Metoda OKR to sposob an wyznaczanie celów, którą stosują obecnie najwięksi gracze, np. Google, Facebook czy Intel?
Na czym polega OKR?
Zapraszam…
Pracowałem kiedyś z kilkoma zespołami. Każdy z nich obsługiwał sprzedaż na innym rynku w Europie.
Celem była określona wartość sprzedaży całego rynku i liczba telefonów oraz czas trwania kontaktu z klientami w ciągu miesiąca. Jasne? No jasne.
Wszyscy pracowali ciężko. Wszyscy się starali, wypruwali żyły, bo im naprawdę zależało.
Ale uwaga…
Co kwartał premię dostawały ciągle te same osoby. Ba… te same zespoły.
Myślisz, że te osoby miały jakieś wybitne zdolności? Na pewno. Ale nie lepsze niż pozostali z innych działów.
Cóż.. na niektórych rynkach mieliśmy większy udział niż gdzie indziej. Klienci mieli różne preferencje chociażby co do długości rozmów telefonicznych.
Klienci kupowali też produkty bezpośrednio przez stronę www, no a liczyła się sprzedaż w całym rynku.
W skrócie wiele elementów, które były brane pod uwagę w wysokości premii było poza kontrolą pracownika.
Domyślasz się pewnie jak po kilku kwartałach pracownicy podchodzili do tych programów premiowych…
Wydawałoby się, że to takie proste.
A ciągle widzę cele, w które nikt nie wierzy i nie jest to żadną motywacją do zaangażowania się w pracę.
Znasz to?
Pracownik musi mieć jasny cel. Cel, który rozumie i w który wierzy, i przy tym czuje prawdziwy sens swojej pracy.
Nad realizacją celu pracownik powinien też mieć kontrolę.
Jeśli ma przerobić 100 aplikacji dziennie, a dział sprzedaży przesyła tylko 70… no to takiego celu nie osiągnie. A widywałem takie kwiatki.
OKR – Jak zacząć?
Po pierwsze, cele zespołu powinny być zbieżne z celami całej firmy. Zbieżne z jej misją i wizją na dany rok czy kolejne 5 lat. Dzięki temu można mieć w ogóle jakąś motywację do pracy.
Dlatego jeśli robisz to po raz pierwszy to skonsultuj cele prezesa i pomyśl jak ustawić cele zespołu, aby prezes był zadowolony.
Później te cele kaskaduj niżej.
OKR (Objectives and Key Results)
Choć wymyślił ją John Doerr już w latach 70-tych to obecnie stosują ją najlepsi na świecie, np. Google, Facebook, Intel, Amazon, Dell, Adobe, Microsoft i cała masa innych.
Na czym polega OKR?
Żeby ustawić cel zadajesz sobie dwa proste pytania:
- Dokąd chcesz dojść? (cel – objective)
- Jak zmierzysz to, czy już tam jesteś? (rezultat – key objectives)
OKR → Objective → Key Results.
Objective jest jakościowy i określony czasem.
Key Results to mierzalne wskaźniki pokazujące nam gdzie jesteśmy.
Jak wdrożyć OKR krok po kroku?
#1 Zdefiniuj OKRy – stwórz listę celów do osiągnięcia
#2 Ustal miary – do każdego celu stwórz od 2 do 3 „key results”
#3 Komunikuj – zakomunikuj cele i miary Twojemu zespołowi (w samo ustalanie celów możesz włączyć zespół, ale pamiętaj, że cele powinny być zbieżne z celami organizacji)
#4 Wysyłaj poziom realizacji – w regularnych odstępach czasu pokazuj poziom realizacji
#5 Sukces – ustal poziom, powyżej którego ogłosisz sukces i świętuj go hucznie!
