Zasada Pareto – to może być sposób na podejmowanie lepszych decyzji. Codziennie podejmujesz ich dziesiątki . Są one bardziej lub mniej trafne. W tym artykule dowiesz się, jak robić to lepiej.
Chcesz wiedzieć więcej?
Co to jest Zasada Pareto?
Zasada Pareto mówi o tym, że 20% nakładów, wysiłków odpowiada za 80% efektów.
Albo
80% problemów generowanych jest przez 20% przyczyn.
Innymi słowy, tylko wybrana, pewna grupa czynności, które wykonujemy, daje większość efektów.
Historia Zasady Pareto
Vilfredo Pareta był włoskim ekonomistą i socjologiem żyjącym na przełomie XIX i XX wieku.
Badał on dystrybucję dochodów i bogactwa narodów. Odkrył on, że większość bogactwa przypada na mniejszość ludzi. 20% ludności posiadała 80% bogactwa. Ta zależność występowała bez względu na kraj, który badał.
Kilkadziesiąt lat później temat ten opisał amerykański teoretyk zarządzania Joseph Juran w książce „Quality Control Handbook„. Opisał tam zasadę „kluczowych nielicznych i błahych licznych”, która opierała się na Zasadzie Pareto.
Inne przykłady Zasady Pareto
- 80% przychodów jest generowanych przez 20% produktów, które sprzedajesz
- 20% pracowników odpowiada za 80% wszystkich L4
- 20% zadań, które wykonujesz, przynosi 80% efektów
- 20% pracowników przyczynia się do 80% efektów działu
Dlaczego warto znać Zasadę Pareto?
Mając świadomość tego, że tylko 20% tego, co robimy, daje nam około 80% efektów, łatwiej Ci będzie ustalać priorytety i w pracy i w domu. To jedna z dobrych zasad produktywności, o której mowi Piotr Nabielec w tym podcaście.
Kiedy już dowiesz się gdzie leży Twoje 20% zgodnie z Pareto, to spokojnie możesz stosować inne metody produktywności, jak np. Technika Pomodoro.
Zasada Pareto – zastosowanie
Gdzie w biznesie stosowana jest Zasada Pareto?
Praktycznie wszędzie!
Jasne, że nie zawsze proporcje wynoszą 20/80. Czasem mamy 40/60 czy 30/70. Chodzi raczej o to, żeby rozumieć, że nie wszystko, co robimy, ma sens i nie każdym problemem trzeba zająć się od razu.
Zastosowanie tej zasady znajdziesz w działach jakości, w budowaniu strategii, w marketingu i sprzedaży, zarządzaniu projektami czy przy podejmowaniu decyzji.
Zasada Pareto – Jak zbudować wykres w MS Excel?
W trakcie przeglądów procesów, których wykonywałem już setki, specjaliści zgłaszają masę problemów i błędów, z którymi się borykają na co dzień. Naprawy wymaga nieraz kilkadziesiąt obszarów.
Który wybrać? Gdzie władować budżet, żeby nie stracić?
Z reguły naprawiamy najpierw ten problem, którego autor krzyczał najgłośniej…
To błąd.
Analizuj dane. Tylko w ten sposób podejmiesz słuszną decyzję.
Przykład:
Dział płatności otrzymuje codziennie dziesiątki faktur od swoich dostawców. Wiele faktur zawiera brakujące informacje, przez które płatność nie może być zrealizowana. Z reguły dostawca musi wystawić skorygowaną fakturę. Wydłuża to cały proces. Manager zespołu chce zmniejszyć ilość wadliwych faktur, stosując analizę błędów z wykorzystanie Zasady Pareto.
Polecam oglądnięcie filmu poniżej, w którym krok po kroku wyjaśniam, jak stworzyć wykres Pareto Lorenza.
Krok 1. Zbierz dane
Poproś zespół o notowanie szczegółów dotyczących błędów albo wyciągnij z systemu historyczne dane (jeśli takie posiadasz).
Krok 2. Posortuj dane
Stwórz tabelę przestawną i najpierw ustal, który dostawca generuje największą ilość błędów. Zasada Pareto pokaże, że tylko kilku dostawców robi większość błędów.
Krok 3. Pokaż wartości procentowe skumulowane
Dodaj drugą kolumną, gdzie pokażesz, jaki procent wszystkich błędów generuje dany dostawca. Pokaż wartość skumulowaną. Dzięki temu zobaczysz, że dwóch dostawców w sumie generuje 78% błędów.
Żeby to zrobić, zaznacz „Running Total in Dostawca” (w polskiej wersji excela „% sumy bieżącej w…„)
Krok 4. Zbuduj wykres Pareto Lorenza
W tym celu, kliknij w tabelę przestawną, następnie Insert –> Charts –> Combo –> Secondary Axis (po to, by stworzyć drugą oś pionową z wartościami procentowymi.)
Krok 5. Ustal akcje
Wykres pokazuje czarno na białym, kto generuje błędy w fakturach. Przeanalizuj jeszcze, jakiego rodzaju są to błędy i ustal akcje, dzięki którym dostawcy wezmą się do roboty i przestaną generować tyle błędów.
Po analizie danych możesz przeprowadzić jeszcze warsztat burzy mózgów, na którym ustalicie rozwiązania, które można wdrożyć.
Zasada Pareto – podsumowanie
Zasada Pareto to dobry sposób na rozwiązywanie problemów, które na co dzień spotykasz. Pamiętaj, że najlepiej skorzystasz z tej zasady, jeśli będziesz mieć system zbierania danych w procesie. Bez tego na nic zda się świetna znajomość excela i Zasady Pareto.
Odpowiedz