Metoda 5S to praktyczny sposób na organizację swojego środowiska pracy. To sposób na to, by nie tracić czasu na rzeczy bezsensowne (marnotrawstwa) i skupić się na tym co ważne.
Na czym polega ten sekretny sposób Japończyków na sukces?
Co to jest metoda 5S?
Akronim 5S pochodzi od pięciu słów. Wszystkie rozpoczynają się na literę S.
Sort (jap. Seiri)
Set in Order (jap. Seiton)
Shine (jap. Seiso)
Standardize (jap. Seiketsu)
Sustain (jap. Shitsuke)
To 5 prostych kroków do budowy bezpiecznego, przejrzystego i lepiej zorganizowanego środowiska i miejsca pracy.
Pochodzenie metody 5S
Zanim przejdziemy do szczegółów, warto wiedzieć, że to Japończykom przypisuje się pochodzenie 5S.
Taiichi Ohno stworzył oryginalnie 4S, jako koncepcję organizacji miejsca pracy w fabryce Toyoty w latach 50. XX wieku. Później koncepcja ewoluowała do 5S.
Koncepcja była popularyzowana w przemyśle przez Hiroyuki Hirano czy Takashi Osada.
Dla wielu zachodnich managerów 5S w japońskich przedsiębiorstwach było imponującym odkryciem. Metoda 5S pomaga w podnoszeniu bezpieczeństwa i zwiększaniu produktywności dzięki eliminacji marnotrawstwa. Są firmy, które dodały „bezpieczeństwo” do 5 kroków i w ten sposób stosują 6s.
Metoda 5S krok po kroku
Sort – Pozbądź się tego, co zbędne
W pierwszym kroku 5S musisz odpowiedzieć sobie na ważne pytanie:
Co jest mi niezbędne do wykonania codziennej pracy?
Chodzi o to, by pozbyć się materiałów, narzędzi, plików, folderów, które przeszkadzają, a nie pomagają w wykonaniu pracy.
UWAGA: Nie wszystko, czego nie używasz, możesz tak od razu wyrzucić. Skorzystaj z tej podpowiedzi.
WSKAZÓWKI
Biuro: Przejdź przez biuro. Sprawdź, co masz w folderach, segregatorach. Otwórz szafkę, szafy. Znajdziesz tam na pewno mnóstwo papierów, dokumentów i przedmiotów, których nigdy nie używasz, ale z jakiegoś powodu zajmują miejsce. Oznaczaj je odpowiednimi naklejkami, żeby później łatwiej zdecydować, co z nimi zrobić.
Komputer: Usuń z pulpitu wszelkie robocze pliki, które kiedyś do czegoś były Ci potrzebne. Stwórz folder „Archiwum”, jeśli boisz się od razu wyrzucać wszystkiego. Podobnie zrób ze skrzynką mailową.
A co jeśli można połączyć przyjemne z pożytecznym? Połączyć naukę przywództwa z ciekawą książką, nie wydając na to majątku i nie tracąc dziesiątek godzin?
Przeczytałem ponad 100 książek i kilkaset artykułów i badań naukowych. Wyciągnąłem z nich same perełki i przełożyłem na przyjazny język.
E-book "30 inspirujących historii dla Managerów" to garść konkretnych historii, które przeczytasz jednym tchem. Z każdej wyciągniesz jedną lekcję i od razu wdrożysz wiedzę w życie. Wystarczy 10 min dziennie.
Set in Order – Poukładaj
W kroku drugim 5S zajmujesz się tym, co jest Ci potrzebne.
Sortujesz, grupujesz i organizujesz potrzebnych narzędzia pracy, by były łatwo dostępne i ułożone w logicznym porządku.
Pogrupuj, opisz, ustaw kolorami, wszystko to, czego używasz. Chodzi o to, by w mgnieniu oka znaleźć potrzebne informacje, nie tracąc godzin na szukanie.
Możesz na koniec zadać sobie pytanie:
Czy jesteś w stanie znaleźć folder/plik/umowę xyz w mniej niż 10 sekund?
WSKAZÓWKI
Biuro: Ustal sposób nazywania plików i folderów, np. te dotyczące projektów zaczynają się od P-, te dotyczące spraw administracyjnych od A-. Oznacz odpowiednio półki, przegródki, segregatory. Wszystko musi mieć swoje miejsce.
Komputer: Ustal odpowiednie nazwy plików i katalogów. Postaraj się, by np. plik z minutkami ze spotkań zawsze miały to samo nazewnictwo, a różniły się tylko datą. Zamiast trzymać 20 plików z minutkami w folderze, 19 przerzuć do folderu Archiwum i tylko ten najnowszy niech będzie zawsze na wierzchu.
Shine – Dbaj o czystość
Ten element metody 5S bardzo łatwo wyobrazić sobie w produkcji, ale spokojnie możesz użyć i w biurze. Chodzi o sprzątanie.
