Analiza SWOT to podstawowe narzędzie, które powinien znać manager i właściciel firmy, który na poważnie myśli o rozwoju swojej organizacji. Należysz do tych osób?
To zapraszam.
Czym jest analiza SWOT?
W kontekście organizacji analiza SWOT pomaga w zrozumieniu wewnętrznego i zewnętrznego otoczenie firmy. Czyli to wszystko, co może zarówno przyczynić się do sukcesu, jak i do bankructwa firmy. To podstawowe narzędzie, które pomoże Ci zbudować strategię działania firmy.
Skrót SWOT wywodzi się z pierwszych liter angielskich słów, które składają się na kształt tego narzędzia.
STRENGHTS
Mocne strony – to podsumowanie tego, co wyróżnia Cię na tle konkurencji. To konkretne atuty firmy.
WEAKNESSES
Słabości – to wszystkie obszary do poprawy. To te wewnętrzne aspekty, które będą wymagać poprawy.
OPPORTUNITIES
Szanse -zewnętrzne czynniki, które dają możliwości firmie na dalszy rozwój i wzmocnienie pozycji. Ważny punkt w analizie SWOT.
THREATS
Zagrożenia – to z kolei zewnętrzne czynniki, które w negatywny sposób mogą wpłynąć na organizację.
Analiza SWOT to metoda oceny potencjału, konkurencyjności i co za tym idzie, budowania strategii firmy uwzględniając te cztery elementy.
Analiza SWOT – historia
Początki narzędzia sięgają lat 50. i 60. XX wieku. Założenia zostały stworzone na Harvard Business School, ale dopiero pracownicy Stanford Research Institute na zlecenie amerykańskich firm, które chciały lepiej planować swoje strategie, dekadę później stworzyli podział na czynniki dobre i złe dotyczące teraźniejszości i przyszłości, w kontekście budowy strategii przedsiębiorstwa.
Początkowy skrót SOFT zaproponowany przez konsultanta SRI Alberta Humphreya ewoluował do akronimu SWOT.
Jak zbudować analizę w 5 prostych krokach?
Krok 1. Ustal cel
Dlaczego chcesz zbudować analizę SWOT?
Nowy produkt? Nowy rynek? Ogólna ocena organizacji? Chęć ekspansji? Budowa długoterminowej strategii?
Krok 2. Ustal formę
Analizę SWOT i zbieranie danych możesz przeprowadzić na kilka sposobów.
Sposób 1 – Warsztat
Zapraszasz na spotkanie szefów najważniejszych działów w firmie i prowadzisz warsztat, przeprowadzasz burzę mózgów (polecam ten artykuł).
Prosisz, by każda osoba wypisała swoje komentarze do każdego z 4 aspektów. Później wspólnie analizujecie i przechodzicie do kolejnych kroków.
Sposób 2 – Ankieta
Zapraszasz do udziału pracowników. Nie zorganizujesz wielkiego spotkania, ale możesz przeprowadzić ankietę, w której zadasz im 4 pytania dotyczące każdego z obszarów.
PAMIĘTAJ!
Pracownicy i Twoi dyrektorzy będą niesamowicie pomocnie w ocenie czynników wewnętrznych. Natomiast do oceny czynników zewnętrznych rozważ zatrudnienie zewnętrznych konsultantów czy zakup konkretnych raportów rynkowych, którymi zajmują się specjalistyczne pracownie.
Sposób 3 – Warsztat + Ankieta
Polecałbym tę formę budowy analizy SWOT, bo… im więcej danych, tym lepiej.
Odkryj Ukryte Moce Excela: Naucz się pisać Makra w Excelu i Zmień Swoją Pracę na Zawsze!"
- Zapisz się na bezpłatny warsztat online i pozwól sobie na transformację swojej codziennej rutyny biurowej dzięki potędze automatyzacji!
- Zainwestujesz godzinę i nauczysz się, jak zautomatyzować swoje zadania w Excelu i zyskać więcej czasu na to, co dla Ciebie ważne.
- Pomogę Ci zacząć rozwijać swoje umiejętności, dzięki którym zaimponujesz swoim przełożonym.
- Zapisz się na mój warsztat i rozpocznij drogę do stania się ekspertem w dziedzinie, która otworzy przed Tobą nowe możliwości zawodowe.
