Expose Szefa – opis, przykłady, najlepsze praktyki8 min

Expose szefa. To przemówienie, często też dokument, od którego swoją pracę z zespołem powinien zacząć każdy świeżoupieczony manager.

Jak przygotować expose?

Czym jest Expose Szefa?

Expose szefa powinno składać się z kilku elementów. Główne z nich to:

#1 przedstawienie się,

#2 oczekiwania,

#3 cele,

#4 zakończenie.

Jeśli nakreślisz, co jest dla Ciebie ważne jako managera, łatwiej stworzysz listę oczekiwań wobec zespołu.

Expose jest najczęściej przygotowywane w momencie, kiedy manager obejmuje nowy zespół.

Może być też przygotowywane dla pracowników, aby lepiej ich zmotywować i zaangażować w realizację wyznaczonych celów. W expose szefa mogą być również zawarte informacje dotyczące osiągnięć i trudności, z jakimi mierzy się firma oraz sposoby ich rozwiązania.

To świetny sposób, by ustalić zasady współpracy z zespołem na samym starcie i wzmocnić swój autorytet jako managera.

Pobierz gotowy szablon

Krok 1. Expose szefa – przedstawienie się

Pamiętaj, że w expose szefa nie chodzi tylko o to, by opowiedzieć o swoich oczekiwaniach i planach. Ważne, by na wstępie zespół uznał Cię za szefa kompetentnego i kogoś, komu będzie można zaufać.

Jak to zrobić?

Przedstaw się na początku expose

Zacznij od kilku słów o sobie. Opowiedz o swoim doświadczeniu i wykształceniu. Nie każdy sprawdził Twój profil na Linkedinie. 

Krok 2. Oczekiwania

W tym kroku opowiedz o ogólnych postawach i zachowaniach, które będziesz doceniać u swoich pracowników, ale też tych, których nie będziesz akceptować.

Jest to część expose, w której szef mówi o wartościach, jakimi się kieruje.

Krok 3. W expose szefa przedstaw cele zespołu

Nie zawsze zespół wie, po co właściwie istnieje. Pracownicy nie zawsze wiedzą, jakie cele ma firma i jak ich zespół ma się do realizacji tych celów przyczynić. W tym punkcie omów misję i wizję firmy, cele strategiczne, cele managera i zespołu.

To ważne. Ten punkt expose szefa pomoże zwiększyć zaangażowanie i motywację do pracy.

Expose Szefa – Przykłady

Przykład 1: Expose szefa dla zespołu (dział obsługi klienta)

Misja i wizja: Osiągnięcie wysokiej jakości obsługi klienta poprzez zapewnienie sprawnego i szybkiego realizowania zamówień oraz rozwiązywania ewentualnych problemów.

Cele strategiczne:

• Opracowanie i wprowadzenie nowego systemu obsługi klienta w ciągu najbliższych 3 miesiącach
• Zwiększenie liczby zadowolonych klientów o 15% w ciągu najbliższych 6 miesięcy
• Wprowadzenie nowych usług obsługi klienta w ciągu najbliższych 12 miesięcy
• Utrzymanie wskaźnika zadowolenia klientów na poziomie 95%

Cele managera:

Cele strategiczne firmy są jednocześnie celami managera, ale ponadto szef w swoim expose może zawrzeć dodatkowe swoje cele.

• Monitorowanie poziomu obsługi klienta i szukanie sposobów na poprawę jakości usług
• Koordynowanie pracy zespołu oraz zapewnienie sprawnego przepływu informacji
• Przygotowywanie raportów i analiz z zakresu obsługi klienta
• Inwestowanie w rozwój kompetencji pracowników oraz w nowe technologie
• Współpraca z działami produkcji oraz logistyki w celu zapewnienia szybkiej realizacji zamówień
• Współpraca z działem marketingu w celu pozyskania nowych klientów oraz utrzymania dobrych relacji z obecnymi klientami

Cele zespołu:

• Utrzymanie wskaźnika zadowolenia klientów na poziomie 95% po każdej rozmowie z klientem
• Analiza przyczyn niezadowolenia i wdrażani akcji naprawczych
• Zaproponowanie min. 20 pomysłów nowych usług po sesji burzy mózgów oraz analizie konkurencji
• Współpraca z innymi działami w celu zapewnienia szybkiej i sprawnej realizacji zamówień
• Aktywne szukanie możliwości rozwoju i poprawy jakości obsługi klienta

Przykład 2: Expose szefa dla zespołu (dział HR)

Misja i wizja: Stworzenie organizacji, w której pracownicy są zaangażowani i czują satysfakcję z codziennej pracy.

Cele strategiczne:

• Wzrost zatrudnienia o 15% w skali roku
• Utrzymanie poziomu zadowolenia z pracy na poziomie 80%
• Utrzymanie wskaźnika rotacji na poziomie max. 3% w skali roku

Cele managera:

Cele strategiczne firmy są jednocześnie celami managera, ale ponadto szef w swoim expose może zawrzeć dodatkowe swoje cele.

