To naprawdę świetna sprawa zostać people managerem. Każdy o tym marzy dopóki nim nie zostanie. To jak z byciem rodzicem. Na papierze wszystko wygląda wspaniale dopóki nie okaże się jak Twój organizm znosi pobudki w czasie, kiedy przez ostatnie 30 lat dopiero wracałeś z imprezy albo śnił Ci się kolejny sezon Friendsów.
Nowa rola to ból. Przynajmniej na początku. Dlatego lepiej dobrze się przygotować.
Jak to zrobić?
Na skróty
Pamiętam zespoły, które świetnie ze sobą współpracowały, szef był ich najlepszym kumplem i atmosfera na piętrze przypominała spotkanie wigilijne. Wszyscy uśmiechnięci, zadowoleni, zaraz odpakują przecież prezenty.
Trudniej jest gdy zespół nie wie po co jest, jakie ma właściwie cele i skupia się nie na tym, co trzeba. Trudniej jest, gdy członkowie są traktowani różnie. A więcej punktów zdobywa ten, kto jeździ na wakacje z szefem. Trudniej jest, gdy chaos góruje nad ładem, gdy jedni robią wszystko, a inni nic. Wtedy jest trudniej.
Miałeś tak kiedyś?
Nie życzę.
Ale jest pewien sposób. USA to zna od lat, a my..? No cóż. Nie powiem, żebym spotykał się z tym od poniedziałku do piątku.
Team charter – Karta zespołu
Co to jest?
Karta zespołu określa sens istnienia danego zespołu. Definiuje sposoby i kulturę pracy. Mówi o oczekiwaniach i celach, nad którymi trzeba się skupiać.
Przecież umowa podpisana pierwszego dnia pracy aż tak szczegółowo tego nie zgłębia, a i ogłoszenia o pracę czasem uwzględniają, a czasem nie tzw. objectives.
Karta zespołu to drogowskaz i ramy, w jakich zespół powinien się poruszać i daje poczucie jakiegokolwiek sensu. Buduje transparentność.
Po co to robić?
Jeśli zbudujesz taki dokument to:
a) nikt nie będzie musiał się domyślać za co jest odpowiedzialny;
b) szybciej wdrożysz nowego pracownika w „styl” pracy Twojego zespołu;
c) łatwiej będziesz rozwiązywać konflikty;
d) podniesiesz motywację i zaangażowanie pracownika;
e) zwiększysz szansę na realizację celów zespołu i organizacji.
Wymieniać dalej?
WSKAZÓWKA
Kartę zespołi najlepiej zbudować na samym początku istnienia zespołu. To będzie moment, w którym ludzie nie zdążą stworzyć samoistnych, niekoniecznie dobrych nawyków. Karty nie buduj też sam. Zrób to wspólnie z zespołem.
Jak zbudować Kartę Zespołu w 7 krokach?
To, co przeczytasz za chwilę to tylko propozycja. To podstawowe elementy, ale zachęcam do dopasowania karty do swojej branży, specyfiki firmy, w której pracujesz. Wiesz o co chodzi.
Krok #1: Tło
Tło to innymi słowy odpowiedź na podstawowe pytania:
#1 Po co zespół powstał?
#2 Jaki problem starają się rozwiązać członkowie zespołu?
#3 Jak się to ma to ogólnych celów całej organizacji?
PRZYKŁAD
Zespół Szkoleń i Rozwoju pracowników został wyodrębniony z działu HR jako odrębna jednostka. Decyzja została podjęta wskutek niepokojących wyników ankiety wśród pracowników, którzy jednoznacznie podkreślali, że firma nie inwestuje w rozwój pracowników, nie pomaga zbudować planu rozwoju osobistego i nie daje narzędzi, by pracownicy mogliby inwestować w rozwój swojej kariery.
Brak powstania takiego zespołu w długiej perspektywie doprowadziłby do podniesienia wskaźnika retencji pracowników, co jednocześnie doprowadziłoby do utraty talentów, obniżenia jakości usług oferowanych przez firmę i ostatecznie spadek przychodów firmy.
Krok #2: Misja i cele
Jedni się śmieją, inni zdroworozsądkowo podchodzą do sprawy nieco poważniej. O budowaniu misji i przykładach pisałem w tym artykule.
Na jakie pytania odpowiada ta sekcja?
#1 Co zespół powinien osiągnąć?
#2 W co wierzy lider i cały zespół?
#3 Jakie strategiczne cele zespół stawia sobie do osiągnięcia, by realizować misję?
