Jeśli zdarzyło się kiedyś mieć kłopot z szybkim znalezieniem pomysłu na rozwiązanie konkretnego problemu, to burza mózgów będzie dobrym kierunkiem.
Co to jest i jak przeprowadzić sesję burzy mózgów dobrze?
Kto jest autorem pojęcia burza mózgów?
Na skróty
Człowiekiem, który jako pierwszy użył tego pojęcia, był Alex Osborn. Opisał to narzędzie w swojej książce z 1942 roku How to Think Up. Osborn był między innymi wiceprezesem jednej z największych agencji reklamowych w USA, BBDO. Jego kariera zawodowa zahaczyła o Wielki Kryzys, zatem potrzeba tworzenia twórczych rozwiązań była w jego firmie szczególnie duża.
Burza mózgów – co to jest?
Burza mózgów to jedna z metod heurystycznych twórczego rozwiązywania problemów. Polega na pracy w grupie, której celem jest generowanie pomysłów na znalezienie przyczyn problemu, rozwiązań oraz wyborze najlepszych opcji.
Burza mózgów łączy w sobie „luźne” podejście do rozwiązywania problemów z myśleniem lateralnym, tj. tzw. myśleniem „w bok”.
Burza mózgów – zalety
Oprócz oczywistych zalet burzy mózgów, jakimi są dobre propozycje na rozwiązanie konkretnego problemu, mamy jeszcze w tym ćwiczeniu szereg innych aspektów.
Po pierwsze, takie spotkanie może integrować zespół. Dobrze poprowadzona burza mózgów powinna zbliżyć do siebie uczestników i zmusić do interakcji.
Po drugie, rozwiązania problemu zaproponowane przez zespół sprawią, że uczestnicy staną się bardziej zaangażowani w ich wdrożenie. W pewien sposób oddajesz decyzję zespołowi, nie sobie.
Skąd wiem, czy potrzebuję burzy mózgów?
Nie zawsze burza mózgów jest konieczna. Kiedy problem ma jasne przyczyny i znane rozwiązania, bo zbierasz szczegółowe dane odnośnie procesu, wtedy nie marnuj niczyjego czasu.
Natomiast gdy przyczyny problemu nie są jasne, potrzebujesz opinii ekspertów i pomysłów „out of the box”, wtedy taka sesja ma sens.
PRZYKŁADY SYTUACJI, W KTÓRYCH ORGANIZUJ BURZĘ MÓZGÓW
– Stworzenie zupełnie nowego produktu
– Wymyślenie nazwy nowego produktu
– Znalezienie przyczyny skomplikowanego problemu
– Dodatkowe cechy nowej wersji produktu
Posłuchaj podcastu o burzy mózgów
Listen to „Burza mózgów – Najlepsze praktyki” on Spreaker.
–> Ściągnij odcinek
Subskrybuj: iTunes / Android / Google Podcasts / Spotify / CastBox / Stitcher
Zasady prowadzenia burzy mózgów
W trakcie każdej burzy mózgów obowiązują konkretne zasady dyskusji. Moderator powinien o nich wspomnieć na samym początku.
#1 Liczy się ilość, nie jakość pomysłów
Pozwalamy uczestnikom podawać tak wiele pomysłów, jak tylko to możliwe. Kreatywność jest tu jak najbardziej mile widziana.
#2 Brak krytyki w trakcie burzy mózgów
Na wstępnym etapie nie oceniamy i nie krytykujemy żadnego pomysłu. Ocenianie, szczególnie negatywne, powoduje, że ludzie zamykają się i nie proponują nowych pomysłów. To bardzo ważne.
PRZYKŁAD
To przykłady zwrotów, które wskazują, że stosujemy krytyczną ocenę pomysłów. Trzeba ich unikać i przypominać, że to wbrew zasadom sesji.
„Już tego próbowaliśmy…”
„To u nas nie zadziała…”
„Ta branża cechuje się swoją specyfiką…”
„Ten pomysł nie przejdzie…”
„Dział prawny na to się nie zgodzi…”
„Trochę bujasz w obłokach…”
„Trochę się zagalopowałeś…”
#3 Dziękuj za wyjątkowo niespotykane pomysły
Doceniaj nawet najbardziej szalone pomysły. Zachęcisz innych do jeszcze większej kreatywności. Przecież o wiele łatwiej jest skrytykować dziki pomysł niż go wymyślić.
#4 Łącz i doskonal pomysły
Jeden pomysł może stać się inspiracją dla kolejnego. Dwa lub trzy pomysły można połączyć w jeden i na nim budować kolejne. Burza mózgów powinna doprowadzać do synergii dobrych pomysłów.
