31 godzin.
Tyle w ciągu miesiąca pracownik spędza na niepotrzebnych spotkaniach. To 20% jego czasu pracy! Inne badania wskazują, że amerykańskie firmy tracą rocznie aż 37 miliardów dolarów z tego samego powodu. Z powodu niepotrzebnych, albo źle prowadzonych, głupich spotkań.
Jest aż tak źle? Nawet gorzej. Zastanawiasz się, czy da się coś z tym zrobić? Da się. Ale nie jest to łatwe…
Na początek ustalmy coś.
Będziemy dziś mówić o tych regularnych spotkaniach zespołu. Tych, które odbywają się cyklicznie. Raz na miesiąc, na tydzień, czy co dwa tygodnie. Większość firm i menadżerów, mimo, że są tak nudne, to praktykuje te spotkania z wielu powodów. Ja też uważam, że są one potrzebne. Zaraz powiem dlaczego.
Bo to same korzyści. Zespół ma szansę na chwilę odejść od biurka. Może pogadać w grupie o palących problemach. Może się trochę pośmiać. Wylać pomyje żalu. Odetchnąć. Zmotywować się do dalszej pracy. A szef może wyczuć, czy ktoś przypadkiem nie szykuje się do dezercji. Same plusy.
W teorii…
Bo jak wygląda rzeczywistość?
Dramatycznie.
Szef ględzi coś o oczywistych oczywistościach. Bez cienia planu. Spóźnia się. Zresztą, jak i większość zespołu. Ci punktualni wściekają się. Ci spóźnieni uważają, że nic się nie stało. A w trakcie wszyscy milczą. Spoglądają na zegarek. Ktoś tam opowie dowcip za plecami kolegi. Ktoś wlepia gały w smartfona. Kto inny czeka tylko, żeby się wymądrzyć. Dorzucić swoje dwa puste grosze. Chaos. Brak podsumowania. Nędza. Ale 30 min odhaczone. Można wracać do roboty.
Jest sens to w ogóle robić?
Kiedyś powiedziałbym, że nie. Dziś myślę inaczej. Bo z tego można coś wyciągnąć. Ale tu nie ma miejsca na spontaniczność. Na natchnienie z nieba. Na brak przygotowania. Spontanicznie to można wypić piwo przy Listach do M.
A jeśli zabierasz komuś czas i nie chce Ci się porządnie przygotować, to go nie zabieraj!
Lepiej odpuść od razu. Bo nie różnisz się wtedy niczym od telemarketera, który prosi o 10 min na krótką rozmowę, a potem okazuje się, że szczegóły, potrzebnej Ci jak psu parasol, oferty ubezpieczenia telefonu poznajesz po 20 minutach. Czas nie ma ceny. Nie możesz go sobie dokupić.
No ale stary, wiesz ile ja mam na liście? Skrzynka wrze od nieprzeczytanych. Raporty niesprawdzone. Telefony nieoddzwonione. Trzy spotkania po tym z zespołem i jeszcze muszę wyjść wcześniej, żeby odebrać dzieci. Może ktoś, kto nie ma rodziny i same okienka w kalendarzu pozwoli sobie na jakieś bzdurne przygotowania. Ja nie mam na takie rzeczy czasu.
Wiesz co? Każdy ma dużo pracy. Każdy ma dużo spotkań. Każdy ma życie po pracy.
Ale pocieszę Cię. Jest rozwiązanie.
Zobaczysz zaraz gotową listę punktów, które zawrzesz w każdym spotkaniu, a później kilka sprawdzonych rad. Na końcu znajdziesz plik pdf do ściągnięcia z listą kontrolną. Połączysz to, a spotkania od razu będą bardziej zorganizowane, konkretne, ludzie wyjdą z nich zmotywowani i szczęśliwsi. Bez poczucia zmarnowania czasu. A przygotowanie się zajmie Ci nie dłużej niż 20 min.
Gotów?
Dobrze. Ale jeszcze jedna chwilka.
