Matryca kompetencji to niezbędne narzędzie w pracy managera, który chce zarządzać, rozumieć i rozwijać swój zespół. Bez tego niemal niemożliwe jest skuteczne delegowanie zadań i zbudowanie planu rozwoju pracownika.
Czym jest matryca kompetencji?
Matryca kompetencji to mapa. To wizualne przedstawienie posiadanych i brakujących umiejętności, które masz w swoim zespole.
Dzięki niej w szybki i w prosty sposób manager jest w stanie monitorować, czy jego zespół jest wyposażony w zestaw umiejętności, który pozwoli mu osiągać założone cele.
Angielska nazwa narzędzia to skills matrix. W Polsce mówimy matryca kompetencji. Co do zasady kompetencja to coś więcej niż umiejętność. Pojęcia nie są tożsame, ale dla uproszczenia (przepraszam psychologów) w tym artykule będziemy używać tych pojęć zamiennie.
Jak zbudować matrycę kompetencji?
Zbudowanie takiej matrycy jest dosyć proste. Wymaga kilku kroków.
Krok 1. Ustal listę kompetencji
Każdy zespół, każde stanowisko wymaga określonych umiejętności. Sprzedawca musi znać się na technikach sprzedażowych, na negocjacjach, musi być dobrze zorganizowany, mieć nienaganne umiejętności interpersonalne. Musi lubić ludzi.
Programista będzie potrzebował innej palety umiejętności itd.
Jak to zrobić?
Najpierw wypisz wszystko, co przychodzi Ci do głowy. Następnie możesz dodać kategorie, np. umiejętności miękkie, twarde, procesowe.
To zadane możesz wykonać samodzielnie, ale nic nie stoi na przeszkodzie, żeby zrobić z tego warsztat, gdzie również cały zespół podaje swoje pomysły.
WSKAZÓWKA
Tworząc listę wymaganych umiejętności, odpowiedz sobie na takie pytania, jak:
Jakich kwalifikacje, umiejętności, mój pracownik powinien posiadać?
Jakie kursy, certyfikaty powinien posiadać pracownik?
Jakich programów na co dzień używa pracownik?
Posłuchaj podcastu o matrycy kompetencji
Listen to „Matryca Kompetencji – Jak zrobić to dobrze?” on Spreaker.
–> Ściągnij odcinek
Subskrybuj: iTunes / Android / Google Podcasts / Spotify / CastBox / Stitcher
Pobierz od razu gotowe szablony z matrycą kompetencji.
Krok 2. Ustal skalę w matrycy kompetencji
Każda umiejętność powinna zostać oceniona. Aby zachować standard, potrzebujesz skali.
Proponuję skalę punktową jak poniżej:
1 - Brak umiejętności (wymaga intensywnego szkolenia)
2 - Początkująca znajomość (wymaga szkolenia)
3 - Umiarkowana znajomość (może pracować pod nadzorem innych)
4 - Dobra znajomość (może pracować samodzielnie, bez nadzoru)
5 - Doskonała znajomość (może uczyć innych)
Zaletą skali punktowej jest to, że cyfry łatwo przeliczać i analizować np. w Excelu. To lepsza opcja niż tylko opis.
Krok 3. Oceń kompetencje
Kiedy masz już listę, skalę i nazwiska pracowników w matrycy, to czas na ocenę.
Opcja 1: Manager
Samodzielnie dokonujesz oceny na podstawie znajomości Twojego zespołu. Następnie prosisz każdego z nich, żeby skorygował i wprowadził poprawki w miejscach, gdzie uważa, że potrzebna jest korekta.
Opcja 2: Pracownik
Najpierw prosisz pracowników, żeby sami wypełnili matrycę kompetencji, a następnie w trakcie spotkań w cztery oczy omawiacie każdy punkt i wspólnie dochodzicie do ostatecznego kształtu matrycy.
Opcja 3: Test
Objąłeś pieczę nad zespołem, którego kompletnie nie znasz. Nie wiesz, kto co potrafi. Potrzebujesz szybko i rzetelnie stworzyć matrycę kompetencji, bo na przykład potrzebujesz zaplanować budżet na szkolenia.
W tej sytuacji możesz stworzyć test, który zawiera pytania dotyczące konkretnych umiejętności, np. znajomości programów (np. SAP, MS Excel) znajomości procesu, znajomości języków obcych.
UWAGA! W ten sposób możesz ocenić te twarde umiejętności. Nie próbuj tym sposobem ocenić umiejętności negocjacyjnych, komunikacyjnych, zarządzania czasem. To się nie uda.
RADA
Pamiętaj, żeby zaznaczyć, że to nie jest egzamin, od którego wyniku będzie zależała ocena roczna, premia czy awans. Celem tego jest tylko i wyłącznie pomóc w odpowiednim doborze szkoleń, żeby pracownik czuł się bardziej komfortowo w swojej pracy.