Burza mózgów – Etapy
#1 Powołanie zespołu
Pamiętaj, żeby w sesji burzy mózgów brały udział osoby z różnym stylem myślenia i o różnych osobowościach. Dobrze też, żeby osoby znały się ze sobą. Naukowcy z CEF dowodzą, że wówczas burza mózgów przynosi lepszy efekt. Idealnie, jeśli zaprosisz też osoby spoza swojego działu. Mogą mieć one kompletnie inne spojrzenie na Twój problem.
PRZYKŁAD
Problem: Wzrost skarg dotyczących obsługi klienta
Uczestnicy burzy mózgów: Kierownik zespołu obsługi klienta, członkowie zespołu, osoba z HR, pracownik działu płatności
Ile osób zaprosić? Idealne między 5 a 10 osób. Im większa grupa, tym trudniej nad nią zapanować.
Pamiętaj o rezerwacji pokoju i upewnieniu się, że masz wszystkie potrzebne akcesoria
- flipchart + papier!
- flamastry
- karteczki post-it
- długopisy
- odpowiednią ilość krzeseł dla wszystkich
#2 Wybór moderatora
Moderatorem burzy mózgów powinna być osoba, która:
- zna problem i dzięki temu może zadawać odpowiednie pytania zespołowi
- rozumie dynamikę grupy – dobrze jeśli moderator zna zespół
- potrafi pobudzić wyobraźnię, nawet u osób małomównych
- dobrze zna podstawowe zasady burzy mózgów
- potrafi aktywnie słuchać – (odsyłam do tego artykułu)
Do zapisywania pomysłów polecam wybrać inną osobą niż moderator.
Super, że jesteś!
Właśnie trwa promocja na dostęp do kursu POWERR Feedback Masterclass z AI. Zerknij na szczegóły!
#3 Określ cel burzy mózgów
W specyficzny sposób określ, jaki jest problem i jaki cel chcecie osiągnąć.
PRZYKŁAD
W ostatnim kwartale pojawił się gwałtowny wzrost reklamacji od klientów. Konkretnie wzrost wyniósł 140% w porównaniu do poprzedniego kwartału. Na tym spotkaniu chcielibyśmy określić możliwe przyczyny zgłaszanych reklamacji, a później ustalić najlepsze rozwiązania.
By jeszcze lepiej sprecyzować cel, użyj metody SMARTER opisanej tutaj.
W projektach, w których dążymy do usprawnień procesów, często pierwsza sesja dotyczy generowanie przyczyn problemu. Po wyborze tych głównych spotykamy się raz jeszcze.
Na kolejnej sesji generujemy pomysły rozwiązań do wybranych najczęstszych przyczyn.
Czy podawać problem przed spotkaniem?
Według profesora Markmana z UT Austin tak. Chodzi o to, że w trakcie burzy mózgów może dojść do tzw. myślenia zbieżnego. Nowe pomysły będą zbieżne z poprzednimi. Kiedy ktoś będzie miał czas na przemyślenie problemu w pojedynkę, wtedy mamy szansę na więcej unikalnych sugestii.
Czas
Czas sesji z burzą mózgów powinien być ściśle określony. Limit buduje też presję, więc uczestnicy mogą być jeszcze bardziej zmotywowani do aktywnego uczestnictwa. 30-60 min to idealna długość spotkania.
#4 Kieruj dyskusją
Kiedy zasady i cel są już jasne, możesz zacząć spotkanie.
Jeśli dyskusja schodzi na tory niezwiązane z tematem, przeproś i przypomnij o celu spotkania.
Upewnij się, że dobrze rozumiesz każdy pomysł, zanim go zapiszesz.
Polecam ten tekst, w którym opisałem różne typy ludzi i jak sobie z nimi radzić w trakcie burzy mózgów.
A co jeśli w trakcie spotkanie nikt się nie odzywa?
Pobudzić kreatywność możesz na wiele sposobów. Oto kilka przykładów.
Sposoby na pobudzenie kreatywności
Gra w przeciwieństwa
Jeśli problemem jest dużo liczba reklamacji, zadaj pytanie:
– Co zrobić, żeby produkt na pewno został zareklamowany przez klienta?
Gdy chcesz poprawić stronę www swojej firmy, zapytaj:
– Jak wyglądała najgorsza strona internetowa jaką widzieliście?
Usuń bariery
Pobudź kreatywność, mówiąc:
– Wyobraźcie sobie, że nie ma kosztów transportu, nie ma limitu budżetu i możemy stworzyć produkt jaki tylko chcemy.