PRZYKŁAD OKR
Objective: Podnieść poziom satysfakcji klienta w kontakcie z recepcją
Key Results: Podnieść ilość pozytywnych informacji zwrotnych z 3 do 12 w kwartale
Key Results: Zmniejszyć ilość reklamacji z 14 do 4 na kwartał
Key Results: Podnieść ogólny poziom satysfakcji klienta z 3,5 na 4,2
PRZYKŁAD OKR
Objective: Chcemy osiągnąć światowej klasy poziom obsługi klienta
Key Results: Osiągnąć wskaźnik Csat na poziomie 90%
Key Results: Rozwiązywać problemy klienta o średnim poziomie skomplikowania w ciągu 1 godziny
Key Results: Rozwiązywać problemy klienta o wysokim poziomie skomplikowania w ciągu 24 godzin
A pod tym linkiem znajdziesz więcej przykładów celów ustalanych metodą OKR
OKR Rady:
- staraj się wybierać tylko jeden do dwóch celów i dwa do trzech rezultatów do każdego celu. Zbyt wiele celów i wskaźników rozmywa zaangażowanie. Znacznie łatwiej skupić się na dwóch celach, gdzie mamy kluczowe rezultaty do każdego niż, 5 celów gdzie mamy po 5 kluczowych rezultatów przy każdym z nich,
- ustalaj cele na kwartał, ale monitoruj je co tydzień.
OKR Zalety:
OKRy są ustalane na każdym poziomie. Na każdym poziomie też są proste. Pracownicy niższego szczebla doskonale wiedzą jaki cel ma zarząd i wreszcie mogą poczuć, że ich praca przyczynia się do realizacji tego celu.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej szczegółów o tym jak Google ustala cele to oglądnij ten film. Nie jest krótki, ale może otworzyć Ci oczy ?
Czym OKRy różnią się od KPIs?
Generalnie OKR jak i KPI to narzędzia do pomiaru osiągnięcia naszych celów. Główna różnica leży w intencji…
OKR powinny być tworzone tak, by odzwierciedlały ambitne, czasem agresywne cele organizacji. Można powiedzieć strategiczne dążenia. Mają za zadanie zmusić wszystkich do zmian, do transformacji, bo cele te są trudno osiągalne bez zmian.
KPIs z kolei mierzą poziom realizacji istniejących procesów i aktywności. Można powiedzieć, że to coś bardziej codziennego, przyziemnego. I jeśli jest problem z osiąganiem KPI albo chcemy go znacząco poprawić to może stać się Key Results w OKR.
Jeśli uzgadniamy z zespołem, że targetem jest 30 zrealizowanych zamówień na dzień i to jest sensowne i osiągalne to można regularnie sprawdzać czy jesteś w targecie czy nie. Ale jeśli średnio każdy pracownik robi 30 zamówień dziennie, a chcemy ambitnie zwiększyć efektywność i realizować 15 zamówień na dzień to na pierwszy rzut oka cel jest trudniejszy do zrealizowania i potrzebne są znaczące zmiany w procesie, żeby go osiągnąć. Zatem OKR są co do zasady bardziej ambitne, trudniejsze do osiągnięcia. Mają bardziej motywować.
Do brzegu… KPI pomagają w monitorowaniu bieżącej pracy, BAU i stają się podstawą do identyfikacji problemów, natomiast OKRy pomagają w poprawianiu procesów i wprowadzaniu innowacji, są co do zasady bardziej strategiczne.
OKR – Co dalej?
Jeśli jeszcze nie masz ustalonych celów zrób to zgodnie z powyższą instrukcją, a jeśli już je masz to…
Zorganizuj spotkanie zespołu i zadaj im dwa pytania:
- Czy wiecie jakie są Wasze cele na ten kwartał?
- Czy wierzycie, że te cele są osiągalne?
Jeśli odpowiedź jest negatywna będziesz mieć dodatkowe zadanie:
- Zapytaj w trakcie tego samego spotkania co musiałoby się wydarzyć, żeby pracownicy wierzyli w swoje cele?
Odnoszę wrażenie, że jednak czym innym jest KPI, a czy m innym jest OKR i porównywanie tego nie jest właściwe.
KPI jest MIERNIKIEM (nie każdy miernik to KPI), dokładniej miernikiem efektywności, a jeszcze precyzyjniej kluczowym miernikiem efektywności. Dlaczego o tym wspominam?… Bo mamy różne mierniki, np. strategiczne (CSF), wynikowe lub też rezultatu (KRI, RI), czy też właśnie efektywności lub kierunkowe (KPI, PI).
OKR jest podejściem do definiowania celów, wspiera wdrażanie strategii. OKR NIE jest MIERNIKIEM.
Stąd porównywanie OKR i KPI jest jak porównywanie gruszek i… pestek w jabłku;-).
OKR możesz odnieść do MBO, możesz poruszyć przy omawianiu podejścia 4DX, ale porównywanie do KPI może zostać odebrane jako mylenie pojęć.