Czterdzieści siedem.
Czwartek. Godzina 18:00. Natalia zerka na zegarek.
– Już ta godzina? – szepcze w myślach.
Spogląda raz jeszcze. Faktycznie. Dopiero była 7:00. Pamiętam poranną kawę, jakby to było dwie minuty temu. Ten zapach palonej, peruwiańskiej arabici, który postawiłby na nogi obalonego Goliata.
Czas pędzi jak Pendolino. Ona rozpaczliwie zerka na tę pozłacaną busolę raz jeszcze…
Papiery rozrzucone na biurku. Tworzą jakąś dziwną mozaikę. Za plecami słychać tylko podmuch wiatru, wdzierający się przez uchylone okno na czwartym piętrze. Żadnych szmerów. Szef prowadzi jakąś rozmowę w konferencyjnym.
Natalia pospiesznie otwiera kolejny plik. Przychodzi SMS.
-Kochanie, kiedy będziesz? – pisze nieśmiało mąż.
Gdybym to ja wiedziała – myśli w duchu.
Otwiera kolejny plik. Kolejna tabela. Coś się nie zgadza. Rozgląda się po piętrze. Natalia przybita do krzesła. Raz dziś tylko wstała. Stres od rana. Obiad zje w domu. Kolację już w sumie. Jeszcze tylko raport za lipiec. Zaraz kończy. Telefon wibruje. Kolejny SMS.
-No przecież przyjdę! Zaraz skończę! – krzyknęła szeptem w głowie.
Kolejne pół godziny. Jeszcze 15 minut. Pani sprzątająca krząta się w drugim kącie biura. Włącza już odkurzacz.
Jeszcze dwa maile. Odpowiem na jeden i lecę. Tylko jak się za to zabrać. O nie. To nie może poczekać do jutra. Kolejny SMS.
– Idę sam! – skończył, tym razem mniej nieśmiało, wyraźnie poirytowany mąż.
– Czy on nie może, choć raz jeden mnie zrozumieć? – pomyślała znowu.
Skończę lipiec i idę. Szef znowu rozgląda się po biurze.
Czterdzieści siedem. Tylko w tym tygodniu tyle godzin Natalia spędza w biurze. Tylko. Bo to dobry tydzień.
Jesteś Natalią, jej szefem, czy mężem? Kim jesteś?
Dlaczego przywykliśmy do nieustannego okradania nas z tego skarbu, jakim jest nasz czas?
Dlaczego nadgodziny stały się stałym elementem tygodnia?
Są tylko dwie możliwe odpowiedzi:
Za dużo pracy lub za mało umiejętności
Na skróty
Częściej to pierwsze. Znacznie częściej.
Co zrobić, żeby jakoś ograniczyć ten demotywujący i niszczący pracownika dwudziestego pierwszego wieku proceder, który uzależnia bardziej niż papierosy?
Jako dobry szef musisz to wiedzieć!
Poznaj 6 sposobów na unormowanie czasu pracy Twojego zespołu.
#1 Mierz nadgodziny
Nie da się poprawić czegoś, co nie jest zmierzone. Skąd będziesz wiedzieć, czy schudłeś, jeśli się nie zważysz? Skąd będziesz wiedzieć, że przekroczyłeś prędkość, jeśli nie będziesz mieć licznika?
Mierzysz nadgodziny? Wiesz ile zespół siedzi ponad to, co obiecali w kontrakcie? Lepiej się dowiedz…
Jak?
Przygotuj wspólny, banalny plik w excelu i wrzuć go na dysk wspólny. Zachęć wszystkich, wręcz każ wszystkim odnotowywać czas, który spędzają w biurze ponad swoje ustawowe 8 G.
#2 Zakomunikuj oczekiwania
Nie ważne czy jesteś, będziesz, czy byłeś szefem. To dotyczy wszystkich. Nie powinieneś lubić nadgodzin. Zaraz powiem dlaczego.
Ale teraz powiedz wszystkim otwarcie, że nie oczekujesz od nikogo, by siedział w biurze dłużej niż 8 godzin. Że wcale nie patrzysz bardziej przychylnie na tych ciężej pracujących. Ciężej zegarowo.
Ludzie nie mają pojęcia, co myśli ich szef. Tworzą w swoich głowach teorie. Przeróżne. Najpowszechniejsza to ta, że kto siedzi, ten wygrywa. Wszystko przez brak odpowiedniej komunikacji.
Przedstaw jasno swój punkt widzenia. I jasno zakomunikuj to wszystkim zainteresowanym.