Wprowadź bariery
Inną techniką, by zmusić do wytężonego myślenia w trakcie burzy mózgów będzie wprowadzenie dodatkowych barier:
– Wyobraźcie sobie, że nasza strona może być tylko po chińsku, a chcemy ją kierować dla klientów z USA. Jak musi wyglądać, by mimo to klient mógł dokonać zakupu?
– Mamy tylko 100 USD i musimy stworzyć nowy internetowy produkt.
Pytania pomocnicze
Jeśli uczestnicy nadal nie chcą się otworzyć, możesz użyć takich pytań w trakcie burzy mózgów:
Przykład: Skargi na temat słabej obsługi klienta
– Jak według Was powinna wyglądać idealna obsługa klienta?
– Kiedy ostatnio mieliście poczucie, że zostaliście doskonale obsłużeni?
– Co stało się, że napisaliście negatywną opinię w internecie nt. obsługi klienta?
– Czym powinna cechować się osoba pracująca w obsłudze klienta?
– Kto na pewno nie powinien pracować w dziale obsługi klienta?
Kurs e-mailowy, w którym w ciągu 7 dni poruszam 7 najważniejszych obszarów zarządzania zespołem. Dowiesz się m.in. jak wyznaczać cele, jak podnosić motywację zespołu, jak integrować zespół i budować zaangażowanie, ale też jak zadbać o siebie i swój work-life balance. Dołącz za darmo.
#5 Dyskusja
To moment, w którym razem z zespołem omawiasz zgłoszone pomysły. Upewniasz się, że wszystkie sugestie są dobrze zrozumiane przez wszystkich.
Następnie grupujesz je, usuwasz duplikaty. Na pewno będzie wiele powtarzających się sugestii, które wpadają do tej samej kategorii. Grupowanie pomaga w zrobieniu porządku na flipczarcie.
#6 Wybór
Ostatnim etapem jest wybór pomysłów, którymi zajmiemy się w dalszym etapie.
Np. spośród 50 potencjalnych przyczyn reklamacji wyłaniacie 5 najczęstszych przyczyn.
Metody wyboru najlepszych pomysłów
1. Multivoting
Daj każdej z osób flamaster i poproś, by podeszła do tablicy i postawiła kropkę przy trzech powodach reklamacji, które według niej powtarzają się najczęściej.
Na koniec ćwiczenia zliczasz kropki i będziesz mieć listę kilku najczęstszych powodów.
2. Ease and Effect Matrix
Inną metodą wyboru rozwiązań w trakcie burzy mózgów jest matryca Ease and Effect albo inaczej PayOff matrix.
Na osi poziomej zaznaczasz EASE (łatwość wdrożenia rozwiązania), a na pionowej EFFECT (efekt, wpływ rozwiązania).
Następnie razem z zespołem analizujecie pomysł po pomyśle i próbujecie dopasować pomysł do konkretnego obszaru matrycy.
3. Criteria Matrix
Jeśli masz więcej kryteriów, którymi kierujesz się przy wyborze rozwiązań, zastosuj Criteria Matrix (inaczej matrycę decyzyjną albo matrycę kryteriów).
Jak to zrobić?
Krok 1. Ustal kryteria, które są dla Ciebie ważne
Krok 2. Przypisz wagę każdemu z kryteriów (najlepiej od 1 do 10, gdzie 10 oznacza bardzo ważne)
Krok 3. Wypisz możliwe rozwiązania
Krok 4. Przypisz każdego z rozwiązań wynik (score) odnośnie każdego kryterium
Krok 5. Pomnóż wynik przez ogólną wagę każdego kryterium
Krok 6. Podsumuj i wybierz rozwiązanie z największą sumą
Przygotowałem dla Ciebie gotowy szablon, który możesz ściągnąć i używać.
#7 Kolejne kroki
Na koniec podziękuj całej grupie za zaangażowanie. Ustal kolejne kroki.
PRZYKŁAD
By poprawić jakość obsługi klienta zespół zdecydował, że:
1. Będą przeprowadzone dodatkowe szkolenia – Agnieszka, najbardziej doświadczona osoba przygotuje 3 szkolenia
2. Wprowadzone zostaną KPI – Marek przygotuje propozycję mierników jakości i sposób zbierania danych
3. Zostaną wdrożenie listy kontrolne ze schematem rozmowy – Sylwia zorganizuje oddzielne spotkanie z członkami zespołu i przygotuje listę kontrolną
Uczestnicy muszę wiedzieć, że ich wysiłek nie poszedł na marne, a burza mózgów przyniosła efekty.
Typy burzy mózgów
Sposobów na przeprowadzenie burzy mózgów jest naprawdę wiele. Do najbardziej znanych i używanych przeze mnie należą:
Otwarty format
Uczestnicy na głos wypowiadają swoje pomysły. To dobra metoda burzy mózgów, gdy uczestnicy są otwarci, nie boją się mówić i grupa nie jest zbyt duża.
