Jak skutecznie komunikować zmiany, które na pewno nie spodobają się pracownikom?5 min

Pewien dziennikarz zapytał kiedyś Churchila:

– Ile czasu potrzebowałbym Pan na przygotowanie dwugodzinego przemówienia?

– 5 min – odparł bez zastanowienia premier Wielkiej Brytanii.

– A ile czasu potrzebowałby Pan na przygotowanie pięciominutowego przemówienia…? – dociekał dziennikarz.

Odpowiedź go zaintrygowała.

– Dwa tygodnie drogi Panie – miał odpowiedzieć premier.

Nie sztuką jest gadać naokoło o jednej rzeczy przez 2 h. Ale zrobić porządny elevator speech, czyli przedstawić propozycję zmiany i pomysłu w takim czasie, w jakim zjeżdżamy windą kilka pięter to już kłopot.

Pierwszy komunikat o gruntownej zmianie jaka ma dotknąć jeden zespół czy całą firmę jest kluczowy. Powinien być krótki i zjadliwy, jednocześnie ma wyczerpać temat i skłonić do działania.

Jesteśmy otoczeni zmianami. Dzieją się codziennie. Nowa wersja Androida, nowa kolekcja ciuchów, Google Maps zaczyna pokazywać czas dojazdu do punktu… hulajnogą. Nie wspomnę już już rozwoju komputerów, telefonów i wszystkich zjadaczy czasu, ale i narzędzi pracy.

Heraklit z Efezu 500 lat przed Chrystusem powiedział, że:

„Jedyną stałą rzeczą jest zmiana”

To powiedz mi dlaczego zmiana w środowisku pracy, w fabryce, zakładzie, biurze czy nawet w Żabce to takie wielkie halo?

Przecież powinniśmy być przyzwyczajeni no…

Dlaczego w naturalny sposób każdą zmianę człowiek traktuje jak utratę czegoś? I nie chce już Cię zanudzać wywodami o układzie limbicznym i korze nowej w naszym mózgu, ale chyba czujesz albo doświadczyłeś, że zmiana i komunikowanie jej to wyzwanie równe z kupieniem biletu na Eda Sheerana.

Ale do rzeczy.

To jak komunikować zmiany, które zespołowi się nie spodobają?

A.A. Armenakis i S.G. Harris w publikacji „Crafting a change message to create transformational readiness”,  opisuje 5 kluczowych elementów zmiany. I te 5 elementów doskonale opisuje każdy rodzaj zmiany.

Co to za elementy?

#1 Tu i teraz, a wtedy

Pokaż rozbieżność między tym gdzie jesteśmy teraz, a gdzie być chcemy. Między tym w jaki sposób pracujemy teraz i opisz jak będzie ta sama praca wykonywana, gdy to wszystko już się skończy. Opisz dlaczego to, co do tej pory robiliśmy nie pasuje już do tych czasów, do tej sytuacji rynkowej. Powiedz jakich oczekiwań organizacji nie spełniał ten tryb.

TERAŹNIEJSZOŚĆ vs. PRZYSZŁOŚĆ

#2 Zapewnij, że mamy kompetencje, by to wdrożyć

Brak wiary, że zarząd, że managerowie, liderzy zespołów są w stanie coś pociągnąć i wdrożyć to w zasadzie norma. Bo albo zmiana jest zbyt duża i naszymi siłami tego nie zmienimy, a przynajmniej tak się będzie wszystkim wydawać albo nie mamy na to czasu i tylko mówimy, że się stanie, a się nie stanie.

Tu ważne jest, żeby zapewnić, że mamy potencjał, zasoby i wiedzę, żeby to zrobić. Że zebraliśmy dane, przeanalizowaliśmy błędy z przeszłości i wyciągnęliśmy wnioski. Że zespół prowadzące zmianę zbudował swoje DNA.

Kropka.