Zanim zaczniemy to musisz o czymś wiedzieć. Musisz wiedzieć jaki jest jeden, nadrzędny cel tych wszystkich spotkań i tego całego zamieszania. Jest takie jedno słowo, które jest kluczem do wszystkiego.
To słowo to NADZIEJA.
John C. Maxwell pisał, że pracownik, który ma w sobie nadzieję nie tylko pracuje wytrwale. On też bardziej się stara. Nadzieja daje mu energię, buduje motywację, pozwala budować wyższe oczekiwania. Nadzieja, że firma się rozwinie, że zespół się rozwinie, że ludzie będą mogli się rozwijać i dostawać coraz to ambitniejsze zadania, że kiedyś będą mogli chwalić się swoją pracą. To trzyma ludzi przy życiu. Człowiek zdemotywowany to ten, który stracił nadzieję. Na cokolwiek.
Wielcy liderzy znają wartość tego słowa.
Pewien dziennikarz zapytał kiedyś Winstona Churchilla, co było najpotężniejszą bronią Wielkiej Brytanii w krwawej i dramatycznej walce z nazistowskimi Niemcami. Premier odparł wówczas bez chwili zastanowienia.
– To samo, co zawsze. Nadzieja.
To dawało ludziom siłę do walki. Do wytrwałej pracy nad pokonaniem wroga.
Skoro już wiesz, jakiego celu się trzymać to przejdźmy do konkretów.
Co powinno znaleźć się w Twojej agendzie każdego spotkania?
Rewolucja Produktywności
5 strategii zarządzania czasem, które musisz znać
- Szkolenie online dla zabieganych managerów, przedsiębiorców, specjalistów, którzy toną w codziennych obowiązkach, nie wyrabiają się z pracą, a jednocześnie prokrastynują
- Wyjdziesz za chaosu, uporządkujesz swój dzień i zaczniesz mieć poczucie, że to był dobry dzień
#1 Informacje ogólne
Czyli jakie?
A kojarzysz te maile zatytułowane „Do wszystkich pracowników”? Tak. Te z ogólną komunikacją, jakimiś tam wizytami gości, informacjami o szczepieniach przeciw grypie i nowych strategiach na 2018.
Wiesz ilu pracowników je czyta?
Nikt. Skoro są do wszystkich to znaczy, że do nikogo. Chyba, że ktoś naprawdę się nudzi.
Znam firmę, w której nikt z pracowników nie przeczytał maila, w którym firma ogłosiła, że od nowego roku wprowadza nowy bonus roczny. Tak, pracownicy przeoczyli maila o zastrzyku grubej gotówki.
Dlaczego? Bo nikt nie czyta maili ogólnych.
Ale czasem trafi się tam coś straszliwie ważnego. I nie mówię tu o demonstracjach związku zawodowego flegmatyków. Po prostu coś, o czym każdy powinien wiedzieć. I tu jest rola menadżera. Menadżer musi czytać wszystkie tego typu maile. Bo możesz być jedyną osobą z zespołu, która to robi. Ktoś musi wyłapać to, co ważne i opowiedzieć o tym na spotkaniu zespołu.
Oprócz tego zerknij czasem na newsy ze strony wewnętrznej firmy. Tam też pojawiają się ciekawostki, których nikt nie czyta.
To po to ten punkt.
Kurs e-mailowy, w którym w ciągu 7 dni poruszam 7 najważniejszych obszarów zarządzania zespołem. Dowiesz się m.in. jak wyznaczać cele, jak podnosić motywację zespołu, jak integrować zespół i budować zaangażowanie, ale też jak zadbać o siebie i swój work-life balance. Dołącz za darmo.
#2 Omówienie postępów
Tu jasna sprawa, że wszystko zależy od charakteru pracy. Jeśli każdy robi dokładnie to samo i wyniki można zobaczyć na codziennych raportach, bilingach to śmiało ten punkt można pominąć.
Ale jeśli nie, to daj każdemu dwie minuty na opowieść o swoich postępach w ostatnim tygodniu. Gdzie jest? Co robi? W jakiej jest fazie projektu? Jakich klientów obsłużył? Ilu? Co mu się szczególnie udało? Z czym miał problem?
