Zdarzyło Ci się kiedyś przejąć pieczę nad ludźmi i procesami, których do końca nie znasz? SIPOC to dobry początek.
A może masz za zadanie przeprowadzić projekt usprawnieniowy w dziale, którego specyfiki nie pojmujesz i nie wiesz jak się za to zabrać? SIPOC to też dobry kierunek.
SIPOC – Co to jest?
Na skróty
SIPOC to ogólna mapa procesu, która właściwie jest tabelą, diagramem przedstawiającym podstawowe elementy konkretnego procesu biznesowego.
Sam skrót pochodzi od pierwszy liter angielskich słów.
Skąd wziął się SIPOC?
Historia narzędzia sięga lat 80. dwudziestego wieku. SIPOC jest częścią Total Quality Management i obecnie znajduje zastosowanie w metodologii Six Sigma, które jestem wielkim fanem i Lean Manufactoring.
Zalety SIPOC
Ten diagram to jeden z podstawowych narzędzi używanych w fazie Define w projektach bazujących na cyklu DMAIC.
Dzięki temu diagramowi jako manager czy konsultant procesu jesteś w stanie zobrazować najważniejsze czynniki, które mają wpływ na dany proces.
Pytania na jakie odpowie obraz procesu w diagramie SIPOC to m.in:
– Kto dostarcza wkład do procesu?
– Jakie są wymagania klienta?
– Kto jest klientem procesu?
– Co jest niezbędne to zaspokojenia potrzeby klienta?
Oprócz tego ten diagram może być użyty gdy:
a) zaczynasz szkolenie dla nowych pracowników (więcej na ten temat poczytasz tutaj),
b) organizujesz spotkanie Problem Solving,
c) potrzebujesz szybko zrozumieć ogólny obraz nowego procesu.
Etapy tworzenia SIPOC
Budowę diagramu można rozłożyć na kilka kroków.
Krok 1. Zidentyfikuj podstawowe kroki w procesie
Czyli wypisz te kluczowe, najważniejsze czynności, które muszą się wydarzyć, żeby zamówienie klienta przerodziło się w gotowy produkt.
Tych kroków nie powinno być zbyt wiele. 5-9 to dobra ilość. Jeśli będziesz mieć więcej, to znaczy, że wchodzisz w zbyt dużą liczbę szczegółów.
Krok 2. Wypisz Inputs i Outputs
Aby dana czynność mogła mieć miejsce potrzebne są półprodukty, części, elementy, informacje, czyli zasoby wejściowe, które są niezbędne, by zadanie wykonać. Po wykonaniu czynności pojawia się OUTPUT, wyjścia z procesu.
Krok 3. Wypisz klientów i dostawców
Każda czynność w procesie ma swojego dostawcę i odbiorcę. Ktoś przecież coś dostarcza i ktoś to odbiera. Ważne, by pamiętać, że słowo „Customer” niekoniecznie oznacza klienta końcowego. Możemy mieć klientów pośrednich, np. dział płatności, który będzie odbiorcą faktur wystawionych dla działu szkoleń, który z kolei zamówił nowe flipczarty.
Wskazówka
INPUTS i OUTPUTS zazwyczaj są opisane jako rzeczowniki np. informacja, faktura, zamówienie, gotowa umowa. Nie powinny tam znajdować się żadne czynności, a to częsty błąd.
Super, że jesteś!
Właśnie trwa promocja na dostęp do kursu POWERR Feedback Masterclass z AI. Zerknij na szczegóły!
Przykład diagramu SIPOC
Posłużę się procesem, który będzie Ci dobrze znany (o ile masz samochód i czasem zdarzy Ci się go naprawiać). Wyobraź sobie, jak może wyglądać proces naprawy samochodu z punktu widzenia właściciela warsztatu.
Krok 1. Najpierw wypisujemy podstawowe kroki w procesie.
Oczywiście te kroki mogą się różnić, w zależności od sytuacji. Natomiast w tym przykładzie mamy tych kroków 5.
