Jeśli będąc managerem procesu znasz już ideę SIPOC i VSM to najwyższy czas na Swimlane. Czym jest ten rodzaju mapy procesu i dlaczego tak bardzo może pomóc w zrozumieniu i doskonaleniu Twojego procesu, Twojej pracy i Twoich pracowników?

Zapraszam

Co to jest Swimlane proces Map?

Szczegółowa mapa procesu Swimlane to rodzaj diagramu przebiegu procesu, w którym pojawiają się: zapis czynności, punktów decyzyjnych, ścieżek, pętli w procesie. Oprócz wylistowania tych elementów jest tam też podział na role, które są odpowiedzialne za dane zadania.

Angielskie swim lane oznacza tor pływacki.

Skąd jego użycie w dziedzinie mapowania procesów?

Komuś widocznie wyodrębnienie ról w procesie skojarzyło się z błogim zanurzeniem w basenie. Basen ma tory pływackie, mapy procesu też mają swoje tory. Tory, którymi przechodzą poszczególne kroki w procesie. Stąd Swimlane.

Jeśli chcesz wizualnie zaznaczyć, kto konkretnie, który dział, oddział osoba wykonuje daną czynność, to Swimlane jest najlepszą metodą.

Dlaczego warto budować mapę Swimlane?

#1 Odpowiedzialność

Łatwiej będzie Ci zrozumieć, kto za co odpowiada. Na mapie swimlane pokazujesz podział obowiązków, zadań i jeśli gdzieś mamy problem, to szybciej znajdziesz jego źródło.

#2 Szkolenie

Dla nowych pracowników to świetny drogowskaz, który w przeciwieństwie do mapy SIPOC (tutaj znajdziesz więcej o tym) pokaże, gdzie leżą główne punkty decyzyjne w procesie i jak analityk powinien zachować się w danej sytuacji.

Mapa Swimlane jest dużo wygodniejsza w odbiorze niż tekst procedury.

#3 Poznanie

Dzięki tej mapie Swimlane przeciętny uczestnik procesu łatwiej zrozumie „o co w tym wszystkim chodzi”. Będzie wiedział:

Co dzieje się na samym początku procesu?

Skąd wpływają zamówienia i sprawy do procesowania?

Co dzieje się z nimi zanim trafią do niego?

Gdzie jest finalny koniec procesu?

W świecie wielkich korporacji i poszatkowanych procesów nierzadko ten szeroki obraz gdzieś umyka, rozmywa się.

#4 Doskonalenie

Swimlane razem z VSM (odsyłam do tego tekstu o VSM) tworzą doskonałe narzędzie ułatwiające znajdywanie luk w procesie, które można załatać. Pokazują czarno na biały, gdzie mamy braki ludzi, wąskie gardła, bzdurne zapisy procedur i niepotrzebną, manualną pracę. Pewnie odkryjesz, że dwa działy, nie wiedzieć czemu, duplikują swoją pracę albo robią jakieś niepotrzebne nikomu czynności.

Symbole używane w mapie Swimlane

Najczęściej stosowanym zestawem symboli używanych w Swimlane jest BPMN 2.0  – Business Process Model and Notation.

Pokażę kilka najważniejszych elementów, natomiast polecam zerknąć na stronę bpmn.org. Tam za darmo można poznać wszystkie symbole i nauczyć się ich na podstawie przykładów, których jest tam cała masa.

Podstawowe symbole BPMN

To, co na pewno musisz znać to:

Przykład zastosowania symboli BPMN

Podam pewien przykład zastosowania podstawowych symboli BPMN, których używa się na mapie Swimlane.

Załóżmy, że klient w procesie X musi wypełnić formularz i podać kilka informacji. Na koniec formularz musi podpisać.

W przypadku powyższej mapy mamy następujące kroki.

#1 Klient wypełnia formularz (jest tam jakaś lista informacji)

#2 Klient dochodzi do momentu podania danych kontaktowych – ma dwie opcje, musi wybrać jedną z nich tj. nr telefonu albo adres e-mail

#3 Klient podpisuje formularz

Tu proces się kończy.

Zielone kółeczko oznacza początek procesu, natomiast czerwone to jego koniec.

Idźmy dalej…

Na przykładzie poniżej nie zmienia się nic, oprócz dodatkowej opcji. Klient może podać także adres korespondencyjny. Wciąż może wybrać tylko jedną z trzech opcji kontaktu.

Teraz drobna zmiana…

Na tej mapie (jeszcze nie Swimlane) mamy inny rodzaj bramki (bramka to punkt decyzyjny). Ta bramka ze znaczkiem PLUS oznacza, że wszystkie trzy opcje jednocześnie mają miejsce.

W naszym przypadku klient podaje adres e-mail oraz nr telefonu, oraz adres korespondencyjny.

W ostatnim przykładzie poniżej zamiast symbolu PLUS w bramkach decyzyjnych mamy okrąg. Oznacza on, że w takim przypadku klient może:

 Podać jeden sposób kontaktu albo dwa z trzech kanałów kontaktu, albo trzy z trzech kanałów kontaktu.

Podsumujmy.

Mamy trzy podstawowe rodzaje bramek decyzyjnych.

Pamiętaj, że to tylko podstawowe elementy używane w mapie Swimlane. Zauważ, że jeszcze nie ma tam „torów pływackich”, więc przykładów powyżej jeszcze nie możemy określić mianem Swimlane.

Dobrym zwyczajem jest otwieranie i zamykanie bramek. Widać to na każdym z przykładów.