Plusy z tego widzę co najmniej trzy.
Po pierwsze, jeśli jako menadżer usłyszysz, że kolega Mariusz trzeci tydzień z rzędu mówi o tym samym to lampka powinna Ci się zapalić. Bo on ewidentnie stoi w miejscu. Nie ruszył się o milimetr. Ugrzązł w jakimś błocie.
Zanotuj to jako punkt do dyskusji na spotkaniu w cztery oczy. Widocznie z czymś ma problem i może Cię potrzebować. I może nie chcieć gadać o tym przy wszystkich.
Po drugie, ludzie słuchając o postępach kolegów sami motywują się do przyspieszenia swojej pracy. Bo jeśli ktoś usłyszy, że robiąc to samo jest w tyle za wszystkimi to a nuż się zmotywuje do spięcia tyłka.
Ja sam w szkole nie motywowałem się do nauki, bo miałem wymagających nauczycieli. Nie motywowałem się też, bo każdy powtarzał, że nauka jest taka ważna. Motywowałem się, bo miałem klasę, w której każdy był ambitny i głupio było być z tyłu.
Po trzecie, takie dyskusje sprawiają, że zespół zaczyna sobie wzajemnie pomagać. Słyszą o problemach innych. Sami przez nie przeszli i od razu rzucają wskazówkami. Zdziwisz się ile kłopotów rozwiązuje się w banalny sposób, tylko dlatego, że ktoś otwarcie opowiedział o tym na forum.
A Ty masz mniej roboty.
I nie zapomnij, że Ty też jesteś na liście rozmówców. Na Twoją pracę i postępy będzie wlepionych najwięcej oczu. Nie omijaj kolejki.
Tu przerwa na autopromocję ; ) Ale tak serio to zachęcam do polubienia fanpage tego bloga. Znajdziesz tam nie tylko linki do artykułów, ale i inne ciekawostki, myśli i śmieszne czasem rzeczy. Kliknij w link tutaj. Zawsze też możesz zaprosić do polubienia znajomych.
#3 Problemy
Teoretycznie wszystkie powinny wyjść w punkcie poprzednim. Teoretycznie. Bo ludzie chętniej będą mówić o swoich sukcesach niż porażkach. Chętniej będą się chwalić niż opowiadać o trudnościach.
Dlatego najlepiej zapytaj kilka razy: „Jakie w ostatnim tygodniu pojawiły się problemy?”. Ale nigdy publicznie nikogo za nie nie wiń. Bo jeśli choć raz to zrobisz, to wszyscy urządzą pokazowego focha i już niczego się nie dowiesz. Ludzie nie mogą się bać.
Proponuję, żebyś zaczynał tę sekcję jako pierwszy.
#4 Motywowanie
To najważniejszy punkt spotkania. To taka część, gdzie budujesz nadzieję, o której czytałeś wcześniej.
Jak do tego podejść?
Sposobów jest kilka. Ułożę je od najłatwiejszego do najtrudniejszego poziomu. Wybierz ten, który Ci pasuje.
Poziom 1: Krótka pogadanka
Opowiedz o tym, dlaczego pracujesz tu gdzie pracujesz. Co motywuje Ciebie do codziennej pracy? Bo coś takiego na pewno masz. Opowiedz o dalszych planach firmy. Spróbuj zbudować w zespole poczucie dumy z pracy tutaj. Opowiedz o sensie ich pracy, ale z perspektywy zwykłego klienta lub kogoś dla kogo pracujecie. Bo każda praca ułatwia życie drugiej osobie. Dowiedz się kim jest ta osoba. Opowiedz o niej.
Tu przypomina mi się historia pewnej bardzo zdemotywowanej sekretarki na pewnym uniwersytecie. Któregoś dnia rektor oprowadzał zagranicznych gości po budynku głównym. Przy wejściu siedziała kobieta w recepcji. Rektor spojrzał na nią i powiedział:
– A to nasza wspaniała Pani Zosia.
Kobieta uniosła zmarszczone brwi i westchnęła ze zrezygnowaniem w głosie:
– Ja jestem tu tylko od otwierania drzwi i odbierania telefonów.