Według Gallup, jednego z największych instytutów badań opinii publicznej w USA, przeciętny Amerykanin spędza w pracy, w ciągu tygodnia 47 godzin. I więcej. Czyli do pięciu dni spokojnie dorzucają jeden dzień ekstra.
Czy w Polsce jest podobnie? Myślę, że powoli kupujemy ten trend.
Jedną z przyczyn, dla których „lubimy” siedzieć po godzinach jest niczym nie poparta myśl, że w razie czego, będziemy pierwsi do awansu. Że wyróżnimy się spośród narodu.
Pewien pracownik, która nigdy nie kończył dnia po ośmiu godzinach któregoś wieczoru usłyszał za swoimi plecami kroki prezesa, który od jakiegoś czasu obserwował go, gaszącego światło co wieczór.
Tego wieczoru podszedł do niego i powiedział:
– Wiesz, Michael, jeśli codziennie zostajesz tak długo to znaczy, że źle ustalasz priorytety i źle zarządzasz swoim czasem.
Dało mu to do myślenia.
#3 Cross training
Nie. To nie trening obwodowy, który sprawi, że w dwa tygodnie wciśniesz się w każdą S-kę z Decathlonu i rozprawisz się raz na zawsze z cellulitem krzyczącym przy każdym zbliżającym się lecie.
Nie. To nie to.
Jedną z najpowszechniejszych przyczyn nadgodzin jest brak zastępcy. Kogoś, kto zna Twoją pracę tak dobrze, jak Ty sam.
Znikniesz na tydzień? Pójdziesz na urlop? Potem dwa tygodnie odkopujesz się z roboty. Aż się łopata złamie. No taki niezastąpiony jesteś no.
I to nie żart. Nie może być w zespole ktoś niezastąpiony. Jeśli tak jest, to musisz kogoś dedykować, żeby nauczył się tej pracy. Spędził jakiś czas przy tym ekspercie, który będzie czuł czyjś oddech za plecami.
Naprawdę łatwiej będzie Ci zarządzić pracą i opanować proces, jeśli będziesz mieć przynajmniej dwie osoby znające dane czynności. Kropka. To podstawa ciągłości biznesu. I to nie żadne innowacyjne zarządzanie. Nie.
Więc usiądź. Spisz wszystkie procesy w Twoim dziale. Dopisz osoby dedykowane do danej czynności i odkryj, kto jest jedyną osobą, która zna to czy tamto. Weź mazidło. Zakoloruj na czerwono te procesy i zrób coś z tym.
#4 Burza mózgów
Nie masz zielonego ani bladego pojęcia, dlaczego masz tyle nadgodzin w zespole. Ni huhu. A nawet, jeśli coś Ci świta to też rób to, o czym zaraz przeczytasz.
Zgarnij towarzystwo do konferencyjnego. Stań przy ścianie płaczu. Czyli śnieżnobiałym flipczarcie. I napisz drukowanymi:
„Dlaczego mamy tyle nadgodzin?”
Teraz czekaj na pomysły. Na przyczyny. Lawina powinna sama spaść na Ciebie, jak deszcz na sopockie molo w trakcie Twojego urlopu. Pewne. A jeśli nie, to rozdaj kartki i poproś, żeby każdy wyskrobał 3 pomysły. Wsłuchaj się w ludzi.
Potem zbierz. Pogrupuj. I przeprowadź eksperyment raz jeszcze. Tym razem do każdego chochlika poproś o pomysły na likwidację danej przyczyny. Czyli co usunie daną przyczynę nieustannych nadgodzin.
No na przykład:
Przyczyna: Zbyt późno, bo o 12:00 dostajemy raporcik do obróbki.
Rozwiązanie: Zapytaj producenta raportu, czy przypadkiem nie mógłby zmienić swoich priorytetów i wysłać arcydzieła o 9:00.
Czasami wystarczy zapytać, a nie na siłę udowadniać, że my tu w Polszy to damy radę wszystko wyczarować.
A na sam koniec ustal priorytety. Czyli ustal z towarzystwem, które rozwiązania przyniosą najszybszy efekt i są najłatwiejsze do wdrożenia. Możesz wszystko zrobić na post-it-ach, a później ponaklejać na prostym grafie.
Zdziwisz się, jakie efekty zobaczysz.
#5 Ustal zmiany zgodne z potrzebami biznesu
Czy, aby na pewno każdy musi codziennie zaczynać o 8:00?
A może komuś byłoby wygodniej przyjść na 7:00 i wyjść o 15:00, albo zacząć dzień o 10:00?
