Jest piękne, lipcowe popołudnie. Piątek, godz. 18.21. Czyste, błękitne niebo nie pozwala Ci oderwać od niego oczu. Promienie ciepłego, letniego słońca delikatnie muskają Twoją twarz. Przyjemny wiatr subtelnie gładzi pobliskie topole, a jego cichy szelest koi myśli przechodzących obok spacerowiczów. Błogość i relaks. Wszyscy odpoczywają i cieszą się z tego wspaniałego dnia, a Ty…
…siedzisz w biurze!
A przecież jutro masz urlop? Jedziesz na Chorwację. Dlaczego nigdy nie możesz wyrobić się z wszystkim na czas i z czystą głową spędzić ostatniego dnia w pracy przed urlopem. Tylko stres i gonitwa. Jak można mieć wszystko zorganizowane jakoś lepiej, szybciej, wcześniej…? Zaraz się dowiesz.
Znam ten ból. Znam ten problem. Pewnie ze świecą szukać by kogoś, kto nigdy tego nie przeżył. Coś nie tak jest z tym naszym planowaniem. Z organizacją. Dwa tygodnie nieobecności to przecież wieczność i zaplanowanie tego czasu przeraża. Firma upadnie.
Ale podejdę do sprawy zupełnie praktycznie. Bez teoretyzowania. Pokażę prostą instrukcję, co robić którego dnia. Nagnę parę zasad z artykułu o umiejętnym wydawaniu rozkazów. Ale ja Twoim szefem przecież nie jestem. A w planie, o którym zaraz przeczytasz liczy się rygor nad sobą samym.
A zatem. Mamy dziś środę. 8 dni roboczych do Twojego urlopu. Zaczynasz go dokładnie za półtora tygodnia. Jak powinien wyglądać każdy dzień?
Zaczynamy.
Środa – 8 dni do urlopu
Na skróty
Wyślij maila do wszystkich osób, z którymi pracujesz. Krótko i na temat. Napisz, w jakich dniach Cię nie będzie. Poproś, by jak najszybciej zgłosili się do Ciebie z wszystkimi pilnymi sprawami, bo w przyszłym tygodniu Twoja dostępność będzie coraz bardziej znikoma.
Nie pozwól, by ktoś wydzwaniał do Ciebie dzień przed urlopem. Zbuduj świadomość w głowie każdej z tych osób, że 2-3 dni przed urlopem możesz być jak drzwi domu, do których puka kolejny akwizytor.
A to nie powinno się dawać znać o swojej nieobecności wcześniej?
Tak. Masz rację. Powinno się informować o swoim urlopie o wiele wcześniej niż 8 dni przed. Miesiąc czy dwa. Ale od środy musisz mówić o tym już na poważnie. Zacznij od maila.
Czwartek, 7 dni do urlopu
Usiądź. Będzie trzeba zebrać myśli do kupy.
Krok 1. Otwórz Excela i wypisz wszystkie sprawy, którymi się teraz zajmujesz. Wszystkie zadania.
Krok 2. Podziel te sprawy na 3 kategorie: te, które załatwić musisz przed urlopem, potem te, którymi trzeba się zająć w trakcie Twojej sjesty, a na samym końcu te, które mogą poczekać do Twojego powrotu. Dobrze zastanów się nad tą ostatnią kategorią. Nie musisz wszystkiego dopinać na ostatni guzik przed swoim wyjazdem, ale też nie zostawiaj pełnej skrzynki na po powrocie.
Krok 3. Rozpisz szczegółowy plan. Ustal dni, w których załatwisz sprawy z pierwszej grupy. Maksymalnie do środy przyszłego tygodnia. Potem zacznij pisać instrukcję dotyczącą spraw, którymi ktoś się zajmie w Twoim imieniu. Tą instrukcją podzielisz się ze swoim zastępcą.
Przygotowałem też dla Ciebie planer A4 z opisem zadań i miejscem na Twoje notatki
Piątek, 6 dni do urlopu
Znajdź zastępcę!