Przykłady mapy Swimlane

Przykład 1 – Swimlane Process map

Przykład 2 – Swimlane Process Map

źródło

Jak narysować mapę Swimlane w kilku prostych krokach?

Jeśli znasz już podstawowe symbole i technikę rysowania map, to podsumujmy najważniejsze kroki, przez które trzeba przejść.

Do dzieła :)

Krok 1. Zidentyfikuj proces

Zastanów się, jaki dokładnie proces zamierzasz zmapować. Jeden proces jedna mapa Swimlane.

Krok 2. Zbierz uczestników procesu

Wiesz już, że w mapie swimlane uwzględnia się konkretnie działy i osoby zaangażowane w proces. Zbierz te osoby. Zaproś je na jedno spotkanie, gdzie powiedzą, czym konkretnie się zajmuję i co, według nich, należy do ich odpowiedzialności.

Jeśli chcesz poznać technik burzy mózgów, to zapraszam Cię tutaj.

Krok 3. Weź kartkę papieru lub otwórz odpowiednią aplikację (jeśli zdalnie)

Tradycyjne metody są najlepsze.

Jeśli organizujesz spotkanie w zamkniętym pokoju, po prostu weź flamaster, karteczki post-it, flipczart. To wszystko, czego potrzebujesz. W przypadku zdalnej obsługi możesz od razu posłużyć się odpowiednią aplikacją.

Krok 4. Rozpisz wszystkie kroki w procesie

W przypadku metody tradycyjnej (w pokoju) daj każdej z zaangażowanych stron innych kolor karteczek post it.

Poproś, by wypisali konkretne czynności, które wykonują w trakcie swojej pracy. Czynności dotyczące omawianego procesu. Niech przykleją je w odpowiedniej kolejność na flipczarcie.

Krok 5. Zaznacz punkty decyzyjne ze wskazaniem odpowiednich ścieżek

Znasz już rodzaje bramek decyzyjnych. Zaznacz je na mapie swimlane.

Krok 6. Stwórz Swimlane (dorysuj tory pływackie)

Tworząc listę kroków w procesie od kroku numer 2, staraj się umiejscowić horyzontalnie te kroki, czynności, które są wykonywane przez ten sam dział/osobę. O wiele łatwiej będzie Ci później dorysować „tory pływackie”.

Odzyskaj kontrolę nad swoim czasem i zadaniami, odblokuj w kalendarzu miejsce dla siebie, rodziny, realizację pasji, nie rezygnując ze swojej kariery

Praktyczny kurs produktywności dla zapracowanych managerów, przedsiębiorców i specjalistów, dzięki któremu zbudujesz skuteczny system produktywności, nawet jeśli wszystkie inne metody dotychczas Cię zawiodły

Swimlane – dodatkowe wskazówki

Perfekcyjna znajomość map procesu i notacji BPMN to nie wszystko. Trzeba jeszcze odpowiednio interpretować słowa, którymi posługuje się ekspert w procesie, w momencie gdy opisuje Ci co i kiedy robi.

Zakładam, że będziesz mapować nie tylko swój własny proces, ale też i czyjeś.

Na co zwracać wtedy uwagę?

Podam kilka wskazówek.

Opis czynności w prostokątach zaczynaj od czasownika, tj. „Odbierz”, „Wyślij”, „Napisz”

Kiedy usłyszysz:

hm… to zależy, czasami trzeba odesłać, czasami coś potwierdzić, a czasami jest wszystko ok…

Dopytuj:

Ale dokładnie od czego to zależy? Kiedy na pewno odsyłasz coś z powrotem, a kiedy możesz zaakceptować?

Jeśli usłyszysz:

…jeśli wprowadzę dane do systemu, to wysyłam potwierdzenie do klienta i kopię do szefa…

Zapytaj:

Czyli rozumiem, że ZAWSZE wysyłasz potwierdzenie obu tym stronom?

Tak mówi procedura?

Czy zawsze tak robisz? 

Wtedy użyj bramki AND, jak na przykładzie powyżej.

Jeśli usłyszysz:

…zanim zamknę sprawę, uzupełniam archiwum i czasami czekam na potwierdzenie od szefa i klienta. W zasadzie nie zawsze, czasami…

Zapytaj:

Czy musisz to robić? Od czego to zależy? Dlaczego czasami to robisz, a czasami nie?

Tutaj wszystko wskazuje na to, że mamy bramkę Inclusive (tę z okręgiem w środku).

Swimlane – narzędzia

Jakich narzędzi użyć do budowy mapy Swimlane?

Na rynku jest tego mnóstwo. Ja podam tylko te, których sam używam.

Mapę Swimlane możesz narysować w każdym programie MS Office. Natomiast najłatwiej narysujesz ją w Vision. Oprócz tego jestem dużym fanem BIZAGI. Poznałem go na swoim kursie LSS Green Belt wiele lat temu i używam do dziś. To bezpłatne narzędzie do ściągnięcia na PC.

Z kolei DRAW.IO możesz użyć pod tym linkiem.

Istnieją też ciekawe płatne narzędzia, np. LucidChart. Też możesz spróbować pobawić się w wersji próbnej.

Podsumowanie

Swimlane i BPMN to już dosyć techniczne umiejętności, choć nic w tym trudnego. Jeśli chcesz być managerem, które zna się też na doskonaleniu procesów, rozumie czym jest wartość w procesie, jak zidentyfikować marnotrawstwa i wąskie gardła, a oprócz tego jest w stanie pociągnąć projekt zmian (odsyłam do tekstu o Agile), to jesteś na najlepszej drodze, żeby faktycznie wyróżniać się na tle innych, błyszczeć…

dodatkowe źródła