A jak wygląda godzinowe obłożenie pracy? Naprawdę o każdej porze dnia i nocy przychodzi do nas identyczna ilość zadań?
A może najwięcej zapytań, analiz, wniosków, raportów pojawia się o 8:00, a o 11:00 jest już trochę luźniej. A wszyscy zaczynają o 9:00. Usiądź przy swojej maszynie. Otwórz zielone liczydło excela i sprawdź, czy przypadkiem nie pojawiają się pewne trendy.
Może warto ustalić delikatne zmiany. Tak, żeby pokrycie w zespole pokrywało się z zapotrzebowaniem biznesu.
#6 Zatrudnij kogoś!
O nie nie.
Mamy nowego prezesa. Tnie koszty. Patrzy na każdy długopis kupiony niepotrzebnie. Nawet nie ma, co prosić o coś tak absurdalnego jak pracownik, który ma pracować, by zadowolić naszych klientów.
No tak.
Pomyśl przez chwilę jak prezes. O czym on myśli?
O zysku firmy! O pieniądzach.
Nie przekonasz go na uśmiech reklamy Colgate.
Musisz pokazać twarde dane. Twarde liczby.
Jak się do tego zabrać?
Zacząłeś już mierzyć nadgodziny w dziale, tak? I jesteś w stanie oszacować, ile miesięcznie produkujecie nadgodzin.
Teraz zrób analizę, która pokaże, ile kosztują rocznie wypłacane nadgodziny, a ile kosztowałby nowy pracownik.
Co jeśli okaże się, że przez nadgodziny firma traci pieniądze? Przecież nadgodziny są płatne średnio 150% normalnej stawki. Nie liczę weekendów.
Załączam prosty plik, który pomoże Ci zrobić taką kalkulację. Patrz na dół artykułu. Wpisz, co gdzie trzeba i samo wyjdzie.
I pamiętaj. Nie rekompensując nadgodzin łamiesz prawo. Mówi o tym kodeks pracy.
Art. 1511. § 1. Za pracę w godzinach nadliczbowych, oprócz normalnego wynagrodzenia, przysługuje dodatek w wysokości:
1) 100 % wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających:
a) w nocy,
b) w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,
c) w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,
2) 50 % wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w każdym innym dniu niż określony w pkt 1.
Art. 1512. § 1. W zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych pracodawca, na pisemny wniosek pracownika, może udzielić mu w tym samym wymiarze czasu wolnego od pracy.
Jeśli łamiesz prawo to lepiej się opamiętaj. Bo demotywujesz ludzi. Obniżasz ich morale.
Podsumowując
Jasne, że czasem trzeba zostać dłużej, żeby dostarczyć coś na czas. Nie dajmy się zwariować. Ale chroniczne, długotrwałe i cykliczne nadgodziny doprowadzą ostatecznie do rozpadu umowy między pracownikiem a firmą. W skrócie – rzuci papierami.
Albo do rozpadu życia prywatnego takiego Kowalskiego, co z kolei wpłynie na obniżenie jego efektywności w pracy.
Nie chcesz żadnego z tych scenariuszy. Więc potraktuj sprawę poważnie.
Cześć!
[perfect_quotes id=”599″]
A teraz GRATIS!
Poniżej masz do ściągnięcia plik excela, w którym możesz obliczyć ogólną kondycję nadgodzin w zespole.
Uzupełnij pierwszą część odpowiednimi danymi, a zaraz obok zobaczysz jak wyglądają roczne koszty nadgodzin w porównaniu do średniej ceny pracy jednego pracownika. Możesz rozwijać ten plik o dodatkowe zmienne, podatki, inne świadczenia itd. Nie jest on skomplikowany. Dorzucam też rekomendację.
W razie pytań pisz!
Miłej zabawy!
A jeśli podobał Ci się post to śmiało udostępniaj dalej. Wystarczy kliknąć w którąś z tych kolorowych ikonek social media poniżej. Polub też mój funpage klikając–>TU<–
Podaj swoje imię i maila a podeślę Ci e-book, który podrzuci Ci masę pomysłów na integrację zespołów z pełnymi instrukcjami
Bardzo dziękuję za przydatny wpis.
Przytoczę jeszcze jedną kwestię, która może się przydać osobom pracującymi z klientami.
Nierzadko zdarza się, że klient ma odrobinę inny czas pracy lub zwyczajnie sam nie radzi sobie z priorytetyzacją zadań i obowiązków. Telefon dzwoni jak oszalały, skrzynka mailowa ugina się od wiadomości typu: „Przesyłam xxxx plików/próśb, proszę o uzupełnienie/odpowiedź NATYCHMIAST”.