Nawet jeśli wszystko pogrupujesz, poukładasz, to jeśli biurko będzie się kleić, z monitora można zeskrobywać kurz a na krześle strach będzie siadać to czy będziesz miał komfort pracy?
W fabrykach samochodów podłogi często są białe i zdarza się, że monterzy noszą białe rękawiczki, żeby błyskawicznie zauważyć wyciek oleju, smaru czy innego czynnika, który może świadczyć o błędzie w procesie.
Ten krok metody 5S to też szukanie przyczyn powstawania brudu i eliminowanie ich.
CIEKAWOSTKA
Badania z 2004 pokazały, że na przeciętnym biurku jest 10 milionów różnych bakterii. To jakieś 400 razy więcej niż na desce klozetowej. A mimo to tak chętnie przy biurku jemy. Nie muszę chyba wspominać, ile bakterii jest na klawiaturze…
Standardize – Ustal standard 5S
Czwarty krok metody 5S to upewnienie się, że jesteśmy chętni do uproszczenia i ustandaryzowania trzech poprzednich kroków. W tym punkcie może zawierać się:
- Ustalenie procedur
- Ustalenie kodów dotyczących nazewnictwa segregatorów, arkuszy, plików, tak by cała firma stosowała tę samą nomenklaturę
- Ustalenie odpowiedzialnych za utrzymanie standardu
Jeśli każde stanowisko pracy będzie mieć ustalony standard, to przesunięcia pracownika z jednego miejsca na drugie nie będzie problemem. Łatwo „połapie się” gdzie co jest.
WSKAZÓWKI
Zrób zdjęcie tego, jak powinien wyglądać odpowiednio ustalony standard.
Opisz, w jaki sposób opisujemy katalogi.
Wyślij mail do wszystkich w projekcie, opisując, jak chcesz, by pliki były zapisywane, jak powinna wyglądać struktura dzielonego folderu lub sharepointa.
Poniżej banalny, ale skuteczny przykład, który pokazuje, jak powinny być ułożone segregatory. Odrobina taśmy wystarczy.
Sustain – Spraw, by 5S stało był nawykiem
Ostatni krok metody 5S to „styl życia”. Chodzi o zaszczepienie u wszystkich tej zasady. Bałaganiarze z natury muszą nieco zmienić swoje nawyki. To zajmie trochę czasu.
Jak sprawić, by metoda 5S stała się nawykiem, częścią kultury firmy?
– Mów o metodzie 5S regularnie- Nagradzaj tych, którzy wzięli to sobie do serca
– Spraw, by Twój szef i jego szef też promowali metodę
– Mów otwarcie o korzyściach
– Prowadź regularne audyty wdrożenia 5S
Metoda 5S – Jak przekonać opornych?
Jak w każdej zmianie początki nie będą łatwe. Przecież zawsze było byle jak, to po co to zmieniać?
Zdjęcia to fajny sposób. Pokaż jak bardzo brudne i nieuporządkowane może być miejsce pracy i… jak może wyglądać, kiedy wszystko jest na swoim miejscu.
Inny sposób to wybranie kilku osób, które cieszą się autorytetem załogi i to w nich zaszczep potrzebę zmian. Ustanów ich koordynatorami metody 5S. Daj im dedykowany czas. Rób regularne spotkania. Monitoruj postępy.
Niech staną się ambasadorami tej metody.
Zapoznaj się z 6 zasadami wywierania wpływu Cialdiniego. Znajdziesz je w tym artykule.
Oprócz tego polecam artykuł o tym, jak przekazywać zespołowi komunikaty o zmianach.
Korzyści z metody 5S
Każdy pomysł trzeba „sprzedać”. Ten też. Mów o korzyściach. Wymienić można chociażby:
- zwiększenie bezpieczeństwa i higieny pracy
- mniej tracenia czasu na szukanie potrzebnych rzeczy
- skupienie się na rzeczach ważnych
- większe zadowolenie klienta
- mniej błędów i wyższa jakość świadczonych usług
Ryzyka związane z 5S
Żadna skrajność nie jest dobra.
Słyszałem o firmach, które rysowały linie na podłodze w kuchni pokazujące, którą drogę między lodówką, a koszem wybrać albo naklejały naklejki na biurku mówiące, gdzie ma leżeć myszka i klawiatura. Można, ale nie zmuszaj.
Łatwo przesadzić i zniechęcić przy takich pomysłach, szczególnie w procesach biurowych. Zdrowy rozsądek przede wszystkim.
Ludziom ma być łatwiej dzięki tej metodzie.
Podsumowanie
Metoda 5S wydaje się banalną praktyką, ale trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie, czy faktycznie mamy porządek i standardy w swoim miejscu pracy? Nie zdajemy sobie często sprawy, ile czasu tracimy na szukaniu potrzebnych do pracy rzeczy w gąszczu innych, których na miesięcy już nie potrzebujemy. Oszczędność czasu to tylko jedna z wielu korzyści.
Odpowiedz