Krok 3. Przygotuj pytania
Przygotuj wcześniej konkretne pytania i metody zbierania informacji dotyczące każdego z czterech obszarów.
STRENGHTS
W kwestii mocnych i słabych stron w analizie SWOT trzeba przeanalizować m.in.:
- strukturę i charakterystykę zarządzania
- sytuację finansową firmy
- sprzedaż
- dział produkcji, badań i rozwoju, technologii
Co Twoja firma robi lepiej niż konkurencja?Które produkty cieszą się największą popularnością? (Być może trzeba skupić się bardziej na rozwoju tych właśnie produktów, zamiast głowić się nad zwiększeniem sprzedaży trzydziestu innych.)Który produkt niesie ze sobą najniższe koszty, przy wysokich przychodach?
Do jakich technologii, know-how masz dostęp, a nie mają tego konkurenci?
WSKAZÓWKI!
Podpowiem Ci kilka sposobów na zbadanie swoich mocnych stron.
Brand24 – to narzędzie, które pokaże Ci każdy ślad, każdy komentarz na temat Twojej firmy. Za 150 zł/msc możesz wiedzieć wszystko, co mówią o Tobie i twojej konkurencji.
Ankiety klientów – dział marketingu już na pewno zbiera verbatimy, komentarze od klientów na temat obsługi i jakości produktów. Poproś tylko o raport.
Pareto sprzedaży produktów – wiesz na pewno, które produkty sprzedają się najlepiej. (polecam ten tekst o Zasadzie Pareto) Steve Jobs w 1997 roku zrezygnował z produkcji 70% produktów Apple i uratował firmę. Jak dokonał wyboru? Zadał pytania managerom:
„Które z naszych produktów, z ręką na sercu polecasz swoim znajomym?”
SŁABOŚCI
PRZYKŁADOWE PYTANIA
Jakie produkty sprzedają się lepiej u konkurencji, mimo że też masz je w swojej ofercie?
Na co klienci narzekają najbardziej?
Które procesy są najmniej efektywne, trwają najdłużej?
W którym obszarze mamy najwięcej reklamacji?
SZANSE
Po analizie czynników wewnętrznych czas na to, co zewnętrzne. Zastanów się, jakie szanse niesie otoczenie zewnętrzne.
Jeśli chodzi o czynniki zewnętrzne, czyli szanse i zagrożenia tworząc analizę SWOT należy wziąć pod uwagę m.in. czynniki:
- ekonomiczne
- prawne
- polityczne
- środowiskowe
- społeczne
PRZYKŁADOWE PYTANIA
Jeśli pozbędziesz się, naprawisz swoje słabości, to jakie szanse pojawią się na horyzoncie?
W którym kierunku idzie rynek i jak możesz skorzystać na pojawiających się trendach?
Jakie zmiany w prawie pojawią się w najbliższej przyszłości?
Jak wygląda sytuacja makroekonomiczna na rynkach zbytu?
WSKAZÓWKI!
Google trends – Polecam to darmowe narzędzie. Wpisujesz frazę i widzisz jak wygląda zmiana w historii jej wyszukiwania.
Poradnik o tym jak, analizować trendy
Eurostat – z pozoru spartańsko wyglądająca strona, ale jest w niej masa użytecznych danych makroekonomicznych i nie tylko
ZAGROŻENIA
Tutaj analizujesz te same aspekty wymienione wyżej, ale z naciskiem na ewentualne negatywne skutki dla Twojej firmy.
PRZYKŁADOWE PYTANIA
Co robi konkurencja, co może zagrozić Twojemu biznesowi?
Czy zmieniają się oczekiwania klientów wobec produktów, które dostarczasz?
Czy mogą pojawić się zmiany w prawie, które wpłyną na Twoje metody wytwarzania?
Czy zapowiadają się zmiany w technologii, środowisku ekonomicznym, które mogę zagrozić Twojej firmie?
Co do narzędzi to użyj tych samych, które wymieniłem powyżej.
Krok 4. Zbierz dane i skonsoliduj
Teraz skonsoliduj dane, usuń duplikaty, ustal wspólne nazewnictwo i uzgodnij ostateczny kształt analizy SWOT.
WSKAZÓWKI!
Pojawi się wiele punktów. Nie do wszystkich będziesz w stanie przypisać konkretne akcje.