Opcja 4: Peer review
Ostatnią opcją, jaką warto rozważyć, tworząc matrycę kompetencji, jest zbudowanie formularza, gdzie członkowie zespołu oceniają innych członków zespołu pod względem ich umiejętności. Zaletą tego rozwiązania jest to, że masz więcej opinii, z których możesz wyciągnąć średnią.
Którą opcję wybrać? Tak naprawdę możesz spokojnie stworzyć hybrydę. Połącz kilka.
Krok 4. Zainteresowania
Ten krok z jakiegoś powodu bardziej popularny jest na zachodzie niż w polskich firmach. Dobrze go znać. (Nawet jeśli uważasz, że każdy pracownik powinien być "zainteresowany" wszystkimi kompetencjami wymaganymi na danym stanowisku, to warto się nad nim zastanowić).
Mimo że na danym stanowisku dobrze posiąść 20 kompetencji, to niekoniecznie pracownik chce się nauczyć wszystkiego.
Ba. Raczej nie dojdziesz do momentu, w którym każdy pracownik będzie ekspertem w każdej z nich. Dlatego, jeśli dopasujesz kompetencje do zainteresowań, to dodatkowo będziesz szefem, który wykazuje troskę i indywidualne podejście do każdego pracownika.
Moja propozycja: Poproś każdego pracownika, żeby przy każdej kompetencji dopisał swój poziom zainteresowania tematem w skali 1 - 5.
PRZYKŁAD
Agnieszka zna Excela na poziomie 3. To jej wystarcza, żeby radzić sobie w pracy. Dobrze byłoby go znać na poziomie 5, ale jej chęć rozwoju w tym temacie jest na poziomie 1.
Wniosek?
Nie warto wysyłać ją na kurs "MS Excel dla zaawansowanych", bo nie leży to w zakresie jej aspiracji.
Krok 5. Przygotuj plan rozwoju
Po zakończeniu budowy matrycy kompetencji masz już gotową listę mocnych i słabych stron zespołu. Możesz opracować plan rozwoju dla każdego pracownika. Możesz zbudować kalendarz szkoleń. Wiesz już, czy potrzebujesz szybko zatrudnić dodatkową osobę z konkretnymi kompetencjami, których jeszcze nie masz w zespole. Możesz też ustalić listę "back up-ów".
Krok 6. Monitoruj postępy
Nie zapominaj zaglądać do tej listy. Rób to regularnie. Aktualizuj. Dbaj o to, żeby na koniec roku pokazać postępy w rozwoju zespołu.
Matryca kompetencji - przykład w MS Excel
Przygotowałem 2 wzory matrycy kompetencji gotowych do użycia w Excelu.
WZÓR 1: Bez zainteresowań
Według mnie najlepszym wykresem, który pokazuje siatkę kompetencji pojedynczego pracownika, jest wykres w formie radaru. Przygotowałem do dla Ciebie.
Wzór 2: Z uwzględnieniem zainteresowań
Tabela będzie wyglądać podobnie. Szczegóły omawiam w instrukcji w samym pliku. Natomiast zwróć uwagę, jak ciekawie będzie wyglądać nasz wykres. Widać od razu, że Karolina chętnie będzie uczyć się:
- SAPa
- Six Sigmy
- Zarządzania czasem
Pobierz gotowe szablony z matrycą kompetencji.
Zalety Matrycy kompetencji
Jeśli masz gotową i dobrze przygotowaną matrycę kompetencji to:
- Łatwiej będzie Ci ustalić kalendarz szkoleń i sposób szkolenia
- Ustalisz zastępstwa, bo wiesz, które osoby znają się na tym samym temacie
- Łatwiej będziesz zarządzał kalendarzem urlopów
- Poznasz mocne i słabe strony swojego zespołu
- Szybko zrozumiesz, czy potrzebujesz dodatkową osobę do zespołu
- Efektywniej będziesz delegować zadania
- Podniesiesz morale i motywację pracowników
- Lepiej będziesz wydawać pieniądze na szkole
Matryca kompetencji - ryzyka
Znajdą się i minusy.
Jeśli powiesisz matrycę kompetencji na środku biura (nie rób tego), to możesz wzbudzić niezdrową rywalizację. Pracownicy powinni mieć wgląd do matrycy, ale niech nie stanie się to narzędziem do "wyścigów".
Pracownicy mogą uważać też, że to narzędzie będzie służyć do ustalania premii. Nie będą wtedy szczerze oceniać swoich kompetencji. Zapewnij, jaki jest cel narzędzia. Ma pomóc w rozwoju, a nie być sposobem jakiegoś szantażu.
Podsumowanie
Matryca kompetencji tak naprawdę poprawi Twoją produktywność. (posłuchaj tego odcinka podcastu o produktywności). Przestaniesz trzymać tylu informacji w głowie. Przelejesz je na papier i łatwiej będzie Ci zarządzać i delegować. Oprócz tego stworzysz system, gdzie przy pomocy konkretnych danych będziesz podnosić efektywność swojego zespołu.
Odpowiedz