• 95% rekrutacji zamykanych w ciągu 5 miesięcy
• Utrzymanie rotacji w zespole na poziomie max. 3%
• Dbanie o pozytywną relację między działem HR a managerami

Cele zespołu:

• Umówienie 40 rozmów w ciągu tygodnia
• 10 wartościowych CV dla każdego otwartego stanowiska
• umówienie min. 3 rozmów na każde otwarte stanowisko

świetle. Być może uda Ci się wprowadzić element żartu, by pokazać, że masz do siebie dystans.

Krok 4. Zakończenie expose szefa

Na koniec upewnij się, że wszystko zostało zrozumiane. Jeśli przedstawiasz swoje zasady, swoje wartości, jak np. braku tolerancji dla kłamstwa, to nie jest to temat, który powinien podlegać dyskusji. Oczywiście może zdarzyć się, że niektóre cele będą kompletnie niejasne, a nawet sprzeczne ze sobą, dlatego pytania od zespołu są jak najbardziej zasadne.

Kiedy najlepiej przedstawić Expose Szefa?

Expose szefa warto przedstawić w takich momentach jak poniżej:

• kiedy obejmujesz nadzór nad nowym zespołem,
• kiedy został stworzony zupełnie nowy zespół,
• kiedy zostajesz managerem zespołu, w którym wcześniej pracowałeś,
• kiedy do zespołu dołącza sporo nowych osób,
• kiedy firma zmienia strategię i cele,
• podczas spotkań zarządu lub rady nadzorczej,
• podczas spotkań z pracownikami.

Expose szefa jest ważnym narzędziem komunikacji i pozwala na lepsze zrozumienie celów i strategii przyjętych przez szefa lub kierownika. Dzięki expose można lepiej zaplanować działania i lepiej zarządzać pracą zespołu.

Expose Szefa – najczęstsze błędy

Przygotowując expose szefa, należy unikać następujących błędów:

1. Brak jasno określonych celów i zadań – expose powinno zawierać wyraźnie określone cele i zadania, które pozwolą lepiej zrozumieć, jaki jest główny cel i strategia przyjęta przez szefa.
2. Nierealistyczne plany i oczekiwania – expose powinno zawierać cele i oczekiwania, które są realistyczne i możliwe do zrealizowania przez zespół.
3. Chaos wypowiedzi – zrób notatki. Przygotuj się. Potraktuj to spotkanie bardzo poważnie.
4. Brak naturalności – mów tak, jakbyś rozmawiał z przyjacielem. Używaj naturalnego języka.
5. Brak spójności i jasności – expose powinno być spójne i zawierać jasno określone cele.
6. Patos wypowiedzi – być może całe spotkanie może mieć bardzo formalny wydźwięk. Pamiętaj jednak, by było prowadzone w partnerskiej atmosferze.

Expose szefa – najlepsze praktyki

• Zorganizuj specjalne spotkanie na expose, poświęć je wyłącznie na tę okazję.
• Bądź konkretny. Szczególnie kiedy mówisz o oczekiwaniach. Zamiast „chcę, żebyście pojawiali się w biurze”, powiedz konkretnie ile razy w tygodniu chcesz, by pracownicy pracowali z biura.
• Nie czytaj z kartki. Nawet jeśli masz dużo do powiedzenia, staraj się mówić z pamięci.
• Rób pauzy w trakcie wypowiedzi i mów powoli – zbyt szybkie tempo mówienia sprawi, że będziesz odebrany jako osoba chaotyczna.
• Używaj prostego i zrozumiałego języka. Unikaj pompatycznych zwrotów typu: „miałem zaszczyt brać udział w…”, „wyrażam wdzięczność”. Bądź ludzki.

Expose Szefa – Korzyści

• Unikniesz niedomówień i „teorii spiskowych” związanych z nagradzaniem, naganami, zasadami awansu czy ustalania premii. To zawsze mniejsza szansa na konflikt w zespole.
• Expose szefa działa jak kontrakt. Możesz się do niego odwołać, kiedy będziesz musieć przeprowadzić trudną rozmowę z pracownikiem.
• Wzmocnisz swój autorytet od samego początku.
• Zasady działania zespołu i współpracy są znane od samego początku.

Czy expose szefa to tylko monolog?

Zasadniczo ma to być przedstawienie Twoich zasad i wartości. Podobnie jak premier, który obejmuje swoją funkcję na samym początku wygłasza expose. Natomiast zastanów się nad tym, czy dobrym pomysłem nie byłoby ustalenie wspólnie z zespołem zasad współpracy, listy akceptowanych i nieakceptowanych zachowań. To da poczucie pracowników, że nie są do niczego zmuszani, ale oni sami ustalili zasady, jakimi chcą się kierować na co dzień.

Pomoże Ci w tym ćwiczenia artykuł o budowie DNA zespołu. 

Posłuchaj podcastu o Expose Szefa

Listen to „Expose Szefa – Dlaczego warto to robić?” on Spreaker.

–> Ściągnij odcinek
Subskrybuj: iTunes / Android / Google Podcasts / Spotify / CastBox / Stitcher

SPRAWDŹ SZCZEGÓŁY…