Zapadła niezręczna cisza. Na co rektor odparł:
– Nie, nie moja droga. Ty jesteś tu najważniejsza. To Ciebie pierwszą widzą i z Tobą rozmawiają przyszli kandydaci na studia. Jeśli im się nie spodobasz, nie zaprezentujesz naszej uczelni z jak najlepszej strony to złożą dokumenty gdzie indziej. Odejdą. A bez studentów nasza uczelnia nie istnieje. Jesteś twarzą uniwersytetu.
Od tego dnia Pani Zosia zmieniła nastawienie do swojej pracy.
Poziom 2: Zainspiruj kimś
W zasadzie jest to sposób równie prosty jak i ten poprzedni. Znajdź w internetach najbardziej inspirujące przemówienia, teksty, słowa wypowiadane przez ludzi, którzy odnieśli jakiś sukces. I puść takie nagrania jako „dodatek” do spotkania. Czemu nie? Ludzie lubią filmy.
Załączam kilka linków z takimi przemówieniami
–> m.in. Al. Pacino, Steve Jobs, Mel Gibson
–> m.in. Peter Dinklage z Gry o Tron, Steven Spielberg i J.K. Rowling
–> Simon Sinek – Millennials Speech
Poziom 3: Zaproś gościa
Tutaj trzeba się trochę postarać. Trzeba wysłać maila, zadzwonić, przekonać kogoś itd.
Kogo zaprosić? I po co?
Może najpierw „po co?”.
No po to, żeby czegoś się dowiedzieć. Żeby pokazać, że inni ludzie są zainteresowani zespołem. Żeby zespół mógł kogoś poznać. Żeby mógł się kimś zainspirować, zmotywować.
A kogo?
Najpierw spróbowałbym z kimś z wewnątrz organizacji. Niech to będzie dyrektor, którego nikt nigdy nie widział, poza jego stopką w mailu z życzeniami świątecznymi. Albo menadżer innego działu, z którym współpracujecie, ale nigdy nie pogadaliście w cztery oczy. Może szefowa HR.
I niech opowie o swojej drodze zawodowej. Wyborach. O błędach. O własnej organizacji czasu. O tym jak pokierować swoim życiem.
A później pójdź o krok dalej i zaproś kogoś z zewnątrz. Kogoś, kogo wszyscy cenią. Kogoś z uczelni. Kogoś z branży. I nie musisz mieć miliona znajomości. Po prostu przewertuj LinkedIna i wyjdź z taką propozycją. Jedna wiadomość potrafi zdziałać cuda. Tylko ktoś musi ją wysłać.
Nawet nie wyobrażasz sobie jak bardzo zespół poczuje się doceniony.
Poziom 4: Ucz!
Klasyfikacja najwyższa, bo żeby uczyć musisz coś umieć. Jeśli coś umiesz to musisz mieć pewność, że inni tego nie umieją. Jeśli nie umieją to musisz potrafić przekazać tę wiedzę. Żeby przekazać wiedzę musisz się przygotować. Poświęcić czas. To wymaga pracy. Wysiłku.
A co jeśli nie masz nic takiego? Żaden problem. Bo jeśli dziś czegoś nie umiesz, to kto Ci broni douczyć się i za miesiąc o tym opowiedzieć?
Goń do księgarni. Kup jakąś książkę. Wyłuskaj ważne punkty. I zrób mini kurs. Na pół godziny.
Pomysły?
Nr 1: Triki w Excelu
Znajdziesz masę na YouTube, na przykład tutaj
Nr 2: Sztuka negocjacji
–> książka: Sztuka skutecznego prowadzenia mediacji i negocjacji
–> książka: Negocjacyjne ZOO. Strategie i techniki negocjacji w pigułce
Nr 3: O tym jak poprawić swoją efektywność
–> książka: Getting Things Done. Czyli sztuka bezstresowej efektywności
–> bestseller, książka: 4-godzinny tydzień pracy
Nr 4: O sztuce wywierania wpływu na innych
–> bestseller wszech czasów, książka: Jak zdobyć przyjaciół i zjednać sobie ludzie
Nr 5: O tym, jak lepiej organizować się w pracy
–> książka: Nie tłumacz się, działaj! Odkryj moc samodyscypliny
Nr 6: O tym jak poprawić komunikację z ludźmi
–> bestseller wydawnictwa MT Biznes, książka: Wszyscy się komunikują. Niewielu potrafi się porozumieć
Nr 7: O tym, co potrafisz najlepiej
Tu mówię o Twoich branżowych umiejętnościach.
