalendarz, auto stand-upy (o tym później) i miejsce na przechowywanie plików.
Czyli podstawowe elementy pracy managera.
Tworząc listę zadań możesz je poprzypisywać do poszczególnych osób, dodać daty, dodać komentarze.
Generalnie wszystko to, czego mógłbyś się spodziewać po tej funkcjonalności. Schedule (kalendarz) to miejsce, gdzie widzisz wszystkie zadania rozłożone w czasie. Dodatkowo możesz tworzyć spotkania jednorazowe, cykliczne itp. Wszystko widzisz w jednym miejscu.
Jedna funkcja bardzo mi się spodobała. To codzienna zbiórka dla zespołu, który z różnych powodów nie jest w stanie codziennie się spotkać. Może tak przecież być. Zwłaszcza gdy zarządzasz kilkoma zespołami w różnych strefach czasowych.
Funkcja nazywa się „Automatic check-ins”.
Jak to działa?
Tworzysz listę pytań dla każdej osoby z zespołu, np.
Co robiłem wczoraj?
Co będę robił dzisiaj?
Jak problemy przeszkodziły mi w osiągnięciu dziennego celu?
Potem ustalasz porę dnia kiedy każdy członek zespołu odpowiada na pytania. Następnie każda inna osoba widzi wszystkie odpowiedzi i wie gdzie „jesteśmy” z projektem.
Oczywiście niech nie przyjdzie Ci do głowy całkowite zrezygnowanie z regularnych spotkań zespołu!
Ostatnią rzeczą, którą warto powiedzieć o tej apce to plany i płatności. Na chwilę obecną jest 30-dniowy okres testowy, ale zaraz po nim musisz przejść na plan płatny jeżeli nadal chcesz używać tego narzędzia. Nie ma żadnej wersji darmowej. Posiadają tylko jeden płaski plan z opłatą $99 za dostęp. Nie ważne ile masz osób w firmie czy zespole, jest to stała opłata, dzięki której łatwo będzie Ci planować koszt. W porównaniu do innych aplikacji, gdzie zazwyczaj płaci się od użytkownika, jest to dość ciekawa alternatywa.
Podsumowanie
Nie powiem Ci która jest najlepsza, bo to zależy ile chcesz wydać, jakieś masz potrzeby i co spodoba się Twojemu zespołowi i Tobie. Interfejs też ma znaczenie :)
To, co mogę zarekomendować na pewno to wypisanie sobie listy swoich potrzeb. Utworzenie kilku projektów, listy zadań, ustawienie członków zespołu, a później przetestowanie tych samych funkcji w każdej z tych aplikacji.
Szybko zorientujesz się co najbardziej Ci odpowiada.
Używasz czegoś, co uwielbiasz, a nie wymieniłem w tym zestawieniu?
Podziel się. Ale koniecznie napisz co konkretnie podoba Ci się w Twojej ulubionej apce.
Super, że jesteś!
Właśnie trwa promocja na dostęp do kursu POWERR Feedback Masterclass z AI. Zerknij na szczegóły!
I do agree with all the ideas you have presented in your post. They’re really convincing and will definitely work. Still, the posts are too short for novices. Could you please extend them a little from next time? Thanks for the post.
Wymieniłem u siebie w firmie Trello na Fortaska i jest między nimi przepaść. W Fortask’u mam możliwość ustawiania podzadań, które nie robią bałaganu na Dashboardzie. Wewnątrzfirmowy czat to też wygodna opcja. Polecam sprawdzić szczegóły na ich stronie.
O Fajna sprawa, dzięki Bartosz, nie znałem.
Myślę, że warto dodać do listy Teams – narzędzie Microsoftu, które z pewnością staje się coraz bardziej poularne w dużych firmach.
Dzięki Zuza. To darmowe czy płatne narzędzie?
Obecnie na rynku dostępnych jest coraz więcej tego typu programów. Przetestowałam kilka i według mnie najlepiej się sprawdza program taagly.com mnóstwo funkcjonalności, prostota użytkowania.
Dzięki Damian, a możesz coś więcej napisać o tym programie?
Świetne zestawienie. Korzystałem z większości tych aplikacji, ostatecznie korzystam z Nozbe (do organizacji własnych zadań) i Trello (gdzie tworzę listy, np. książek do przeczytania).
Też wykańczam mieszkanie z pomocą Nozbe. Bez tego już dawno wykończyłbym się sam…:)