Krok 2. Ustal inputs i outputs
Co musimy dostarczyć, żeby zakończy czynność „Umów wizytę?”
Potrzebujemy zlecenia naprawy (INPUT), którego dostarcza klient (SUPPLIER). Wyjściem będzie tu potwierdzenie naprawy (OUTPUT), które może być wysłane sms-em, e-mailem lub potwierdzeniem słownym. To potwierdzenie trafia do klienta, więc on też będzie odbiorcą tego kroku.
Krok 3. Przeanalizuj pozostałe kroki
Każdy diagram będzie oczywiście wyglądał nieco inaczej.
Są przykłady SIPOC, gdzie niekoniecznie do każdego kroku w procesie będziesz mieć mieć konkretny Input, Output itd. Często te informacje będą się powtarzać, dlatego możesz wypisać wszystkie kroki, a później wszystkie pozostałe obszary diagramu, bez konkretnego przypisania konkretnej czynności.
W czym pomaga SIPOC?
Jak widzisz po zbudowaniu diagramu wiesz już z kim umówić się na kolejne rozmowy, żeby analizować proces szczegółowo. Wiesz jakie dokumenty przejrzeć, przeanalizować.
Np. w jaki sposób klient może skontaktować się z warsztatem? W jakiej formie otrzymuje potwierdzenie daty naprawy? Jak wygląda proces zamawiania części zamiennych? Jakie są opcje płatności?
Te wszystkie elementy mają ogromny wpływ na doświadczenie klienta korzystając z usług tego warsztatu. Pewnie wiele elementów można by zrobić lepiej.
Na koniec podrzucam gotowy szablon do ściągnięcia.
[button_1 text=”Pobierz%20szablon” text_size=”26″ text_color=”#fefbfb” text_font=”Helvetica;default” text_letter_spacing=”0″ subtext_panel=”N” text_shadow_panel=”Y” text_shadow_vertical=”1″ text_shadow_horizontal=”0″ text_shadow_color=”#76ddf4″ text_shadow_blur=”0″ styling_width=”22″ styling_height=”16″ styling_border_color=”#ffffff” styling_border_size=”1″ styling_border_radius=”6″ styling_border_opacity=”100″ styling_gradient_start_color=”#36deec” styling_gradient_end_color=”#35daff” drop_shadow_panel=”Y” drop_shadow_vertical=”1″ drop_shadow_horizontal=”0″ drop_shadow_blur=”1″ drop_shadow_spread=”0″ drop_shadow_color=”#000000″ drop_shadow_opacity=”50″ inset_shadow_panel=”N” align=”center” href=”https://lepszymanager.pl/download/4079/”/]
Dodatkowe wskazówki
W diagramie SIPOC nie ma punktów decyzyjnych. Pojawiają się one dopiero np. w mapie Swimlane. Mimo to, na etapie budowania można już zacząć wyłapywać obszary, które mogę ulec potencjalnemu usprawnieniu. Tworząc tę mapę można też skorzystać z tych metod burzy mózgów.
Tworząć SIPOC trzeba zobaczyć proces takim, jakim on jest. Obserwacja poparta warsztatem to niezawodny sposób, by diagram SIPOC zrobić po prostu dobrze.
Podsumowanie
Myślę, że poradzisz już sobie z samodzielnym stworzenie diagramu SIPOC. Szczególnie jeśli jesteś świeżo upieczonym managerem i przejmujesz zupełnie nowe procesy, których do końca nie znasz. Zbudowanie SIPOC da Ci super obraz tego, co tam się dzieje i nikt nie zarzuci Ci, że jesteś zielony w temacie. Oprócz tego SIPOC da Ci pole do popisu w kwestii ewentualnych usprawnień procesów.
Na zakończenie podrzucam film, w którym tłumaczę czym jest SIPOC i mapowanie procesów.
Super, że jesteś!
Właśnie trwa promocja na dostęp do kursu POWERR Feedback Masterclass z AI. Zerknij na szczegóły!
super artykuł!