Przyzwyczajam swoich klientów jasno informując ich, w jakich godzinach pracuję (odpowiadających ich strefie czasowej) oraz kiedy odpowiem na ich wiadomość (priorytety). Nie jest moją winą niedosłanie przez klienta dokumentów lub plików na czas. Jeśli wiem, że w znaczący sposób nie wpłynie to na wynik sprzedażowy, po swoim czasie pracy nie odbieram telefonów, nie odpowiadam na maile, nie zabieram z sobą pracy do domu.
Nie jest to przejawem mojej ignorancji, ale szacunku do czasu pracy, moich obowiązków oraz terminowości innych klientów. Nie przyzwyczajam ich do tego, że działam jako „serwis 24/7”. Jasno i asertywnie informuję o moich możliwościach, kiedy dana rzecz będzie wykonana. W przeciwnym razie cały schemat pracy i priorytetów wali się na łeb na szyję. Pojawiają się „puste przebiegi” i godziny, w których potrzebowałabym 3 asystentów.
Bardzo ciekawy i ważny punkt! Dzięki za ten komentarz.
Dzięki za te porady. Przydadzą się gdy spotkam się z tym problemem.
Dziękuję za te wartościowe wskazówki. I tak jak moja przedmówczyni podpowiadam o wpis dotyczący klientów.
Przydatne wskazówki! Czasem bardzo dużo pracujemy, bierzemy nad godziny a efektów nie widać. Wtedy warto usiąść i się zastanowić… Może warto byłoby wprowadzić jakieś zmiany do systemu pracy? :-)
A ja jestem taką Natalią. Jestem chwalona za to, że dowożę, zawsze można na mnie liczyć i nie ma dla mnie rzeczy niemożliwych. I tak daję sobie dorzucić coraz więcej. Jestem typowana do najtrudniejszych zadań. W efekcie spędzam w pracy min. 9-10 godzin. Nie mam czasu na jeść. Dokańczam w domu, siedzę w weekendy. Nikomu o tym nie mówię, bo uważam, że to wynika z tego, że powinnam być efektywniejsza, mądrzejsza, że te nadgodziny to wynik braku kompetencji. Kiedy wychodzę po 8 godzinach i coś jest niedokończone, mam wrażenie, że nic w zasadzie dziś nie zrobiłam. Kiedy coś zajęło mi 4h, uważam, że dało się to zrobić w 1h.
Efekt? Często odchodzę z pracy, bo mam już dosyć. Dopiero wtedy manager pyta czy może nie chciałabym iść na tydzień urlopu, bo ostatnio chyba jestem przepracowana.
Co poleciłbyś Managerowi, który ma takiego pracownika? Bo mam wrażenie, że Natalia jest niereformowalna, obiecuje sobie że to ostatni raz, ale przychodzi kolejny task i kolejne późne godziny. Zwolnić, porozmawiać, ograniczyć zadania?
No tutaj ja bym od samego początku z nowym czy jeszcze obecnym szefem ustalił Twoje oczekiwania, preferencje co swojego stylu pracy, tego, że 8 h to jest Twój maks. Kilka rzeczy bym tutaj mógł Ci doradzić. 1) Poproś o regualrne 1-2-1, 30 min w tygodniu. Jeśli za często to raz na dwa tygodnie. Rozmawiaj regualarnie o swojej pracy, o postępach. Jeśli będziesz często rozmawiać z szefem to szybciej zaczniesz mu czy jej ufać i będziesz mówić szczerze o tym, co Cię wkurza. 2) zacząłbym prowadzić rejestr zadań, tutaj odesłałbym Cię do rozmowy z Marcinem Kwiecińskim, który pomaga wychodzić ludziom z przepracowania, myślę, że to jest coś dla Ciebie –> tutaj link https://lepszymanager.pl/jak-wyjsc-z-przepracowania-marcin-kwiecinski/ 3) Ostatnia rzecz, tak na początek, to asertywność. I to ne tylko chodzi o to jak nauczyć się mówić nie, tylko jak doprowadzać do kompromisu oczekiwać, no i tutaj odsyłam z kolei do tego tekstu https://lepszymanager.pl/asertywnosc-techniki-cwiczenia/ Nie wiem czy pomogłem, ale zmiana pracy w Twoim przypadku to doraźne rozwiązanie, tak mi się wydaje, dlatego polecałbym bardziej konkretne akcje :)