Jeśli szef musi Ci go wyznaczyć to umów się z nim na 10 minutową rozmowę. Powiedz, że dzień wcześniej przygotowałeś rozpiskę. Jesteś już przygotowany na przekazanie obowiązków.
Jeśli sam wiesz, kto Cię zastąpi to od razu umów się na rozmowę z tą osobą. Spotkanie ustal na godz. 14.00. W piątek o tej godzinie większość ludzi żyje już weekendem. Są zrelaksowani. Chętniej zgodzą się na coś, nad czym mogliby się wahać w poniedziałek rano.
Nie wiem czy wiesz, ale wszelacy sprzedawcy są szkoleni, by najtrudniejszych klientów obdzwaniać właśnie w piątki, kiedy ich umysł jest już gdzie indziej. Przy piwku i grillu. Ukradnij tę technikę ;).
Pokaż rozpiskę przygotowaną wczoraj. Opowiedz ogólnie, w czym będziesz potrzebować pomocy i umów się na kolejne spotkanie we wtorek.
Idź do domu.
Poniedziałek, 5 dni do urlopu
Dziś zajmujesz się sprawami, które musisz zamknąć sam. Ogranicz przerwy i kawki. Załóż słuchawki. Wrzuć Mozarta na youtubie i bądź totalnie skupiony. Pracuj. To będzie najefektywniejszy dzień z całego tego tygodnia.
Praca, praca, praca. Żadnych spotkań.
Jeśli podoba Ci się ten tekst i chcesz być na bieżąco to zachęcam do polubienia naszej strony na Facebooku
Wtorek, 4 dni do urlopu
Kontynuujesz to, co zacząłeś wczoraj. W jeden dzień nie zdążysz z tym wszystkim. To pewne.
Ustawiasz spotkanie ze swoim zastępcą. Po obiedzie. Będzie trwać godzinę. Siadasz i pokazujesz co, gdzie, jak i dlaczego. Komu co wysłać, kto jest kim. Zapytaj, czy Twoja rozpiska jest jasna. Czy może musisz coś poprawić?
Godzinę przed wyjściem do domu otwierasz excela i obok zadań wypisanych w czwartek tworzysz analizę ryzyka.
Co takiego?
No zwyczajnie. Pomyśl, co może się przytrafić i jak można ewentualnie temu zapobiec oraz co zrobić jeśli to ryzyko się, uwaga, „zmaterializuje”. Ładne słowo.
Przykład: Organizujesz konferencję na 100 osób. W trakcie urlopu trzeba się spotkać z dostawcą materiałów dla uczestników. Ma przyjechać w środę o 10.00.
Co może pójść nie tak?
Chłop może nie przyjechać, spóźnić się. Jak temu zapobiec?
Zadzwonić do niego dzień wcześniej i potwierdzić spotkanie. Co jeśli chłop i tak nie będzie się pojawiał?
Upewnij się, że oprócz jego numeru masz jeszcze numer do jego szefa i jego agencji. Albo idź o krok dalej. Podaj zastępcy kontakt do drugiej agencji, którą również rozważałeś, ale z jakiegoś powodu odrzuciłeś. Jeśli firma A zawali miej coś w zanadrzu.
Powtórz tę czynność dla wszystkich zadań, które przekazujesz na czas plażowania.
Środa, 3 dni do urlopu
Dziś organizujesz 2 spotkania.
Pierwsze – z szefem, drugie – ze swoim zastępcą.
Najpierw szef.
On też stresuje się Twoją nieobecnością. Zwłaszcza jeśli prowadzisz poważniejszy projekt. Twoje wpadki to jego wpadki. A zatem co musisz zrobić?
Uspokoić go. Pokaż, że masz plan. Że przekazałeś już obowiązki. Że zrobiłeś rozpiskę. Że już ją przekazałeś zastępcy. Przygotowałeś analizę ryzyk. I pokaż mu te dokumenty. Najlepiej wręcz lub wyślij mu kopie. Po co to spotkanie?
Żeby odstresować szefa i, co ważniejsze, żeby nie zawracał Ci głowy w czwartek i piątek!