Z tego powodu polecam ustalić rangi każdego z punktów w analizie SWOT, czyli poziom istotności dla organizacji. Użyj Multivoting, Ease and effect matrix czy Criteria matrix. Szczegóły znajdziesz w tym artykule.
PREZENT!
Ściągnij e-book, z którego dowiesz się, jak zbudować analizę SWOT, by zaplanować strategię swojej kariery. Publikacja jest bezpłatna, podaj tylko adres e-mail.
Krok 5. Akcje
Analizy SWOT nie robisz po to, by ją tylko zrobić.
Zastanów się jakie akcje podejmiesz, jak zmienisz cele organizacji?
Porównaj wyniki analizy ze swoją obecną misją i strategią działania, znajdź luki i wprowadź zmiany.
PRZYKŁAD
Produkujesz 20 produktów w 5 trzech grupach klientów, ale 90% sprzedaży to klienci detaliczni, nie korporacyjni. Być może warto przenieść siły na tych klientów i w grupie rozszerzać linie produktów?
Tutaj możesz zastosować analizę TOWS. Polega ona na tym, by łączyć ze sobą poszczególne elementy SWOT.
Strategia agresywna
(Strenghts - Opportunities) - użyj mocnych stron z analizy SWOT, by wykorzystać szanse. To dobra sytuacja. Firma ma pełno mocnych stron, a otoczenie jest bogate w szanse. Podbijasz nowe rynki, umacniasz pozycję, inwestujesz w nowe produkty.
Strategia konserwatywna
Strenghts - Threats - Używasz mocnych stron, by zabezpieczyć się przed zagrożeniami, których wiele w otoczeniu zewnętrznym.
Strategia konkurencyjna
Weaknesses - Opportunities - Popraw słabości, żeby wykorzystać szanse, których jest wiele. Możesz osiągnąć więcej, jeśli wyeliminujesz swoje słabe strony, które u Ciebie przeważają.
Strategia defensywna
Weaknesses - Threats - Wyeliminuj słabości, by unikać zagrożeń.
Zagrożenia będą mieć większy wpływ, przez Twoje słabe punkty. Pozbądź się ich. Przez niewielką ilość mocnych stron, przewagi konkurencyjnej często dobrą strategią jest połączenie z inną organizacją, cięcie kosztów, ograniczenie inwestycji, zmniejszenie produkcji w oczekiwaniu na poprawę sytuacji rynkowej.
| Szanse | Zagrożenia | |
| Mocne strony | Strategia agresywna | Strategia konserwatywna |
| Słabe strony | Strategia konkurencyjna | Strategia defensywna |
PRZYKŁAD ANALIZY SWOT
Tak mógłby wyglądać przykładowy wzór analizy SWOT dla przedsiębiorstwa.
Ściągnij szablon analizy SWOT
Analiza SWOT – o czym pamiętać?
#1 Zaproś różnych ekspertów do budowy SWOT
Im większa grupa, tym lepiej. Wykorzystaj techniki burzy mózgów, opisane tutaj. Idealnie, jeśli do tworzenia analizy SWOT uda Ci się zebrać w jednym miejsce przedstawicieli wszystkich najważniejszych działów w firmie.
#2 Zaangażuj wszystkich pracowników
Nie za zaprosisz na spotkanie wszystkich podwładnych, ale to, co możesz zrobić to przeprowadzić ankietę, zadając 4 pytania.
- Co uważacie, za mocne strony naszej firmy?
- Co jest naszą słabością?
- Jakie szanse pojawiają się na rynku, z których firma powinna skorzystać?
- Co może zagrażać firmie?
Analiza odpowiedzi może dać zdumiewające rezultaty. Polecam użycie zasady Pareto opisanej w tym artykule.
#3 Konkretne informacje w SWOT
Tworząc taką analizę bardzo łatwo zatrzymać się na ogólnikach, na hasłach, które właściwie niczego nie wnoszą. Np. doskonała obsługa klienta, efektywny system zarządzania czy sprzyjające warunki makroekonomiczne. Świetna hasła, ale trudno przełożyć je na konkrety.
Żeby wyciągnąć jak najwięcej ze SWOT, skup się na konkretach, na konkretnych danych. Takich, z którymi się nie dyskutuje.
