Piszesz ważnego maila. Zabierasz się do tego cały dzień. Starasz się zawrzeć wszystkie ważne informacje. Zanim go wyślesz czytasz. Sprawdzasz z każdej strony. Ciężka praca. Trudne zadanie. Eh…
W końcu klikasz ten magiczny przycisk „WYŚLIJ” i czekasz na odpowiedź. I czekasz… i czekasz…
Dlaczego zawsze tak długo czekasz na odpowiedź?
Dlaczego Twój mail nie jest dla kogoś priorytetem?
A może ktoś po prostu nie lubi czytać tych Twoich wypocin? Bo są długie, nieskładne, nieuporządkowane? Po prostu źle się je czyta.
Pół biedy, jeśli piszesz do agenta ubezpieczeniowego. Oj tak. Oni szybko odpowiadają.
Ale Ty przecież ciągle piszesz do managera, dyrektora, działu prawnego, IT. Dobrze byłoby szybko dostać odpowiedź.
A tak nie jest…
Zdajesz sobie sprawę, że każdy manager zaczyna dzień ze skrzynką kipiącą od nieprzeczytanych maili?
To naturalne. Jest przecież zaangażowany w kilka projektów, musi zaakceptować kilkanaście wniosków, dać zgodę na jakieś odstępstwo, przygotować raport i jeszcze te rozmowy rekrutacyjne.
Dlaczego Twoja wiadomość miałaby być priorytetem?
Też nie wiem. Ale jedno jest pewne. Przy takiej ilości maili ludzie ich nie czytają. Oni je skanują!
Zapamiętaj! Ludzie maile skanują. Zatem Twój mail musi być skanowalny.
Manager poświęca 2-3 sekundy szukając słów kluczowych, które mogą być dla niego ważne i przeskakuje dalej.
Chcesz zyskać jego uwagę?
Musisz się bardziej postarać. Postarać się tak, żeby szef chętniej zerknął na wiadomość od Ciebie i szybko odpowiedział.
Jak to zrobić? Miło, że pytasz.
Zastosuj kilka sposobów, które zwiększą ich przejrzystość.
#1 Zadbaj o tytuł
Na skróty
Tytuł Twojego maila musi precyzyjnie mówić odbiorcy, czego e-mail dotyczy. To podstawa.
Jeśli chodzi o minutki ze spotkania to ani waż się napisać „Minutki ze spotkania”
Zamiast tego podaj dokładną datę i godzinę spotkania „Minutki ze spotkania 15 Kwietnia 2017, godz. 10:00”. Tytuł powinien mówić wszystko. Oprócz tego wskazuje na rangę danej wiadomości. Każdy lider chce to wiedzieć od razu.
Dlaczego?
Jedyne, co go interesuje to czy musi, czy nie musi coś zrobić w związku z Twoją wiadomością. Czy wrzucasz mu kolejną akcję do kalendarza, czy może tylko informujesz go o czymś. Pomóż mu szybko zrozumieć, o co Ci chodzi. Trzeba sobie pomagać.
#2 Zastosuj odwrócony początek
Najważniejszą informację, konkluzję napisz na samym początku treści. Później stopniowo opisuj szczegóły, przyczyny podjętej decyzji. Nie każ komuś czytać 1000 słów zanim znajdzie to, co tak naprawdę jest ważne.
Np. musisz przygotować analizę 5 ofert dostawców operatorów telekomunikacyjnych i rekomendować jednego.
Na wstępie napisz, którego operatora rekomendujesz, a później opisz krok po kroku, w jaki sposób doszedłeś do tej decyzji.
#3 Używaj paragrafów
Nie pisz długich wywodów, epopei bez żadnych przerw. To źle się czyta. Jeśli mail już musi być długi, to podziel go na paragrafy. Każdy temat oddziel fragmentem tekstu. 2-4 zdania w akapicie powinny wystarczyć. Oprócz tego używaj krótkich, zwięzłych zdań.
#4 Używaj list
Jeśli są 4 powody, dla których podjąłeś tę a nie inną decyzję wylistuj je. To pomoże komuś szybciej przeczytać Twój tekst. Staje się ska-no-wal-ny.
#5 Stosuj pogrubienia ważnych elementów
Jeśli w tekście przewidujesz jakieś słowa klucze. Np. kwota pieniężna, nazwisko, nazwa firmy, termin wykonania czegoś – pogrub ten fragment. Możesz nawet zmienić kolor.
Ale bez przesady! Jeden, odmienny, nieświecący jak choinkowa lampka kolor w zupełności zadowoli Twojego odbiorcę.
Chodzi o to, żeby wyróżnić coś, co jest ważne.
Potrzebujesz odpowiedzi do piątku? Dopisz „Proszę o odpowiedź do piątku”. Jeśli trzeba wezwij do akcji.
#6 Bądź zwięzły
Nie piszesz przecież książki, prawda?
Usuń wszystkie niepotrzebne słowa. Niepotrzebne przymiotniki i przysłówki, które tylko wydłużają Twoją wiadomość. Zamieniają ją w esej a nie w krótki, zwięzły tekst. To, dlatego Twitter stał się taki popularny. Zmusza użytkowników do zwięzłości. A ludzie lubią zwięzłość.
„Gdybym miał więcej czasu, napisałbym Ci krótszy list” Mark Twain
#7 Opisuj załączniki
Wysyłasz jakiś plik Excela albo plik PowerPoint?
Opisz w mailu, co w nich jest. Nie pomiń nazwy pliku, który masz na myśli.
A może plik jest za duży i wrzuciłeś go na dysk wspólny?
Zawsze, ale to zawsze podaj link ze ścieżką. Nie pisz „tam, gdzie zawsze”.
Ty też wolałbyś od razu kliknąć i mieć otwarty plik, niż przebijać się przez sieć folderów.
#8 Przeczytaj raz jeszcze przed wysłaniem
Zawsze czytaj dwa razy przed wysłaniem. Nawet, jeśli się bardzo spieszysz. Naprawdę. Sprawdź gramatykę, interpunkcję, literówki. Na pewno coś takiego się wkradło. Nie wyjdziesz na kogoś niedbałego i w dodatku pokażesz, że szanujesz drugą osobę. Tak, to jest dodatkowa praca, ale potrzebna. Każdy manager to doceni.
Adres odbiorcy dodaj na samym końcu!
Znasz powiedzenie o pistolecie?
Każdy przynajmniej raz strzela sam. Tak samo jest z mailami. Każdy przycisk „WYŚLIJ” przynajmniej raz wciska się sam.
Nie wspomniałem o tonie maila. To trochę oddzielny temat, ale pamiętaj, żeby wydźwięk był przyjemny i uprzejmy. Nie używaj zwrotów, które pokażą, że jesteś zły, albo że szargają Tobą jakieś negatywne emocje. Nie rozkazuj. Prośby zamień na pytania.
Odpowiedz