PRZYKŁAD
Misją zespołu szkoleń i rozwoju jest sprawić, by każdy pracownik organizacji miał przekonanie, że pracuje w miejscu, w którym może realizować swoje pasje i marzenia, jednocześnie rozwijając swoje mocne strony, wykonując pracę, które daje mu prawdziwą satysfakcję
PRZYKŁAD 2
Celem zespołu jest przygotowanie planu szkoleń dla wszystkich pracowników z uwzględnieniem ich potrzeb i zapewnienie, by każdy z pracowników uczestniczył w min. 4 dniach szkoleniowych w ciągu roku.
Kolejnym celem jest podniesienie wskaźnika NPS z 10% do 60% w ciągu 3 lat.
To cele ogólne. Manager rozbija je później na poziom roku, kwartału i miesiąca.
Krok #3: Role i obowiązki
Jeśli misja i cele są jasno opisane zastanów się teraz jaki profil pracownika najlepiej wpasuje się w realizację dwóch powyższych.
Ten obszar ma być odpowiedzią na takie pytania, jak:
#1 Jak będzie wyglądała struktura zespołu?
#2 Jakie role będą w zespole?
#3 Jaki jest wymagany profil i zestaw umiejętności od każdego kandydata?
#4 Jakie są kryteria awansu?
Kurs e-mailowy, w którym w ciągu 7 dni poruszam 7 najważniejszych obszarów zarządzania zespołem. Dowiesz się m.in. jak wyznaczać cele, jak podnosić motywację zespołu, jak integrować zespół i budować zaangażowanie, ale też jak zadbać o siebie i swój work-life balance. Dołącz za darmo.
PRZYKŁAD
W naszym przypadku warto podkreślić, że zespół będzie składał się z 10 osób. Mamy dwa rodzaje stanowisk:
– analityk (1-2 lat doświadczenia, możliwy awans po minimum roku pracy w zespole),
– starszy analityk (osoba z 3-5 letnim doświadczeniem, awans na trenera możliwy, po przepracowaniu min. 2,5 lat w zespole, uzyskaniu akredytacji trenerskiej, przeprowadzeniu min. 4 samodzielnych szkoleń)
– trener (osoba z 5 letnim doświadczeniem, uzyskana akredytacja trenerska, awans na lidera zespołu po uzyskaniu pozytywnej akredytacji managerskiej, tj. odbyciu rocznego kursu przygotowawczego do ról managerskich, uzyskaniu pozytywnych ocen z ostatnich 2 lat pracy,..)
Warto też dodać szczegółową listę obowiązków w danej roli.
Krok#4: Upoważnienia
Trudno znaleźć eleganckie polskie słowo na „Empowerment”, ale chodzi o to co zespół może robić, a co należy do np. teamleadera.
Może być to zawarte w oddzielnym punkcie albo połącz to z punktem poprzednim.
Na jakie pytania odpowiada ta sekcja?
#1 Czy członkowie zespołu mogą brać udział w rekrutacji nowych członków?
#2 Jaki jest zakres decyzyjności poszczególnych członków zespołu, a co wymaga zgody przełożonego?
#3 W jakich sprawach zwracać się do managera?
#4 Ile czasu poświęcać na poszczególne aktywności i jak ustalać priorytety?
PRZYKŁAD
Starsi analitycy mogą brać czynny udział w procesie rekrutacji nowych członków do zespołu. Sprawy dotyczące wydatków związanych ze szkoleniem poniżej 200 PLN mogą być zatwierdzane przez trenerów. Wydatki powyżej tej kwoty wymagają zgody lidera zespołu. Zespół powinien spędzać 20% swojego na prowadzeniu szkoleń i doskonalenie się w tej profesji.
Podaj swoje imię i maila a podeślę Ci e-book, który podrzuci Ci masę pomysłów na integrację zespołów z pełnymi instrukcjami
Krok #5 Narzędzia
Tak sekcja odpowiada na pytania:
#1 Z jakich narzędzi, metod i wsparcia może korzystać zespół, by jak najlepiej realizować swoje zadania?
#2 Jakim budżetem w ciągu roku dysponuje zespół, by mógł realizować swoją misję?
#3 Do kogo zespół może zwracać się po wsparcie oprócz swojego managera?
PRZYKŁAD
Zespół na swoją działalność ma rocznie do wydania 50 000 PLN. Budżet może być poświęcony na materiały szkoleniowe, komunikację, promocję, podróże służbowe i szkolenia. Każdy z zespołu ma przydzielonego mentora, z którym może spotkać się raz na 2 tyg. na 60 min. Lista mentorów jest na bieżąco uzupełniania. Zespół ma również trwały dostęp do biblioteczki, zewnętrznej platformy szkoleniowej i raz w roku może brać udział w branżowej konferencji.
Krok #6 Bieżące funkcjonowanie zespołu
Ten krok definiuje sposób działania zespołu, komunikację, raportowanie, spotkania zespołu itp.