Wszyscy zaproszeni podrzucają swoje pomysły i jedna osoba zapisuje je na tablicy.
Dyskusja 66 Philipsa
Technika wymyślona przez L.D. Philipsa.
Dzielisz zespół na 6 grup, które rozchodzą się do różnych pomieszczeń albo do różnych część sali i przez 6 min generują pomysły.
Następnie przedstawiają wyniki, omawiają je i ponownie rozchodzą się do swoich grup. To ćwiczenie powtarzane jest kilka raz aż do momentu wygenerowania zadowalających rozwiązań.
Metoda 635
To metoda, która jest dobra, jeśli chcemy w bardzo krótkim czasie wygenerować wiele pomysłów. Autorem jest Bernd Rorbach.
6 osób – 3 pomysły – 5 minut
Każda osoba dostaje kartkę papieru. W ciągu 5 minut zapisuje 3 pomysły. Następnie przekazuje kartkę osobie obok, a dostaje wypełnioną kartkę od innej osoby. Do wypisanych pomysłów innych osób przez kolejne 5 min dopisuje kolejne 3 pomysły. Widząc sugestie innych, może je rozbudować, nadpisać albo wymyślić coś nowego.
W ciągu 30 min możemy zebrać aż 108 pomysłów w trakcie jednej burzy mózgów.
Metaplan
W tej metodzie burzy mózgów grupa rozmawia o konkretnym problemie, a oprócz tego uzupełnia wywieszony plakat z 4 pytaniami:
Jak jest?
Jak być powinno?
Dlaczego nie jest tak, jak być powinno?
Wnioski i rozwiązanie problemu.
Ta metoda przyda się m.in w sytuacji konfliktów w zespole.
Aplikacje do zdalnej burzy mózgów
Jeśli pracujesz zdalnie i prowadzisz zdalny zespół, to przydadzą się aplikacje do prowadzenia burzy mózgów. Na rynku jest kilka naprawdę ciekawych rozwiązań:
–> Lucidchart
–> XMind
–> Coggle
–> Wisemapping
Burza mózgów – dodatkowe wskazówki
Prowadząc burzę mózgów, pamiętaj jeszcze o tych aspektach:
#1 Dziękuj za pomysły
#2 Uśmiechaj się
Unikaj pokazywania swoją mową ciała, że dany pomysł jest po prostu głupi i nierealny. Nawet jeśli tak uważasz.
#3 Buduj na pomysłach innych
Pomysł rzucony przez jedną osobę może stać się początkiem innego, jeszcze lepszego pomysłu. Wykorzystuj to i próbuj naprowadzać osoby na kolejny krok.
#4 Pilnuj czasu
Czas takiej sesji nie powinien być dłuższy niż 30 – 60 min. Presja czasu motywuje do generowania pomysłów. Krótkie spotkanie sprawi, że uczestnicy rzucają pierwsze pomysły, które od razu przychodzą im do głowy.
#5 Znajdź odpowiedni czas w ciągu dnia
Burza mózgów wymaga energii, a wydobędziesz ją raczej przed południem. Godzina 10:00, po śniadaniu i kawie to najlepsza pora. Nie ustalaj spotkań późnym wieczorem, gdy każdy myśli już o pójściu do domu. Złym pomysłem jest też czas tuż przed obiadem. Z pustym żołądkiem trudno się myśli.
Super, że jesteś!
Właśnie trwa promocja na dostęp do kursu POWERR Feedback Masterclass z AI. Zerknij na szczegóły!
Podsumowanie
Burza mózgów to świetne narzędzie dla managera. Dzięki niemu możesz rozwiązać naprawdę zawiłe problemy, które spędzają Ci sen z powiek. To narzędzie, które daje Ci szansę nie bycia osamotnionym w trudnym procesie decyzyjnym. Przy okazji zaangażujesz i zintegrujesz swój zespół. Korzystaj z burzy mózgów, kiedy tylko możesz.
Cześć Marcin,
Bardzo dobry artykuł tłumaczący czym dokładnie jest burza mózgów. Myślę, że warto o tym przypominać, ponieważ bardzo wiele osób łamie podstawowe zasady np. poprzez krytykę pomysłów na ich początkowym etapie czy też koncentrację tylko na swoi pomyśle.
Dorzuciłbym też od siebie bardzo dobry program do prowadzenie burzy mózgów online MindMeister:
https://mapymysli.net/mapy-mysli/program-do-tworzenia-map-mysli-mindmeister/
Pozdrawiam serdecznie
Dzięki!