Metoda 5S to praktyczny sposób na organizację swojego środowiska pracy. To sposób na to, by nie tracić czasu na rzeczy bezsensowne (marnotrawstwa) i skupić się na tym co ważne.

Na czym polega ten sekretny sposób Japończyków na sukces?

Co to jest metoda 5S?

Akronim 5S pochodzi od pięciu słów. Wszystkie rozpoczynają się na literę S.

Sort (jap. Seiri)

Set in Order (jap. Seiton)

Shine (jap. Seiso)

Standardize (jap. Seiketsu)

Sustain (jap. Shitsuke)

To 5 prostych kroków do budowy bezpiecznego, przejrzystego i lepiej zorganizowanego środowiska i miejsca pracy.

Pochodzenie metody 5S

Zanim przejdziemy do szczegółów, warto wiedzieć, że to Japończykom przypisuje się pochodzenie 5S.

Taiichi Ohno stworzył oryginalnie 4S, jako koncepcję organizacji miejsca pracy w fabryce Toyoty w latach 50. XX wieku. Później koncepcja ewoluowała do 5S.

źródło

Koncepcja była popularyzowana w przemyśle przez Hiroyuki Hirano czy Takashi Osada.

Dla wielu zachodnich managerów 5S w japońskich przedsiębiorstwach było imponującym odkryciem. Metoda 5S pomaga w podnoszeniu bezpieczeństwa i zwiększaniu produktywności dzięki eliminacji marnotrawstwa. Są firmy, które dodały „bezpieczeństwo” do 5 kroków i w ten sposób stosują 6s.

Metoda 5S krok po kroku

Sort – Pozbądź się tego, co zbędne

W pierwszym kroku 5S musisz odpowiedzieć sobie na ważne pytanie:

Co jest mi niezbędne do wykonania codziennej pracy?

Chodzi o to, by pozbyć się materiałów, narzędzi, plików, folderów, które przeszkadzają, a nie pomagają w wykonaniu pracy.

UWAGA: Nie wszystko, czego nie używasz, możesz tak od razu wyrzucić. Skorzystaj z tej podpowiedzi.

WSKAZÓWKI

Biuro: Przejdź przez biuro. Sprawdź, co masz w folderach, segregatorach. Otwórz szafkę, szafy. Znajdziesz tam na pewno mnóstwo papierów, dokumentów i przedmiotów, których nigdy nie używasz, ale z jakiegoś powodu zajmują miejsce. Oznaczaj je odpowiednimi naklejkami, żeby później łatwiej zdecydować, co z nimi zrobić.

Komputer: Usuń z pulpitu wszelkie robocze pliki, które kiedyś do czegoś były Ci potrzebne. Stwórz folder „Archiwum”, jeśli boisz się od razu wyrzucać wszystkiego. Podobnie zrób ze skrzynką mailową.

   

Dowiedz się więcej

Set in Order – Poukładaj

W kroku drugim 5S zajmujesz się tym, co jest Ci potrzebne.

Sortujesz, grupujesz i organizujesz potrzebnych narzędzia pracy, by były łatwo dostępne i ułożone w logicznym porządku.

Pogrupuj, opisz, ustaw kolorami, wszystko to, czego używasz. Chodzi o to, by w mgnieniu oka znaleźć potrzebne informacje, nie tracąc godzin na szukanie.

Możesz na koniec zadać sobie pytanie:

Czy jesteś w stanie znaleźć folder/plik/umowę xyz w mniej niż 10 sekund?

Shine – Dbaj o czystość

Ten element metody 5S bardzo łatwo wyobrazić sobie w produkcji, ale spokojnie możesz użyć i w biurze. Chodzi o sprzątanie.

Nawet jeśli wszystko pogrupujesz, poukładasz, to jeśli biurko będzie się kleić, z monitora można zeskrobywać kurz a na krześle strach będzie siadać to czy będziesz miał komfort pracy?

W fabrykach samochodów podłogi często są białe i zdarza się, że monterzy noszą białe rękawiczki, żeby błyskawicznie zauważyć wyciek oleju, smaru czy innego czynnika, który może świadczyć o błędzie w procesie.

źródło

Ten krok metody 5S to też szukanie przyczyn powstawania brudu i eliminowanie ich.

Standardize – Ustal standard 5S

Czwarty krok metody 5S to upewnienie się, że jesteśmy chętni do uproszczenia i ustandaryzowania trzech poprzednich kroków. W tym punkcie może zawierać się:

• Ustalenie procedur
• Ustalenie kodów dotyczących nazewnictwa segregatorów, arkuszy, plików, tak by cała firma stosowała tę samą nomenklaturę
• Ustalenie odpowiedzialnych za utrzymanie standardu

Jeśli każde stanowisko pracy będzie mieć ustalony standard, to przesunięcia pracownika z jednego miejsca na drugie nie będzie problemem. Łatwo „połapie się” gdzie co jest.

źródło

Poniżej banalny, ale skuteczny przykład, który pokazuje, jak powinny być ułożone segregatory. Odrobina taśmy wystarczy.

źródło

Sustain – Spraw, by 5S stało był nawykiem

Ostatni krok metody 5S to „styl życia”. Chodzi o zaszczepienie u wszystkich tej zasady. Bałaganiarze z natury muszą nieco zmienić swoje nawyki. To zajmie trochę czasu.

– Prowadź regularne audyty wdrożenia 5S

Metoda 5S – Jak przekonać opornych?

Jak w każdej zmianie początki nie będą łatwe. Przecież zawsze było byle jak, to po co to zmieniać?

Zdjęcia to fajny sposób. Pokaż jak bardzo brudne i nieuporządkowane może być miejsce pracy i… jak może wyglądać, kiedy wszystko jest na swoim miejscu.

Inny sposób to wybranie kilku osób, które cieszą się autorytetem załogi i to w nich zaszczep potrzebę zmian. Ustanów ich koordynatorami metody 5S. Daj im dedykowany czas. Rób regularne spotkania. Monitoruj postępy.

Niech staną się ambasadorami tej metody.

Zapoznaj się z 6 zasadami wywierania wpływu Cialdiniego. Znajdziesz je w tym artykule.

Oprócz tego polecam artykuł o tym, jak przekazywać zespołowi komunikaty o zmianach.

Korzyści z metody 5S

Każdy pomysł trzeba „sprzedać”. Ten też. Mów o korzyściach. Wymienić można chociażby:

• zwiększenie bezpieczeństwa i higieny pracy
• mniej tracenia czasu na szukanie potrzebnych rzeczy
• skupienie się na rzeczach ważnych
• większe zadowolenie klienta
• mniej błędów i wyższa jakość świadczonych usług

Ryzyka związane z 5S

Żadna skrajność nie jest dobra.

Słyszałem o firmach, które rysowały linie na podłodze w kuchni pokazujące, którą drogę między lodówką, a koszem wybrać albo naklejały naklejki na biurku mówiące, gdzie ma leżeć myszka i klawiatura. Można, ale nie zmuszaj.

Łatwo przesadzić i zniechęcić przy takich pomysłach, szczególnie w procesach biurowych. Zdrowy rozsądek przede wszystkim.

Ludziom ma być łatwiej dzięki tej metodzie.

Podsumowanie

Metoda 5S wydaje się banalną praktyką, ale trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie, czy faktycznie mamy porządek i standardy w swoim miejscu pracy? Nie zdajemy sobie często sprawy, ile czasu tracimy na szukaniu potrzebnych do pracy rzeczy w gąszczu innych, których na miesięcy już nie potrzebujemy. Oszczędność czasu to tylko jedna z wielu korzyści.