Na jakie pytania powinniśmy tutaj odpowiedzieć?
#1 Jak często odbywają się spotkania zespołu i spotkania w cztery oczy?
#2 W jaki sposób członkowie zespołu powinni raportować postępy swojej pracy?
#3 Jak wygląda sposób zastępowania pracowników w razie nieobecności?
#4 Na ile wcześniej członkowie zespołu powinni zaplanować urlop?
PRZYKŁAD
Zespół spotyka się wspólnie w każdy poniedziałek o 10:00. Wtedy wszyscy spotykamy się na żywo, w salce. Manager spotyka się z każdym członkiem zespołu raz na 2 tygodnie na 30 min, by omówić bieżące sprawy. Każdy członek zespołu przygotowuje plan takiego spotkania i wysyła do managera minutki po każdym spotkaniu w cztery oczy.
Postępy ze swojej pracy pracownicy wysyłają do Michała co piątek do godziny 13:00, tak, żeby manager mógł zapoznać się z raportem przed spotkaniem w poniedziałek rano.
Każdy członek zespołu ma swojego zastępcę, który na bieżąco wie, czym zajmuje się dana osoba i jest w stanie ją zastąpić w razie nieobecności.
Urlopy w zespole dłuższe niż 1 dzień planujemy z minimum 3 tygodniowym wyprzedzeniem. W nagłych przypadkach członkowie dzwonią do managera i wyjaśniają sytuację.
Coroczny dwutygodniowy urlop wypoczynkowy planujemy do końca lutego w porozumieniu z całym zespołem. Późniejsze zmiany w planowanym urlopie uzgadniamy razem z innymi członkami zespołu.
Krok #7 Konsensus
Kiedy mamy już opisane zasady funkcjonowania zespołu to trzeba się upewnić, że wszyscy „kupują” dokument.
Przez wszystkich rozumiem:
- zespół, którego dotyczy karta,
- managera managera zespołu, czyli szef firmy, czy ktoś powyżej lidera zespołu powinien potwierdzić, że opisane zasady są zgodne z polityką firmy
- samego lidera zespołu (on też ma tu sporo zobowiązań).
RADA
Polecam zebrać „fizyczną” zgodę od każdego z członków zespołu. To możesz zrobić na dwa sposoby:
#1 W trakcie warsztatu po opisaniu karty zespołu na flipczarcie poproś wszystkich, żeby wzięli długopis i podpisali się pod tym. Możesz to ubrać w jakąś zabawną grę, żeby nie wyszło zbyt poważnie i formalnie. Ale zrób to.
Nie raz byłem na szkoleniu, gdzie trener na samym początku prosił o wyznaczenie zasad panujących w sali przez najbliższe dwa dni, a później kartki te mieliśmy przykleić do wielkiego flipczarta.
#2 Podeślij mailem zbudowaną kartę i poproś, by każdy potwierdził mailowo, że jest z tym ok.
Fizyczne potwierdzenie da pracownikom poczucie, że faktycznie do czegoś się zobowiązują.
I za każdym razem, gdy pojawia się nowy pracownik zacznij wdrażanie go od przejrzenia tego dokumentu. Przedyskutuj każdy punkt i upewnij się, że taki styl pracy mu pasuje.
RADY DODATKOWE
#1 Upewnij się, że karta jest widoczna albo łatwo dostępna dla każdego członka zespołu
#2 Traktuj dokument jako coś, co może być regularnie uzupełniane (otoczenia się przecież zmienia)
#3 Buduj go najlepiej w trakcie etapu formowania zespołu
#4 Przeglądaj kartę przynajmniej raz na kwartał
#5 Używaj go jako coś, co ma przypominać o celach, nie jako dokument, którym będziesz straszył pracowników
Podsumowanie
Wiem, że może i brzmi to jako niepotrzebna administracja, jak formalizowanie czegoś, co wiemy intuicyjnie.
Ale jeśli chcesz realnie móc polegać na swoich pracownikach i móc odwołać się do jakiegoś „kontraktu”, który kiedyś zawarliście, jeśli chcesz budować transparentność i zrozumienie istnienia zespołu to nie znam lepszej metody.
Nie musisz robić z tego jakiegoś formalnego spotkania. Zróbcie z tego jakiś przyjemny warsztat z pizzą itp. Podkreślaj, że robicie to żeby zadbać o pracownika, a nie po to, żeby go zmusić do podpisania jakiegoś cyrografu.
To jak?
Bierz outlook i ustaw warsztat.
UWAGA BONUS!
Przygotowałem dla Ciebie gotowy szablon do wydrukowania w formacie A3. Możesz go użyć jako narzędzie do poprowadzenia warsztatu. Endżoj!
[arrows style=”arrow-red-13.png” align=”center”]
Odpowiedz