KURS LEPSZY MANAGER W 7 DNI

Kurs e-mailowy, w którym w ciągu 7 dni poruszam 7 najważniejszych obszarów zarządzania zespołem. Dowiesz się m.in. jak wyznaczać cele, jak podnosić motywację zespołu, jak integrować zespół i budować zaangażowanie, ale też jak zadbać o siebie i swój work-life balance. Dołącz za darmo.

#3 Znajdź osobiste korzyści

Wierz mi lub nie, ale ludzie naprawdę skupiają się na sobie. Nie zrozum mnie źle, jesteśmy istotami społecznymi, ale zależy nam na sobie, na naszej rodzinie, naszym rozwoju i nasze ego staje na podium najpierw. Nie firma.

Jeśli ktoś mi coś każe, to chce wiedzieć: dlaczego? co z tego będę miał? jak mi to pomoże?

Twoim zadaniem jest ZASTANOWIĆ się jakie OSOBISTE potrzeby członków (najlepiej poszczególnych) Twojego zespołu ta zmiana może zaspokoić i opisać/omówić to w komunikacie o zmianie.

#4 Wsparcie zarządu

Tylko 30% projektów kończy się sukcesem. Tak mówią statystyki 4M. Jednocześnie brak wsparcia zarządu, brak odpowiedniego sponsora to jedna z siedmiu głównych przyczyn porażek w projektach.

Nie zrobisz zmiany jeśli nie będziesz mieć odpowiedniego sponsora, (czyt. osoby decyzyjne w firmie nie będą tego wspierać).

Bo jeśli mojemu szefowi nie zależy to mi ma zależeć?

Sorry…

Co z tego, że każesz od dziś pracownikowi codziennie wypisywać czynności, które wykonuje i czas jaki na nie poświęca w ciągu dnia, żeby pomóc mu przeanalizować i ustalić priorytety, bo ostatecznie to chcesz podnieść efektywność pracy. Co z tego jeśli nigdy nie pytasz o to i właściwie to nie masz w planach nic zrobić z tymi danymi.

Dlatego ZAPEWNIJ, że całą inicjatywę zmiany wymyślił, jeśli nie to przynajmniej popiera, szef całego biura i wszyscy najważniejsze managerowie, którzy do niego raportują.

Dasz znać, że ten pociąg już ruszył, a oni powinni po prostu do niego wsiąść.

#5 Dostosowanie do organizacji

I tutaj mamy kwestię mody, trendów i innych pieśni.

Wszyscy są Agile to i my. Wszyscy mają owocowe środy to i my. Wszyscy mają casual wtorki to czemu nie?

Jeśli nawet zmiana to kopia rynkowego trendu zapewnij, że została ona dopasowana szczególnie do naszej organizacji, do naszej kultury. Wiemy, że jesteśmy specyficzni, wręcz to celebrujemy, dlatego właśnie podkreśl, że to zostało uwzględnione.

Niech ludzie nie czują, że są królikami doświadczalnymi jakiegoś copy-paste rozwiązania z Ameryki, tylko ktoś nad tym realnie przysiadł.

Podsumowanie

Zarządzanie zmianą to rozległa dziedzina. To skupienie się i zarządzania ludzkimi emocjami, ich oporem i sprawienie, by poczuli, że są częścią zmiany, a nie jest ona im narzucona z góry. Komunikacja to ogromnie ważny element. Na drugie pierwsze wrażenie szans nie będzie.

Przyłóż się do tego.

A poniżej podrzucam dla chętnych gotowe 3 przykłady komunikatów o zmianie. To biznesowe przykłady z życia. Ściągając dołączasz do newslettera „3 rady dla lepszych managerów” i raz w tygodniu dostaniesz ode mnie wartościowego maila z magicznymi sztuczkami dla managerów. Zawsze możesz się wypisać jeśli Ci nie podpasuje.

Piątka

Podrzucam też podsumowanie w formie graficznej.