#4 Zaproś osoby, które myślą inaczej
Dobrze by było, gdyby taki warsztat prowadziła osoba niezależna. Nie szef, czy prezes. I zaproś również osoby, z którymi często się nie zgadzasz.
Dlaczego?
Unikniesz tzw. syndromu myślenia grupowego. W skrócie, w sytuacjach, kiedy poszczególnym uczestnikom zależy na lojalności wobec grupy i minimalizacji konfliktów, inteligencja grupy nie przewyższa inteligencji jej członków.
Mówimy to, co prezes i inni chcą usłyszeć, aby się nie narażać, zamiast być szczerym. Dorabiamy opinia do pierwotnie przyjętego punktu widzenia.
#5 Przypisz wagi
Poszczególne elementy wymienione w analizie mogą mieć różne priorytety. Dlatego zastanów się razem z zespołem, czy możecie przypisać wagi poszczególnym aspektom i podjąć akcję w związku z tymi kluczowymi.
#6 Ustal akcje budując SWOT
Zasada jest prosta. Zastanów się jak wyeliminować słabości, jak wzmocnić mocne strony. Potem jak wykorzystać szanse i zabezpieczyć się przed zagrożeniami. Polecam tekst o liście zadań.
Analiza SWOT - korzyści
Bez względu na to, czy mówimy o poziomie firmy czy osoby, analiza SWOT daje Ci szansę na refleksję i doskonalenie. To holistyczne podejście do tematu, które sprawi, że lepiej przygotujesz strategię działania.
Do czego możesz jeszcze użyć SWOT?
- Ocena pomysłu na produkt
- Ocena poszczególnych zespołów w firmie
- Ocena pomysłu na wejście na nowe rynki
- Ocena Twoje sytuacji zawodowej
Wady analizy SWOT
Analiza SWOT to narzędzie z natury bardzo proste. Tak proste, że firmy mają bardzo luźne, pobieżne podejście do tego tematu. Przez co wyniki mogą być bardzo ogólne i właściwie nie zmuszą właścicieli do żadnych działań.
Innymi wadami narzędzia są:
- niektóre czynniki mają zarówno pozytywny i negatywny aspekt
- ryzyko braku uwzględnienia ważnych czynników zewnętrznych
- trudności w przypisaniu danego czynniki do konkretnej kategorii
- ryzyko bazowania na opiniach, a nie na konkretnych faktach
- angażowanie osób, które nie są w stanie podać konkretnych czynników zewnętrznych (dyrektorzy operacyjni doskonale znają aspekty wewnętrzne, nie zewnętrzne
Analiza SWOT - poziom personalny
Dużo mówi się o analizie SWOT w kontekście strategii firmy, ale niewielu odważy się użyć jej do zaplanowania... kariery.
A w ten właśnie sposób możesz zbudować strategie swojej zawodowej przyszłości.
Dlatego przygotowałem dla Ciebie prezent. To mini e-book, 10 stron bardzo konkretnej wiedzy, przykładów, pytań, które pomogą Ci zbudować ramy swojej kariery w oparciu o analizę SWOT. Publikacja jest bezpłatna. Podrzuć e-mail, na który ją wysłać.
SWOT - Podsumowanie
Analiza SWOT to doskonałe narzędzie, które każdy manager może wykorzystać nie tylko do analizy przedsiębiorstwa, ale też do analizy własnego zespołu. Stąd uniwersalność narzędzia. Stosując to narzędzie, zaplanujesz karierę, rozwój zespołu czy rozwój całej organizacji.
Masz inne zdanie? Podrzuć w komentarzu. Chętnie poznam.
Odkryj Ukryte Moce Excela: Naucz się pisać Makra w Excelu i Zmień Swoją Pracę na Zawsze!"
- Zapisz się na bezpłatny warsztat online i pozwól sobie na transformację swojej codziennej rutyny biurowej dzięki potędze automatyzacji!
- Zainwestujesz godzinę i nauczysz się, jak zautomatyzować swoje zadania w Excelu i zyskać więcej czasu na to, co dla Ciebie ważne.
- Pomogę Ci zacząć rozwijać swoje umiejętności, dzięki którym zaimponujesz swoim przełożonym.
- Zapisz się na mój warsztat i rozpocznij drogę do stania się ekspertem w dziedzinie, która otworzy przed Tobą nowe możliwości zawodowe.
Analiza SWOT