Zastępca.
Spotykacie się tym razem, żeby omówić analizę ryzyk i scenariusze, które wypisałeś wczoraj. Czyli oprócz zadań, które już powinien znać dorzucasz mu wszelkie możliwe sytuacje, gdzie sprawy wkraczają na niewłaściwe tory.
Czwartek, 2 dni do urlopu
Zaczynasz dzień od ustawienia Out of Office. Czyli autorespondera z informacją o datach urlopu. Celowo robisz to wcześniej. Ani waż się zapomnieć. Potem robisz codzienne obowiązki. Wyślij też do siebie maila, którego odbierzesz w pierwszym dniu po powrocie. Co w nim zawrzeć?
Wszystkie zadania na „po urlopie”. W dwa tygodnie możesz naprawdę zapomnieć o masie szczegółów. Po co tracić czas na dogrzebywanie się do starych maili, kontaktów itd. Zrób to na świeżo, kiedy o wszystkim pamiętasz. Szybciej wpadniesz w rytm pracy po urlopie.
Następnie stopniowo spowalniasz. Wchodzisz w klimat urlopu. Redukujesz stres. To poniedziałek, wtorek i środa są tymi najtrudniejszymi dniami. Dziś sfolguj. Wszelkie sprawy poza tymi codziennymi masz już pozamykane. Obowiązki przekazane. Spytaj 2 razy zastępcę, czy wszystko rozumie.
Piątek, 1 dzień do urlopu
Nie robisz nic!
No dobrze. Nic poza koniecznymi koniecznościami. Zero spotkań. Zero telefonów. Właściwie możesz czuć się już jak na urlopie. Nawet jeśli myślisz „A może jeszcze przedzwonię do Pana X i się upewnię, czy…” to nie rób tego. Przecież te sprawy już przekazałeś. Załatwiłeś to już przed środą. Czym się stresować? Środa to nowy piątek.
Idź na dłuższy lunch. Tydzień się już kończy, a Ty jutro jedziesz na Chorwację. Nie możesz wyjść z biura z pełną głową. Wyczyść ją. Zwyczajnie.
To dla Ciebie rewolucja? Niech będzie. Nie możesz wyjść w piątek zestresowany. Jedyny sposób to zamknąć sprawy do środy.
I z tak oto zaplanowanymi siedmioma dniami przed urlopem nie będziesz więcej narzekać, że musisz w piątek zostać do 19.00. Bo zapomniałeś o tym, tamtym i siamtym.
Planuj wcześniej. Planuj dobrze. A urlop będzie prawdziwym odpoczynkiem. Wrócisz naładowany jak Duracell i ruszysz jak torpeda.
Dlaczego tytuł artykułu mówi o siedmiu dniach w omówiliśmy osiem? Bo ósmego dnia odpoczywasz.
UWAGA! GRATIS! Żeby ułatwić Ci dobre przygotowanie do urlopu dorzucam Planer Przedurlopowy. Ściągnij, wydrukuj i powieś przy biurku. Zapisz rzeczy do zrobienia i wykreślaj wszystko, co zamknięte.
Przyda Ci się. Papier ma większą moc niż aplikacja „Kalendarz” w telefonie.
PS. A infografika podsumuje to, o czym właśnie przeczytałeś.
To brzmi zbyt pieknie, zeby moglo byc prawdziwe! Dla mnie zawsze ostatni dzien jest najbardziej pracowity. Ale bardzo podoba mi sie pomysl z mailem do siebie i lista zadan na „po urlopie”, idealnie byloby gdyby przyszedl jako pierwszy mail w dniu powrotu do pracy :)
Myślę, że tak jest w 99% przypadków. W moim często też. To piątek jest najtrudniejszym dniem przed urlopem. Ale właśnie dlatego staram się pokazać strategię, żeby ten nieszczęsny piątek odciążyć. Dlatego proponuję zrobić eksperyment i wdrożyć ten pomysł, żeby to środa stała się piatkiem. Potem daj znać czy się udało. :)