I gwarantuję Ci jedno. Nic tak nie buduje autorytetu jak uczenie.
#5 Plany
Każde takie spotkanie trzeba zakończyć, podsumować. Jeśli ustaliliście plany na najbliższy tydzień, miesiąc to powiedz o tym na samym końcu. Niech to będzie jakiś kopniak na najbliższy czas. Taki motywacyjny.
Zakończ to też dwoma zdaniami Twojego uznania dla zespołu. Powiedz coś miłego. Że cieszysz się, że pracujesz właśnie z nimi. Że jesteś wręcz zaskoczony ich poświęceniem. Że wiesz, że mają jeden z gorszych okresów w roku (jeśli taki mają), ale cenisz to i opowiadasz o swoim zespole komu się tylko da.
Jednych to nie rusza, ale innym pomoże.
No dobrze.
Chwila przerwy?
Bo już kończymy.
No to skoro mamy już agendę każdego spotkania to już połowa sukcesu. Teraz wystarczy tylko wkleić treść w każdy punkt i po robocie. Będzie o niebo łatwiej.
A teraz kilka skutecznych rad, dobrych praktyk, które jeszcze bardziej wzmocnią Twój autorytet i poprawią jakość tych spotkań.
#1 Polub te spotkania
Sam przekonaj siebie, że to jest ogromna szansa na budowanie Twojego autorytetu. Że te spotkania są czymś wyjątkowym. Bo wielu szefów nie lubi tych spotkań. Kazali im. Dlatego są kiepskie.
#2 Nie deleguj agendy
Nigdy nie deleguj nikomu przygotowania agendy. To Ty jesteś organizatorem i to Ty przygotowujesz plan spotkania.
#3 Wyślij maila dzień przed
Przed spotkaniem wyślij maila z agendą i zapytaj, czy ktoś chciałby coś do niej dodać.
#4 Ustal stały dzień spotkań
Najlepiej w poniedziałki. Można zaplanować cały tydzień i nie ma przed nami wizji weekendowego zapomnienia o wszystkich ustaleniach.
#5 Rozplanuj czas
Musisz wiedzieć, ile mniej więcej zajmie Ci każdy punkt. Co do minuty. Inaczej nie zrealizujesz połowy albo przedłużysz spotkanie o godzinę i wszystkich wkurzysz. Samo spotkanie powinno trwać 30-60 min.
#6 Opuść mury twierdzy
Raz na jakiś czas zorganizuj spotkanie zespołu poza biurem. Pobliska kafejka, restauracja. Skrócisz dystans. Tego nikt nie robi. Możesz być pierwszy. Pamiętaj, że wtedy wyrzucasz ze spotkania wszelkie poufne informacje.
#7 Zmieniaj miejsca
Nie organizuj zawsze spotkania w tym samym pokoju. I też nie zajmuj zawsze tego samego krzesła. Pomieszaj to czasem. Nie będzie monotonii i nudy. Pobudzi to trochę kreatywności.
#8 Notuj
Nie możesz nie mieć notatek ze spotkania. Wszystkie problemy, wnioski i punkty do dyskusji na następne spotkanie muszą być spisane. Wyślij minutki do wszystkich. Do tego akurat możesz zatrudnić kogoś z zespołu. Bo czasem trudno mówić i pisać.
Są firmy, w których HR robi czasem takie mini audyty sprawdzające, czy szef faktycznie dba o zespół. Notatki ze spotkań są też dowodem, że się odbywają.
#9 Planuj 4 spotkania do przodu
Jeśli wprowadzisz elementy motywacyjne to zaplanuj kilka scenariuszy do przodu. Bo zostawienie przygotowania mini szkolenia, albo zaproszenia gościa na tydzień przed to samobójstwo.
