3 ważne błędy przy dawaniu informacji zwrotnej4 min

Mam od jakiegoś czasu pewien zwyczaj.

Po skończonym, a często nawet w trakcie projektu wybieram sobie jedną osobę, która nie jest szczególnie wysoko ani rangą ani stażem w firmie. Osobę, która ciężko pracuje, rzadko dostaje informację zwrotną, zawiewa od niej chronicznym brakiem zwykłego doceniania. Zwykłego „Dziękuję”.

Kiedy już wybiorę wysyłam pewną wiadomość.

Wiadomość ląduje w skrzynce jej szefa i szefa jej szefa, a czasem nawet jeszcze jeden szczebelek wyżej.

Piszę drobną litanię, taką tam na 50-150 słów o tym, w czym dana osoba mi pomogła. Podaję kilka aspektów techniczno-administracyjnych typu „świetnie przygotowała plan wdrożenia, pokazując ogromne przywiązanie do szczegółów, uwzględniając ważne ryzyka” oraz jeden aspekt dotyczący miękkich umiejętności.„(…) cenię jej/jego opanowanie nawet w ciężkich sytuacjach stresowych i łatwość w nawiązywaniu relacji z trudnymi partnerami (…).”

Klikam ENTER. Czekam.

Słuchajcie…

Wulkan!

Wulkan podziękowań, czasem łez wzruszenia, nierzadko słów typu „tego mi bardzo brakowało od ostatniego roku”, „to niesamowite, co zrobiłeś”, „chce mi się pracować”, „nikt jeszcze czegoś takiego dla mnie nie zrobił”.

Na początku zastanawiałem się czy te podziękowania to na pewno do mnie. Przecież nie zrobiłem niczego wielkiego.

Bo to coś przesadnie niesamowitego. Nikt nie dziękuje mi za cokolwiek innego tak, jak za takiego maila.

A to naprawdę napisanie go NIC nie kosztuje. Ja nic nie tracę, mój autorytet nie podupada. Przeciwnie. Wracam do domu z poczuciem, że po prostu zrobiłem coś dobrego.

Feedback, czyli polska informacja zwrotna.

Niewielu to robi, bo to delikatna sprawa. Wchodzimy w trochę inny poziom relacji. Nie dajemy go, bo nie chcemy kogoś za bardzo uszczęśliwić albo trochę zranić jeśli mamy do przekazania coś, co może się nie spodobać. Ale ostatecznie chodzi przecież o to, żeby być z dnia na dzień lepszym.

Niewiele osób to robi, a już na pewno nie proaktywnie. A to genialne narzędzie. Kilka zwykłych słów. Czasem zdarzy się wypunktować jakieś kwestie do ewentualnej poprawy, ale przyznam, że sam używam go częściej do chwalenia niż karcenia.

Także jeśli tego nie robisz to zachęcam. Dobro wraca. Zwłaszcza, że po takim mailu często obdarzony odwdzięcza się czymś podobnym pod naszym adresem.

Ale nie w tym rzecz.

Niestety czasem dajemy informację zwrotną popełniając banalne błędy. Błędy, które nie zmotywują, a mail zostanie wrzucony do spamu zaraz po zaświeceniu się w skrzynce.

Co to za błędy?

Już mówię.

Informacja zwrotna – Błąd 1

„Jestem bardzo zadowolony z Twojej pracy. Postaraj się tylko wzmocnić komunikację”

Co to znaczy?

No właśnie nie wiem. Zbyt ogólnikowy, kompletnie niespecyficzny, niepoparty przykładami niewiele mówi i tyle samo daje. A tu trzeba wejść w temat trochę głębiej. Trochę bardziej go spersonalizować.

Sami kiedy dostajemy kartkę z życzeniami na urodziny od całego zespołu to pomijamy te banalne życzenia typu „100 lat” i instynktownie szukamy czegoś, co jest bardziej o nas, o naszych konkretnych marzeniach, planach. I takie życzenia zapamiętamy bardziej.

Informacja zwrotna – Błąd 2

Czekanie do końca roku, do oceny końcoworocznej. Pracujesz z kimś od stycznia i w grudniu, na wyraźną prośbę zainteresowanego piszesz kilka zdań.

I może właśnie dopiero wtedy, po 12 miesiącach ktoś dowie się, że był genialny? Choć do tej pory myślał, że jest do bani. Po co czekać z tym na koniec? Feedback można wysłać już po miesiącu współpracy.

KURS LEPSZY MANAGER W 7 DNI

Kurs e-mailowy, w którym w ciągu 7 dni poruszam 7 najważniejszych obszarów zarządzania zespołem. Dowiesz się m.in. jak wyznaczać cele, jak podnosić motywację zespołu, jak integrować zespół i budować zaangażowanie, ale też jak zadbać o siebie i swój work-life balance. Dołącz za darmo.

Informacja zwrotna – Błąd 3

Eksperci często radzą podążać taką ścieżką. Najpierw chwalisz, potem ganisz, a potem znów chwalisz. Żeby delikwent wyszedł ostatecznie z bananem na twarzy. Czasem nazywają to metodą kanapkową.

Ale ludzie znają już te techniki. Wyuczone schematy z książek, powielane na potęgę nie działają. To tak, jak kandydat w trakcie rozmowy o pracę, który uczy się na pamięć wyuczonych odpowiedzi na pytanie „Gdzie widzi Pan siebie za 5 lat?”

Pewne rzeczy są już zbyt oklepane, żeby działały.

Co robić, żeby nie popełniać tych błędów?

Przestań się bać!

Bać się mówić otwarcie o tym, co jest, a czego nie ma. Ludzie chcą informacji zwrotnych, bo to jedyny sposób, żeby mogli się rozwijać. No chyba, że jesteś przekonany, że pracujesz z kimś, kto rozwijać się nie lubi i tym bardziej nie chce o sobie słuchać. Ale to mniejszość.

A typowo pozytywny feedback, przekazany w dodatku przy kimś, to bomba radości, którą trzeba zdetonować.

Więc warto czasem odpalić ten lont…