#10 Ustal etykietę
Ustal na samym początku co wolno, a czego raczej nie?
Po co?
Nie dla Ciebie. Dla innych. Czy pasuje nam, że ktoś je w trakcie? Pije? Czasem wszyscy mogą się na to zgodzić, a czasem nie.
Czy zgadzamy się na przerywanie innym w trakcie? Czy może pytania zadajemy po skończonej wypowiedzi? Wspólnie zdecydujcie. Nie wyskakuj jak kapo z listą praw, zakazów i nakazów.
Nie zgadzajcie się na przychodzenie z laptopami, komórkami i innymi elektronitami. Potem zaznacz to w zaproszeniu. To dobry zwyczaj. To kwestia szacunku.
#11 Zasada 100/150
Nigdy wszystkiego nie przewidzisz. Nie wiesz jakie dyskusje się pojawią. I zawsze możesz zrezygnować z każdego punktu agendy. Ale nigdy nie wolno Ci rezygnować z jednego.
Jeśli ktoś, kto nigdy się nie odzywał nagle otworzy się. Albo pojawi się otwarta dyskusja na temat problemu, który przez miesiące był zamiatany pod dywan to… pozwól ludziom mówić. Niech opowiedzą dokładnie to, co chcą. Tak, jak chcą. Najgorsze, co może się zdarzyć, gdy dyskusja sięga zenitu, gdy ludzie mówią otwarcie o swoich emocjach, lękach, troskach to zamknąć im usta słowami: „Czas nam się skończył. Musimy zwolnić salkę. Dokończymy następnym razem”.
Dlatego jeśli macie jakiś system rezerwacji pokojów to rezerwuj je zawsze na 50% czasu dłużej niż planowany. Czyli na 30 min spotkania, zarezerwuj pokój na 45 min. To da Ci ogromny komfort.
#12 Koryguj
Co dwa miesiące wysyłaj krótką, anonimową ankietę z dwoma pytaniami:
/1/ Co podoba Ci się w spotkaniach zespołu?
/2/ Co zmienił/zmieniłabyś w spotkaniach naszego zespołu?
Bo ten schemat może być dobry tylko dla Ciebie. Albo kiedyś był dobry, a dziś wszystkich nudzi i potrzebują więcej czasu na dyskusje, a nie szkolenia. Nie bój się zadawać pytań. I dodać, albo usunąć coś z agendy.
Podsumowanie
Kiedy opanujesz sztukę prowadzenia efektywnych spotkań zauważysz więcej oczu patrzących bardziej na Ciebie niż na telefon. Zauważysz, że więcej osób będzie przychodzić na czas. Więcej osób będzie zadawać pytania. Więcej osób będzie prowadzić dyskusje. Więcej osób będzie bardziej skorych do otwarcia się i dzielenia swoimi trudnościami.
Nie zrozum mnie źle. To nie są jakieś magiczne sposoby. Nie od razu zamienią śmiertelnie nudne spotkanie w coś niesamowitego. Ale zamienią średnie spotkanie w bardzo dobre.
I to nie jest kwestia dobrego zwyczaju, jakiejś głupiej mody na planowanie. To jest kwestia Twojego wizerunku. To kwestia budowania Twojego autorytetu. To kwestia szacunku do każdego pracownika.
Zauważysz, że niedługo zaczniesz zbierać prawdziwe wyrazy uznania.
A poniżej załączam plik z listą kontrolną i skrótem artykułu.
Miałeś do tej pory jakiś schemat spotkania? Czy raczej preferujesz chodzenie na żywioł?
Rewolucja Produktywności
5 strategii zarządzania czasem, które musisz znać
- Szkolenie online dla zabieganych managerów, przedsiębiorców, specjalistów, którzy toną w codziennych obowiązkach, nie wyrabiają się z pracą, a jednocześnie prokrastynują
- Wyjdziesz za chaosu, uporządkujesz swój dzień i zaczniesz mieć poczucie, że to był dobry dzień
Odpowiedz